The Wingate School

Sobre a The Wingate School

A The Wingate School é uma instituição educacional cuja proposta é oferecer educação infantil, ensino fundamental e médio, com planos de abrir o ensino preparatório no próximo ciclo escolar. O projeto de origem da escola sempre teve uma visão muito clara do que deveria ser uma instituição: uma escola com princípios firmes, tanto na dimensão acadêmica como organizacional.  Não se tratava da criação de uma escola “perfeita”, mas sim da necessidade de ter clareza sobre o que iria fazer e o quê não quero em cada decisão. A mesma filosofia se aplicou internamente. Diante do crescimento da instituição e da equipe dos mais de 100 colaboradores, os processos administrativos improvisados deixaram de ser uma opção. Em qualquer escola, a questão da confiança é tudo: entre pais e instituição, entre os alunos e professores, e ainda mais dentro da própria equipe e liderança. A folha de pagamento, mesmo que em alguns casos seja um tema mais operacional, impacta diretamente essa dimensão de confiança. Profissionalizar a gestão administrativa se tornou um passo natural para sustentar o crescimento com organização e coerência.

Quais desafios a Wingate enfrentava com a folha de pagamento?

Nas primeiras etapas, a folha de pagamento era gerenciada principalmente em Excel. Isso é comum em organizações pequenas. O problema é que, quando a equipe cresce e as movimentações se multiplicam, aquilo que antes parecia prático começa a se tornar frágil. O cálculo manual exigia horas de revisão e mantinha a operação constantemente exposta a erros humanos. Chegaram até a ocorrer situações delicadas, como o envio incorreto de comprovantes entre colaboradores.

Em qualquer empresa, isso já é sensível. Em uma instituição educacional, onde confidencialidade e profissionalismo são essenciais, o impacto é ainda maior. Além disso, a The Wingate School conta com um número importante de professores estrangeiros. Cada nova contratação envolvia gerenciar número de seguro social, RFC, que é o registro fiscal mexicano, abertura de contas bancárias e os prazos do SAT ou das instituições financeiras. Esses processos nem sempre dependem apenas da área administrativa e podem sofrer atrasos. Garantir que esses colaboradores tivessem uma experiência positiva desde a chegada, ao mesmo tempo em que todas as obrigações legais no México eram cumpridas, era um desafio constante. A escola precisava de estrutura, rastreabilidade e menos margem para erro.

Em quais aspectos a Runa ajudou?

A implementação da Runa marcou um antes e depois na operação. A automação reduziu de forma importante a intervenção manual e, com isso, o risco de erros em cálculos e comprovantes. O processo se tornou mais previsível, mais claro e muito mais organizado.

Também mudou a forma como as informações históricas são gerenciadas. Já não é necessário armazenar recibos físicos nem procurar arquivos em pastas dispersas. Tanto a instituição quanto os colaboradores podem consultar seu histórico diretamente na plataforma, o que traz mais transparência e profissionalização. O pagamento da folha também ganhou flexibilidade. Os colaboradores podem escolher o banco em que desejam receber seu salário, e os pagamentos são realizados sem fricções. Isso tem sido especialmente útil para professores estrangeiros que ainda estão organizando sua situação bancária no México. Na prática, a equipe administrativa agora dedica menos tempo a tarefas repetitivas e pode se concentrar em processos estratégicos, algo especialmente relevante para uma instituição que continua crescendo.

Por que escolheram a Runa?

A decisão foi estratégica. A The Wingate School não buscava apenas um sistema para calcular pagamentos, mas uma parceira que ajudasse a profissionalizar um processo crítico para a estabilidade interna da escola. Na educação, a reputação também se constrói pela operação.

A clareza das informações, a automação dos cálculos e o foco em atendimento ao cliente foram fatores decisivos. A escola precisava de confiança. E também precisava que a ferramenta fosse intuitiva, para que a equipe pudesse adotá-la sem complicações. Com a Runa, a The Wingate School saiu de um modelo manual e vulnerável a erros para uma estrutura digital, organizada e alinhada à conformidade normativa no México. Para uma instituição com planos de expansão acadêmica e crescimento da equipe, contar com processos administrativos sólidos deixou de ser apenas um detalhe operacional e se tornou uma base estratégica para o futuro.