TotalPass

Sobre TotalPass

TotalPass es una empresa de bienestar corporativo que entiende algo muy claro: la salud física no es un beneficio accesorio, es una herramienta estratégica para construir equipos más motivados, productivos y comprometidos. Fundada en Brasil en 2017, nació con la intención de democratizar el acceso al ejercicio dentro de las organizaciones y convertirlo en un componente real de la cultura empresarial.

Hoy, en México, su plataforma conecta a colaboradores con más de 2,800 gimnasios y espacios deportivos —albercas, estudios especializados, canchas, muros de escalada— todo desde una sola app. Pero su propuesta no se queda en el acceso. También acompañan a las empresas con campañas internas y métricas de bienestar que permiten medir impacto, algo que cada vez más CEOs y áreas de RRHH valoran al hablar de desempeño y clima laboral. Y como suele pasar en empresas que crecen rápido, llegó el momento de preguntarse: si hacia afuera todo está digitalizado y optimizado, ¿por qué internamente algunos procesos siguen dependiendo de terceros y tareas manuales? La nómina fue uno de esos puntos críticos.

¿Qué desafíos enfrentaban en la administración y cálculo de su nómina?

Antes de implementar Runa, TotalPass trabajaba con un outsourcing para gestionar la nómina. El servicio cubría lo básico, sí, pero tenía límites claros. Cualquier solicitud fuera del esquema estándar —como días adicionales de vacaciones o ajustes específicos— implicaba fricción, tiempos de espera y procesos poco flexibles.

Además, movimientos ante SUA o IDSE no estaban automatizados. El equipo interno tenía que intervenir manualmente, revisar información, validar cálculos y coordinar procesos adicionales. En una empresa que promueve eficiencia y bienestar, destinar horas a tareas repetitivas no era sostenible. El timbrado y la dispersión también requerían pasos adicionales que aumentaban la carga administrativa. Y aunque nada “fallaba” de forma grave, el modelo no permitía escalar con agilidad. Para una organización en crecimiento, eso termina pesando. Como bien lo resume Fernanda Ramos desde RRHH, necesitaban una solución integral que no solo ejecutara la nómina, sino que realmente optimizara los procesos.

¿Cómo ha impactado Runa en su operación y eficiencia?

La llegada de Runa cambió la dinámica por completo. El cálculo, el timbrado masivo y la dispersión comenzaron a realizarse dentro de una sola plataforma. Lo que antes implicaba coordinación con terceros y tareas manuales, ahora fluye en un mismo entorno digital. La carga masiva de incidencias agilizó ajustes salariales y variaciones, mientras que el timbrado masivo eliminó la necesidad de gestiones individuales ante el SAT. Cada ciclo de nómina se volvió más predecible, más rápido y, sobre todo, más controlable.

Más allá del ahorro de tiempo —que fue significativo—, el equipo ganó visibilidad. Tener claridad sobre los procesos internos permite planear mejor, anticiparse y tomar decisiones con información actualizada. Y eso, para cualquier área de Recursos Humanos, cambia la conversación. El soporte cercano y el acompañamiento constante también facilitaron la transición. No se trató solo de implementar tecnología, sino de profesionalizar el proceso. Como señala Fernanda Ramos: “Con Runa hacemos toda la nómina en una sola plataforma, desde el cálculo hasta el timbrado, y eso nos ha permitido ahorrar tiempo y tener un control mucho más claro de nuestros procesos”.

¿Qué es lo que más valoran de Runa?

Uno de los cambios más visibles fue la autonomía. Los colaboradores ahora pueden acceder directamente a sus recibos y documentación sin depender del área de RRHH. Esto redujo consultas operativas y liberó tiempo para enfocarse en iniciativas de mayor impacto, especialmente en una empresa cuya misión gira en torno al bienestar y la cultura organizacional. Cuando los procesos administrativos son simples y transparentes, la percepción interna cambia. Se siente más orden, más profesionalismo. Y eso influye en la experiencia del empleado.

Fernanda Ramos lo resume con claridad: “Hoy nuestros colaboradores pueden acceder fácilmente a su información y nosotros podemos gestionar toda la nómina en un solo lugar; eso nos ahorra tiempo y nos da muchísima tranquilidad operativa”. Al final, la digitalización completa del proceso no solo optimizó recursos. También permitió que TotalPass alineara su operación interna con su propuesta de valor externa: eficiencia, bienestar y procesos que realmente funcionan. Porque promover alto desempeño empieza por casa.