martes, 16 de marzo, 2021

No cometas estos errores al seleccionar tu software de RRHH

En este artículo encontrarás los errores más comunes que pueden presentarse al momento de elegir e implementar un software de Recursos Humanos y cómo puedes evitarlos.

Probablemente ya conozcas las ventajas de contar con un software de nómina y de recursos humanos. Y quizá, ha llegado el momento de seleccionar el software adecuado, y es una decisión que conviene no tomarse a la ligera, en especial, porque allí se depositará toda la información sensible de tus empleados y será una herramienta vital para la salud contable de tu empresa.

Por eso, a continuación te compartimos los errores más comunes que se presentan en el proceso de adquisición de un software de RRHH; desde el momento en el que empiezas a buscar un software para tu empresa, hasta cuando se realiza su implementación:

Error # 1 – No hacer un análisis previo de las necesidades de tu empresa

Excelentes referencias, una página sólida y bien estructurada, funciones interesantes para tu empresa, pero ¿ya evaluaste las necesidades reales de tu empresa? ¿solo requieres solucionar el manejo de la nómina, o por el contrario, buscas una solución más integral?¿cuáles características son obligatorias y cuáles realmente pueden dejarse de lado?

Sin duda, definir cuáles son las necesidades particulares de tu empresa debería ser el primer paso antes de elegir el software para tu área de RRHH, porque no todas las empresas son iguales y tampoco tienen las mismas necesidades, ni el mismo presupuesto.

Así que, toma tu tiempo antes de evaluar las alternativas que existen y apóyate de tu recurso más preciado, tu recurso humano, posiblemente ellos te podrán dar una perspectiva más clara de otros factores del día a día que aún no has estimado.

Error # 2 – Decidir basándose en el precio más barato

Este es sin duda un error garrafal, aunque es importante valorar el precio dentro de las variables, a la hora de elegir tu software de RRHH, también lo es compararlo  con las características, soporte y funcionalidades que la plataforma ofrece.

Si decides elegir tu software basado en la economía, probablemente en el camino te encuentres con sobrecostos. Pregunta qué incluye el paquete elegido, ya que usar funcionalidades adicionales o incrementar la base de empleados, puede aumentar considerablemente el valor inicial acordado.

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Error # 3 – Pensar que todos los softwares son iguales

Pensar que todos los softwares son iguales o ofrecen lo mismo, es un error muy común. Existen empresas en el mercado que permiten adaptar el software al modelo de negocio a las necesidades puntuales de tu empresa.

Elegir una opción de calidad, debe tomar un tiempo prudente de investigación; compara características y evalúalas a detalle, recuerda que es una decisión de largo alcance.

Error # 4 – Falta de planeación

Tener una hoja de ruta con los pasos de la implementación, aclara el panorama y permite estimar mejor los tiempos y recursos necesarios. No hacer este paso, atraerá retrabajos y mucho ruido en la calidad de documentación que subas a la plataforma.

Ten en cuenta estos factores cuando inicies este proceso de planeación:

  • Define una clara línea de tiempo para la implementación.
  • Involucra a las partes interesadas y al recurso humano que necesitas para realizar la transición.
  • Ten lista la documentación necesaria. Si actualmente ya cuentas con otro proveedor y deseas hacer el cambio, solicita todos los accesos necesarios.
  • Capacita a todo el personal. Podrías iniciar por el área de RH y el de Comunicaciones para facilitar este cambio.

Error # 5 – Desconocer la herramienta

Un software de nómina y RRHH es una herramienta de mucho valor para no sacarle el máximo provecho, así que capacita a todos los empleados sobre el uso de este software. Ten presente que algunos incluyen módulos para autogestionar la información por parte de los empleados.

Error # 6 – No prestar suficiente atención a los parámetros de seguridad

Los software de recursos humanos manejan información sensible, así que es muy importante confirmar que el software elegido cuente con un nivel alto de cifrado y protección de almacenamiento.

Pregunta también al vendedor del software, a dónde va la información en caso de ser eliminada y quién puede acceder a ella.

Error # 7 – Ignorar la calidad del servicio al cliente

Consultar y solventar de manera inmediata algún inconveniente o aclarar cualquier duda que se tenga sobre funcionalidades o actualizaciones es esencial. Si confirmas la calidad del servicio al cliente del proveedor, evitarás muchos cuellos de botella en el futuro. Para ello puedes:

  • Investigar cómo manejan el área de soporte, los medios de contacto, disponibilidad y tiempos de respuesta.
  • También puedes revisar reseñas de personas que ya hayan utilizado el software y preguntar a tu red de contactos sobre sus experiencias.

Error # 8 – No depurar la calidad de la data

Lo mejor de un software dedicado a la gestión de la nómina y de RRHH es que permite estandarizar procesos y mantener una información clara en lo que respecta a estos temas. Sin embargo, si ingresas información vieja e inadecuada desde el principio, no esperes que salga información de calidad.

Aunque parezca un proceso que tome mucho tiempo, depurar la información y resolver cualquier inconsistencia, te protegerá de muchos errores en el largo plazo.

Error #9 – No personalizar la plataforma

Algunas empresas pecan por no incluir las características necesarias para la ejecución del trabajo que permite hacer este tipo de plataformas. Pero otras, desaprovechan el potencial que la herramienta ofrece al subutilizar las funcionalidades o no beneficiarse de la personalización de la herramienta ¡no seas uno de ellos! Recuerda que lo ideal es que esta herramienta  simplifique tantos procesos como sea posible.

Error #10 – No hacer uso de los períodos de prueba

Permítete la oportunidad de testear el software, de probar y conocer sus funcionalidades. Hacerlo, no solo te permitirá familiarizarte con el servicio, sino que de allí, pueden extraer nueva información y otras dudas, que quizá no habías previsto.

Recapítulando

Hay una frase que se le atribuye a Napoleón, que dice “Vísteme despacio que tengo prisa” y recalca la importancia de hacer las cosas sin prisa si se buscan buenos resultados y este es el escenario ideal para tenerlo presente este excelente consejo.

Evitar errores considerando otras perspectivas y experiencias es una decisión muy sabia, por lo que si has leído hasta aquí ¡felicitaciones! ¡has dado un paso muy importante para decidir la mejor opción de software de RRHH!

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