¿Quiénes no deben registrarse en el REPSE?

Desde la entrada en vigor de la reforma laboral que reguló la subcontratación, el REPSE se convirtió en un tema recurrente —y confuso— para muchas empresas. En la práctica, no pocas organizaciones optaron por iniciar el registro “por si acaso”, aun cuando no les correspondía. Esto, lejos de ayudar, puede generar cargas administrativas innecesarias, riesgos legales y errores en la contratación de servicios.

El propósito de este artículo es aclarar, de forma sencilla y aterrizada, quiénes NO están obligados a registrarse en el REPSE, para que tanto empresas como prestadores de servicios puedan tomar mejores decisiones, evitar trámites innecesarios y reducir riesgos al momento de contratar o vender servicios.

El principio clave: el REPSE solo aplica cuando se pone personal en instalaciones del cliente

Hay algo que muchas veces se pierde de vista, aunque está bien establecido desde el inicio.

El registro en el REPSE solo aplica cuando una empresa envía a su propio personal a trabajar directamente dentro del espacio del cliente. Ya sea para un servicio especializado o para ejecutar una obra.

Si no hay personal en sitio, no hay obligación de registrarse. Así de simple. Y solo con tener claro ese punto, se resuelven muchas de las dudas que suelen aparecer en el día a día. De hecho, hay muchísimos casos donde el REPSE ni siquiera entra en juego.

Profesionistas independientes que trabajan desde su oficina o de forma remota

Abogados, contadores, diseñadores, consultores, ingenieros, coaches y otros profesionistas que prestan sus servicios desde su propia oficina o bajo esquemas remotos no deben registrarse en el REPSE.

En estos casos:

• No se pone personal en instalaciones del cliente.
• El servicio es de carácter profesional o intelectual.
• No existe subcontratación especializada de personal.

Por lo tanto, su actividad no entra en el supuesto que regula el REPSE.

Empresas que solo entregan productos terminados

Cuando se trata de empresas que únicamente entregan productos ya terminados, como fabricantes, distribuidores o proveedores de insumos, el registro en el REPSE no aplica. Si lo único que se hace es vender y entregar, sin enviar personal a trabajar directamente dentro de las instalaciones del cliente, no se considera que haya subcontratación especializada.

La entrega de un bien, por sí sola, no implica que haya personal bajo disposición directa. Incluso si el producto es técnico o requiere cierto conocimiento, mientras no haya alguien de la empresa prestando un servicio en sitio, no aplica la obligación de registrarse en el REPSE.

Servicios que forman parte del núcleo del negocio del cliente

Cuando el servicio contratado es igual o muy similar a la actividad principal del cliente, no aplica el REPSE, y ese proveedor ni siquiera puede registrarse, aunque quisiera.

Ejemplos claros:

• Una empresa de construcción contratando a otra para realizar obra.
• Una agencia contable subcontratando servicios contables.
• Una empresa de TI contratando desarrollo interno de software.

En estos casos, el servicio forma parte del core del negocio del cliente, por lo que no se considera servicio especializado.

Proveedores que prestan servicios sin enviar personal al centro de trabajo

Los servicios remotos o digitales quedan fuera del REPSE siempre que no impliquen presencia física del personal del proveedor en las instalaciones del cliente.

Algunos ejemplos:

• Software y plataformas digitales.
• Soporte técnico remoto.
• Auditorías documentales.
• Mantenimiento a distancia.
• Capacitaciones en línea.
• Sin personal en sitio, no hay obligación de registro.
• Servicios que no sustituyen funciones internas del cliente

Si el servicio contratado no sustituye un puesto, área o función interna, no se considera subcontratación especializada.

Ejemplos comunes:

• Consultoría estratégica.
• Coaching ejecutivo.
• Estudios de mercado.
• Diseño, branding o marketing digital.
• Reclutamiento sin administración de personal.

Estos servicios apoyan la operación, pero no reemplazan estructura interna, por lo que no requieren REPSE.

Señales rápidas para saber si NO necesitas REPSE

Antes de complicarse con trámites innecesarios, vale la pena revisar si el caso realmente aplica. No todas las situaciones requieren registro en el REPSE, y hay ciertos indicadores que pueden ayudarte a identificarlo de forma rápida. Si el proveedor encaja en los siguientes escenarios, es muy probable que el registro no sea obligatorio.

• El proveedor no envía personal a tus instalaciones.
• El servicio se presta de forma remota o desde la oficina del proveedor.
• No se sustituyen puestos internos.
• Solo se entregan productos o soluciones terminadas.
• El servicio es profesional o intelectual.
• La actividad forma parte del core del cliente.

Si cumples con estos puntos, lo más probable es que no debas registrarte.

Preguntas frecuentes

¿Cómo impacta el REPSE en la nómina cuando no aplica el registro?

Cuando una empresa no está obligada al REPSE, su nómina no se ve afectada por este registro. Los cálculos de salario bruto y neto, impuestos y prestaciones siguen rigiéndose por la legislación laboral y fiscal vigente, sin necesidad de cumplir con requisitos adicionales relacionados con subcontratación especializada.

¿Qué relación existe entre el REPSE y Recursos Humanos si no se coloca personal en sitio?

En estos casos, el rol de Recursos Humanos se centra en validar contratos y esquemas de prestación de servicios, no en gestionar REPSE. Su función es asegurarse de que no exista sustitución de personal ni simulación de relaciones laborales.

¿El no registrarse en REPSE afecta el pago de aguinaldo o prima vacacional?

No. Si el proveedor no está obligado al REPSE, el pago de aguinaldo, prima vacacional y demás prestaciones de ley se gestiona de forma normal. El REPSE solo impacta cuando existe subcontratación especializada con personal en sitio.

¿El PTU se ve afectado si el proveedor no está en REPSE?

El PTU solo se ve comprometido cuando hay incumplimientos fiscales o laborales. Si el proveedor no está obligado al REPSE, su cálculo y distribución no se ven afectados por este registro.

¿El REPSE influye en el organigrama de empresas que no subcontratan personal?

No. Si la empresa no presta servicios especializados con personal en instalaciones del cliente, su organigrama no requiere ajustes derivados del REPSE.

¿Existe relación entre REPSE y evaluación de desempeño en estos casos?

Solo de forma indirecta. La evaluación del desempeño aplica a los equipos internos, pero no se utiliza para justificar especialización ante el REPSE cuando este no es obligatorio.

¿Cómo impacta el cumplimiento de la NOM-037 en empresas registradas en el REPSE? 

Las empresas registradas en el REPSE deben asegurar el cumplimiento de todas las normas oficiales mexicanas aplicables, incluyendo la NOM 037. El incumplimiento de cualquier normativa podría poner en riesgo la validez del registro REPSE y resultar en sanciones adicionales a las ya establecidas por la falta de registro.

¿La NOM-035 o la NOM-037 obligan a registrarse en el REPSE?

No. La NOM 035 y la NOM 037 regulan temas de bienestar, riesgos psicosociales y teletrabajo, respectivamente. No generan, por sí mismas, la obligación de registrarse en el REPSE si no se cumplen los supuestos de subcontratación especializada.