Viáticos: ¿Qué son? ¿Cómo se calculan?

Los viáticos son el monto que una empresa entrega al trabajador para cubrir gastos de transporte, alojamiento y alimentación durante viajes o comisiones de servicio. No constituyen remuneración, sino el reembolso de gastos incurridos por motivos laborales. En este artículo encontrarás qué gastos cubren, cómo se calculan, cuándo se otorgan y qué rol cumple recursos humanos en su gestión.

¿Qué son los viáticos en Perú?

En Perú, los viáticos son el monto que la empresa entrega a sus trabajadores para cubrir los gastos que se generan cuando deben viajar o desplazarse por comisión de servicio. Así, el colaborador puede cumplir sus funciones sin asumir de su bolsillo el pasaje, el hospedaje, la alimentación u otros gastos derivados del viaje. Es importante entender que los viáticos no forman parte del sueldo: no retribuyen el trabajo realizado, sino que reembolsan el gasto incurrido.

También existen los viáticos de representación, dirigidos a los colaboradores que asisten a eventos o reuniones en representación de la empresa.

Conforme a la Ley de Productividad y Competitividad Laboral (Decreto Supremo N.º 003-97-TR), los viáticos no tienen carácter remunerativo cuando responden a gastos efectivamente incurridos por el trabajador en el cumplimiento de sus funciones.

¿Para qué sirven los viáticos?

Los viáticos permiten que los trabajadores cumplan sus funciones fuera de la oficina sin asumir gastos de su propio bolsillo. Sus principales objetivos son:

• Cubrir los gastos de viaje y estadía del trabajador durante una comisión de servicios.
• Facilitar el cumplimiento de tareas fuera del centro de trabajo habitual.
• Proteger el presupuesto personal del colaborador frente a gastos generados por el trabajo.
• Incentivar la disposición del personal para viajar cuando el negocio lo requiere.

Para las empresas, los viáticos son la herramienta que permite que su personal se traslade con normalidad, participe en eventos y capacitación, y respalde la expansión del negocio hacia otras ciudades o regiones.

¿Qué incluyen los viáticos?

Los viáticos cubren distintos gastos que un trabajador puede tener al viajar por motivos laborales, de modo que pueda desempeñar sus funciones sin preocuparse por costos adicionales.

Cada empresa establece sus propias políticas sobre qué gastos cubre y cuáles no. Por eso, es importante que el trabajador conozca esas reglas antes de viajar.

¿Cuándo se dan viáticos?

Los viáticos se otorgan cuando un trabajador debe viajar por motivos laborales fuera de su centro de trabajo habitual, ya sea por capacitaciones, reuniones, viajes de negocios o eventos importantes. El viaje debe estar aprobado por la empresa y cumplir con los requisitos establecidos, como la presentación de documentación y la justificación del motivo del viaje. Esto aplica en los siguientes casos:

• Cuando el trabajador debe viajar por trabajo a un lugar distinto de su centro habitual.
• Cuando la comisión de servicios es por encargo del empleador.
• Cuando el viaje cuenta con la debida autorización y justificación.
• Cuando se cumplen todos los requisitos y procedimientos establecidos por la empresa.

¿Cómo calcular los viáticos?

El cálculo de los viáticos puede variar considerablemente según las políticas de cada empresa, el tipo de viaje y el gasto estimado.

Cada método tiene sus ventajas dependiendo del tipo de viaje y las necesidades de la empresa.

¿Los viáticos pagan Impuesto a la Renta?

Los viáticos no están afectos al Impuesto a la Renta de quinta categoría siempre que correspondan a gastos reales de viaje, se sustenten con comprobantes de pago válidos y respeten los límites establecidos por la empresa o, en el caso del sector público, por la SUNAT. Si se entregan montos fijos sin sustento documentario, la SUNAT puede considerarlos como renta gravable, generando contingencias tributarias tanto para el trabajador como para el empleador.

¿Cuáles son los beneficios de los viáticos?

Para los trabajadores, los viáticos representan:

• Cobertura de gastos: no requieren usar dinero propio para cubrir gastos del trabajo.
• Tranquilidad económica: permiten viajar y cumplir con las funciones asignadas sin preocupación financiera.
• Oportunidades de desarrollo: facilitan la asistencia a capacitaciones y eventos fuera del lugar habitual de trabajo.

Para las empresas, los viáticos facilitan la movilidad del personal, impulsan su crecimiento y expansión, y permiten que los colaboradores representen a la organización en eventos y capacitaciones clave, lo que también fortalece su imagen corporativa.

¿Cómo los recursos humanos gestionan los viáticos?

El área de recursos humanos se encarga de todo el proceso de gestión de los viáticos:

• Definir las reglas claras sobre cuándo y cómo se otorgan y rinden los viáticos.
• Comunicar y capacitar a los colaboradores sobre estas políticas.
• Recibir y revisar cada solicitud y comprobante de gasto.
• Procesar los pagos y reembolsos correspondientes.
• Mantener un registro ordenado para garantizar transparencia y control.
• Resolver las dudas de los colaboradores sobre el proceso.

Los viáticos son un componente clave en el ámbito laboral peruano, tanto para los trabajadores como para las empresas. Son esenciales para cubrir los gastos de los empleados durante viajes laborales y contribuyen a su bienestar económico. Además, facilitan la expansión y el crecimiento de las empresas al permitir la movilidad de su fuerza laboral.