The Wingate School

Sobre The Wingate School

The Wingate School es una institución educativa que ofrece preescolar, primaria y secundaria, con planes de abrir preparatoria en el siguiente ciclo escolar. Desde su origen, el proyecto tuvo una visión muy clara: construir una escuela con principios firmes, tanto en lo académico como en lo organizacional. No se trataba de ser “la escuela perfecta”, sino de tener claridad sobre lo que querían hacer —y lo que no— en cada decisión.

Esa misma filosofía aplicó hacia adentro. Conforme la institución fue creciendo hasta superar los 100 colaboradores, mantener procesos administrativos improvisados dejó de ser opción. En una escuela, la confianza es todo: de los padres hacia la institución, de los alumnos hacia sus docentes y del equipo hacia la dirección. Y la nómina, aunque muchas veces se perciba como un tema operativo, impacta directamente en esa confianza. Profesionalizar la gestión administrativa se volvió un paso natural para sostener el crecimiento con orden y coherencia.

¿Qué desafíos enfrentaban con su nómina?

En las primeras etapas, la nómina se trabajaba principalmente en Excel. Algo común en organizaciones pequeñas. El problema es que, cuando la plantilla crece y los movimientos se multiplican, lo que antes parecía práctico empieza a volverse frágil. El cálculo manual implicaba horas de revisión y una exposición constante al error humano. Incluso llegaron a presentarse situaciones sensibles, como el envío incorrecto de comprobantes entre empleados. En cualquier empresa eso es delicado; en una institución educativa, donde la confidencialidad y el profesionalismo son clave, el impacto es mayor.

Además, The Wingate School cuenta con un número importante de docentes extranjeros. Cada nueva contratación implicaba gestionar número de seguridad social, RFC, apertura de cuentas bancarias y entender los tiempos del SAT o de las instituciones financieras. Procesos que no siempre dependen del área administrativa y que pueden retrasarse. Garantizar que estos colaboradores tuvieran una experiencia positiva desde su llegada, mientras se cumplían todas las obligaciones legales en México, era un reto constante. Necesitaban estructura, trazabilidad y menos margen de error.

¿En qué aspectos les ha ayudado Runa?

La implementación de Runa marcó un antes y un después en la operación. La automatización redujo de manera importante la intervención manual y, con ello, el riesgo de errores en cálculos y comprobantes. El proceso se volvió más predecible, más claro y mucho más ordenado. También cambió la forma en que se gestiona la información histórica. Ya no es necesario almacenar recibos físicos ni buscar archivos en carpetas dispersas. Tanto la institución como los colaboradores pueden consultar su historial directamente en la plataforma, lo que aporta transparencia y profesionalización.

La dispersión de nómina ganó flexibilidad. Los empleados pueden elegir el banco donde desean recibir su salario, y los pagos se realizan sin fricciones. Esto ha sido particularmente útil para docentes extranjeros que aún están organizando su situación bancaria en México. En términos prácticos, el equipo administrativo ahora invierte menos tiempo en tareas repetitivas y puede concentrarse en procesos estratégicos, especialmente relevantes en una institución que sigue creciendo.

¿Por qué eligieron Runa?

La decisión fue estratégica. No buscaban solo un sistema que calculara pagos, sino un aliado que ayudara a profesionalizar un proceso crítico para la estabilidad interna del colegio. En educación, la reputación se construye también desde la operación.

La claridad en la información, la automatización de cálculos y el enfoque en servicio al cliente fueron factores determinantes. Necesitaban confianza. Y necesitaban que la herramienta fuera intuitiva para que el equipo pudiera adoptarla sin complicaciones. Con Runa, The Wingate School pasó de un esquema manual, vulnerable a errores, a una estructura digital organizada y alineada con el cumplimiento normativo en México. Para una institución con planes de expansión académica y crecimiento de plantilla, contar con procesos administrativos sólidos dejó de ser un detalle operativo y se convirtió en una base estratégica para el futuro.