Icalia Labs

Sobre a Icalia Labs

Desde sua fundação, em 2012, a Icalia Labs evoluiu para além do desenvolvimento de software. A empresa nasceu com foco em metodologias ágeis e hoje se posiciona como uma parceira estratégica para médias empresas que buscam transformar ideias digitais em produtos concretos e eficientes. Sua visão combina engenharia sólida, uma cultura centrada no cliente e uma busca constante por melhoria contínua. A equipe trabalha com uma metodologia própria, conhecida como forma Icalier, que orienta não apenas os projetos externos, mas também a maneira como a empresa opera internamente.

Essa mesma lógica de precisão, agilidade e clareza foi o que levou a Icalia Labs a buscar uma solução capaz de acompanhar seu crescimento e profissionalizar processos críticos, como a folha de pagamento. Em um ambiente onde eficiência faz toda a diferença, a empresa não podia se dar ao luxo de continuar dependendo de modelos lentos e pouco flexíveis.

Quais obstáculos a Icalia Labs enfrentava ao gerenciar o cálculo e o pagamento da folha?

Durante muito tempo, a Icalia Labs operou com um modelo misto: trabalhava com um escritório externo para o cálculo e a emissão fiscal dos recibos, enquanto os pagamentos eram feitos pela equipe interna. Embora esse sistema tenha funcionado nos primeiros anos, logo se tornou uma fonte de fricção. “Esperar a cada quinzena pelo cálculo externo tirava nosso controle e tornava o processo muito mais lento do que deveria”, relembra Mariana Santiago, Diretora Financeira da empresa.

Cada fechamento quinzenal exigia coordenação, validações de última hora e pouca margem de ação caso surgisse alguma ocorrência. Além disso, não ter a emissão fiscal dos recibos no prazo trazia consequências que não eram apenas administrativas, mas também operacionais, afetando a experiência da equipe e gerando ajustes desnecessários. À medida que a empresa crescia, ficou evidente que esse modelo não era sustentável para uma organização que valoriza agilidade em todas as frentes.

De que forma a Runa transformou o processo de folha de pagamento?

A implementação da Runa foi um divisor de águas para a equipe financeira. Pela primeira vez, a Icalia Labs conseguiu assumir o controle total da folha de pagamento em uma única plataforma, eliminando a dependência externa e reduzindo significativamente o tempo investido no processo. Hoje, a equipe simplesmente insere os valores brutos, e a plataforma cuida do restante: cálculos líquidos, emissão fiscal dos recibos, pagamento da folha e geração de relatórios.

Além disso, a Runa facilitou muito a gestão de movimentações perante o Instituto Mexicano do Seguro Social, ou IMSS, como admissões, desligamentos e alterações salariais, que antes exigiam várias etapas ou apoio externo. O cálculo de verbas rescisórias, que costumava ser uma tarefa complexa, agora é feito em poucos minutos, com total confiança na precisão do resultado. Essa autonomia trouxe à equipe uma agilidade operacional que antes não existia, alinhando-se perfeitamente à cultura de eficiência da Icalia Labs.

Por que a Runa foi a melhor opção para a Icalia Labs?

O que a empresa buscava não era apenas uma plataforma. A Icalia Labs precisava de uma solução completa, que combinasse automação, controle e um suporte humano realmente presente. A Runa oferecia exatamente isso. Poder realizar todo o ciclo da folha de pagamento, desde o cálculo até a emissão fiscal dos recibos e o pagamento, sem sair da mesma ferramenta, foi essencial para a decisão. Mas, mais do que as funcionalidades, o que fez diferença foi a experiência. O atendimento personalizado, a disponibilidade da equipe de suporte e a clareza em cada interação deram à equipe da Icalia a segurança de estar em boas mãos.

“A qualidade do suporte tem sido um diferencial importante para nós. Sempre temos alguém que responde, explica e resolve”, destaca Mariana Santiago. Hoje, com a Runa, a Icalia Labs não apenas gerencia sua folha de pagamento com precisão, mas também conseguiu alinhar sua operação administrativa ao mesmo padrão de excelência que exige no desenvolvimento de produtos digitais. E, em um ambiente onde cada segundo conta, saber que o processo de folha está bem resolvido permite que a empresa foque no que realmente importa: continuar construindo tecnologia com impacto.