Tabla de contenidos
- ¿Por qué se debe crear un grupo?
- ¿Cuáles son las funciones de un grupo interno para responder ante COVID?
- ¿Cómo se debe reunir y comunicar el grupo?
- ¿Cómo empezar?
Una encuesta reciente de Salesforce Ventures completada el mes pasado entrevistó a 66 empresas de todo el mundo para comprender mejor la respuesta de su empresa a la crisis de COVID-19. Aprendimos que más del 73% de las empresas han creado grupos de trabajo y se reúnen regularmente semanalmente para revisar, analizar y responder. Si en tu empresa aún no hay un grupo de respuesta para situación, en este artículo te explicamos brevemente por qué lo necesitas y cómo podría ayudarte.
¿Por qué se debe crear un grupo?
Las empresas no importa en dónde esté ubicada o el tamaño de la empresa, todas las organizaciones tienen el desafío de apoyar el bienestar físico y financiero de sus empleados. La mayoría de ellas están trabajando para asegurarse de que sus colaboradores tengan lo que necesario para superar este momento estresante, incluyendo la oferta de beneficios adicionales para los empleados.
El 80% de las organizaciones proporciona recursos adicionales a los colaboradores, desde reembolsos de equipo de oficina en el hogar hasta comunicar nuevas normas culturales empáticas como normalizar que los pequeños aparezcan en pantalla durante las video llamadas.
Las empresas se comunican con frecuencia con sus colaboradores. El 80% de los encuestados admiten que realizan reuniones en toda la organización al menos una vez por semana para mantener actualizados a sus equipos. Con más del 77% de las empresas confirmando que están trabajando desde casa, ahora es el momento de ser aún más claro con sus empleados sobre cómo sobrevivir a la crisis.
¿Cuáles son las funciones de un grupo interno para responder ante COVID?
Si bien cada grupo de trabajo de COVID es diferente, aquí presentamos varias áreas clave de trabajo que la mayoría de los grupos están abordando.
- Datos y recursos: Es importante mantener a tus colaboradores actualizados sobre el estado de las cosas con COVID. Deben estar informados sobre cómo se mueve el virus en su país o estado y sobre qué significa eso para ellos. Recomendamos que los recursos que compartas sean aprobados por una autoridad.
- Bienestar del equipo: Los grupos de trabajo deben consultar periódicamente a los empleados y líderes sobre su estado mental y físico. Surveymonkey ha diseñado varias plantillas relacionadas con COVID y puedes usar su plataforma de encuestas de forma gratuita. También es importante planificar eventos y actividades (virtuales) que alivien el estado de ánimo y aumenten la felicidad del equipo.
- Trabajo remoto: Generalmente es necesario definir los recursos tecnológicos que se utilizan actualmente en el trabajo remoto y cuáles hacen falta. Esto incluye hardtech, computadoras, portátiles, auriculares, software como sistemas de gestión de proyectos, plataformas de chat de equipo y software de videoconferencias.
- Gestión de crisis: Es inevitable que con el paso del tiempo los colaboradores conozcan de alguien que ha sido afectado por el virus (o incluso ellos mismos). El grupo de trabajo debe definir el canal por el cuál se le informará al resto de la empresa y un plan de respuesta según la gravedad de la situación. Con una política bien establecida, se puede asegurar de que todos sean tratados de manera equitativa y justa. Este grupo también debe trabajar con los padres para ver cómo están sobrellevando el trabajo desde casa con hijos en actividades escolares virtuales y ver si es necesario proporcionarles recursos adicionales.
¿Cómo se debe reunir y comunicar el grupo?
La encuesta también demostró que la mayoría de los grupos de trabajo se reúnen de forma semanal. Así mismo la mayoría de las empresas se reúnen semanalmente con sus colaboradores en una reunión de toda la empresa a través de video conferencia. Muchas compañías confirmaron que su comunicación informal la realizan a través de una plataforma interna de chat en la que toda la empresa participa, como Slack.
¿Cómo empezar?
La mayoría de las veces hay personas dentro de la organización que estarán felices de participar en dicho grupo de trabajo. Lo recomendable es comunicarle al equipo sobre la intención de crear este grupo y luego elegir voluntarios.
De entre estos voluntarios lo mejor es contar con una mezcla de edades, géneros y áreas en la empresa. Además, se necesitará un líder fuerte para crear un plan y una agenda semanal.