TotalPass

Sobre a TotalPass

A TotalPass é uma empresa de bem-estar corporativo que entende algo muito claro: saúde física não é um benefício acessório, mas uma ferramenta estratégica para construir equipes mais motivadas, produtivas e engajadas. Fundada no Brasil em 2017, a empresa nasceu com a intenção de democratizar o acesso à atividade física dentro das organizações e transformar esse cuidado em um componente real da cultura empresarial.

Hoje, no México, sua plataforma conecta colaboradores a mais de 2.800 academias e espaços esportivos, como piscinas, estúdios especializados, quadras e muros de escalada, tudo em um único aplicativo. Mas sua proposta não se limita ao acesso. A TotalPass também apoia as empresas com campanhas internas e métricas de bem-estar que permitem medir impacto, algo cada vez mais valorizado por CEOs e áreas de RH quando o assunto é desempenho e clima organizacional. E, como costuma acontecer em empresas que crescem rápido, chegou o momento de fazer uma pergunta importante: se externamente tudo é digitalizado e otimizado, por que internamente alguns processos ainda dependiam de terceiros e tarefas manuais? A folha de pagamento era um desses pontos críticos.

Quais desafios a TotalPass enfrentava na administração e no cálculo da folha de pagamento?

Antes de implementar a Runa, a TotalPass trabalhava com um fornecedor terceirizado para gerenciar a folha de pagamento. O serviço cobria o básico, sim, mas tinha limites claros. Qualquer solicitação fora do modelo padrão, como dias adicionais de férias ou ajustes específicos, gerava fricção, tempos de espera e processos pouco flexíveis. Além disso, movimentações perante o SUA ou o IDSE não estavam automatizadas. O time interno precisava intervir manualmente, revisar informações, validar cálculos e coordenar processos adicionais. Em uma empresa que promove eficiência e bem-estar, dedicar horas a tarefas repetitivas não era sustentável.

A emissão fiscal dos recibos e o pagamento da folha também exigiam etapas adicionais, aumentando a carga administrativa. E, embora nada “falhasse” de forma grave, o modelo não permitia escalar com agilidade. Para uma organização em crescimento, isso acaba pesando. Como resume Fernanda Ramos, de RH, a empresa precisava de uma solução completa que não apenas executasse a folha de pagamento, mas realmente otimizasse os processos.

Como a Runa impactou a operação e a eficiência?

A chegada da Runa mudou completamente a dinâmica. O cálculo, a emissão fiscal em massa dos recibos e o pagamento da folha passaram a ser realizados em uma única plataforma. O que antes exigia coordenação com terceiros e tarefas manuais agora flui dentro de um mesmo ambiente digital. O carregamento em massa de ocorrências agilizou ajustes salariais e variações, enquanto a emissão fiscal em massa eliminou a necessidade de gestões individuais perante o SAT. Cada ciclo de folha se tornou mais previsível, mais rápido e, principalmente, mais controlável. Mais do que economizar tempo, o que já foi significativo, a equipe ganhou visibilidade. Ter clareza sobre os processos internos permite planejar melhor, antecipar necessidades e tomar decisões com informações atualizadas.

E isso, para qualquer área de Recursos Humanos, muda completamente a conversa. O suporte próximo e o acompanhamento constante também facilitaram a transição. Não se tratou apenas de implementar tecnologia, mas de profissionalizar o processo. Como afirma Fernanda Ramos: “Com a Runa, fazemos toda a folha de pagamento em uma única plataforma, desde o cálculo até a emissão fiscal dos recibos. Isso nos permitiu economizar tempo e ter um controle muito mais claro dos nossos processos.”

O que mais valorizam na Runa?

Uma das mudanças mais visíveis foi a autonomia. Agora, os colaboradores podem acessar diretamente seus recibos e documentos sem depender da área de RH. Isso reduziu dúvidas operacionais e liberou tempo para que a equipe se concentre em iniciativas de maior impacto, especialmente em uma empresa cuja missão gira em torno do bem-estar e da cultura organizacional. Quando os processos administrativos são simples e transparentes, a percepção interna muda. Há mais organização, mais profissionalismo e mais confiança.

E isso influencia diretamente a experiência dos colaboradores. Fernanda Ramos resume com clareza: “Hoje, nossos colaboradores conseguem acessar facilmente suas informações, e nós conseguimos gerenciar toda a folha de pagamento em um só lugar. Isso nos economiza tempo e nos traz muita tranquilidade operacional.” No fim, a digitalização completa do processo não apenas otimizou recursos. Também permitiu que a TotalPass alinhasse sua operação interna à sua proposta de valor externa: eficiência, bem-estar e processos que realmente funcionam. Porque promover alta performance começa dentro de casa.