Sellos digitales

Un sello digital es un certificado emitido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que garantiza que existe un sujeto o entidad empresarial vinculado a una clave pública. Los sellos digitales sirven para firmar digitalmente las facturas electrónicas y aseguran su validez. Estos certificados son necesarios para que las personas físicas y morales puedan emitir facturas, por lo que todos los contribuyentes que expiden CFDI cuentan con un sello digital de emisor.

Causas por las que el SAT cancela sellos digitales

Sin embargo, estos certificados pueden ser cancelados por diversos motivos, lo cual impacta directamente en la vida financiera de los contribuyentes. El SAT está capacitado para suspender temporal o definitivamente los sellos digitales, tanto de las personas físicas como morales, por las siguientes causas principales:

• Porque el contribuyente o socios no ha presentado sus declaraciones provisionales durante dos o más periodos consecutivos.
• Cuando el contribuyente o socios no lleva a cabo su declaración anual en un margen de tiempo posterior a la fecha indicada.
• Cuando haya adeudos fiscales por parte de la empresa o de alguno de los socios de la empresa que no hayan sido no cubiertos en la presentación de la declaración anual o en las provisionales.
• Cuando existan inconsistencias no conciliadas entre el reporte de ingresos y la emisión de facturas, y no hayan sido aclarados en tiempo y forma. 
• Si la empresa o los socios se encuentran bajo una auditoría.
• Por desaparición del contribuyente o por no poder establecer comunicación con él.
• Debido al uso de facturas y comprobantes fiscales para realizar operaciones ilícitas, adicionalmente si la empresa o socios, clientes o algún proveedor se encuentra en sospecha de operaciones lícitas.
• Si el contribuyente ha cometido defraudación fiscal mediante la creación de empresas fantasma u otras estrategias fiscales, o si está relacionado con clientes o proveedores que aparecen en «la lista negra» de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, o se encuentren bajo revisión.

¿Qué ocurre si se cancelan los sellos digitales?

La cancelación del certificado de sello digital representa una grave afectación para el desempeño de una empresa. Al ser suspendidos por el SAT, los contribuyentes quedan inhabilitados para emitir facturas electrónicas, por lo que no pueden vender sus productos ni ofrecer servicios reportables ante el SAT.

Además, al no poder emitir facturas para sus clientes, las empresas se ven obligadas a suspender sus operaciones, por lo que es importante resolver rápidamente la cancelación del sello digital ante la institución tributaria.

¿Qué hacer si se cancelan tus sellos fiscales?

Si tu sello digital ha sido cancelado lo primero que debes hacer es atender las indicaciones del fisco para conocer el procedimiento de subsanación de la suspensión. El SAT notifica a los contribuyentes en infracción o incumplimiento la suspensión de su sello mediante comunicados en el Buzón Tributario, por lo que es altamente recomendable estar al pendiente de tus notificaciones. 

Para poder reactivar tu sello digital deberás presentar una aclaración de las irregularidades detectadas por el SAT o bien una desvirtuación de la causa por la que se ha dejado sin efectos al certificado de sello digital. Esta desvirtuación generalmente consiste en el pago de multas para cubrir los adeudos o bien el seguimiento penal de los responsables en caso de estar involucrado en alguna actividad ilícita o de defraudación fiscal.

Este proceso se realiza en línea en el portal del SAT y exige la entrega de un formulario de aclaración, así como un seguimiento de hasta 15 días hábiles para que te soliciten información adicional y para entregarla. La resolución de la controversia puede ser consultada en el portal de aclaraciones del servicio tributario tras la investigación y determinación del pago, en su caso. 

Ten en cuenta que si el contribuyente no lleva a cabo la aclaración o desvirtuación en un lapso de 40 días después de la suspensión del certificado, el SAT puede cancelarlo definitivamente.

¿Cómo consultar la vigencia de tu sello digital?

1. Sin conectarte a internet

Para consultar la vigencia de tu certificado puedes ubicar el archivo correspondiente al Certificado de seguridad con el que emites CFDI, abrirlo y comprobar su fecha de validez, así como los datos de tu empresa. Si tu certificado está pronto a caducar o aún no cuentas con él envía una solicitud a través del SAT para poder emitir facturas.

2. En la página del SAT

Otra forma es ingresar al sitio del SAT, e ir a la pestaña de Otros trámites y servicios para que abras el menú de Identificación y firmado electrónico. Elige Descarga tu certificado de e.firma y haz clic en el botón de Iniciar. 

Se abrirá una nueva ventana en la que tendrás que ingresar los siguientes datos: el certificado (.cer), la clave privada (.key), tu contraseña de clave privada y tu RFC; da clic en Enviar. Ahora solo tendrás que ir al menú superior derecho, hacer clic en Seguimiento y seleccionar Verificación por RFC. Luego de que lo ingreses y lo envíes, aparecerá la fecha de vigencia de tu sello digital y el de tu e.firma (ambos son de cuatro años). 

Parte de la gestión responsable de tu empresa consiste en asegurarte de que cuentas con las herramientas necesarias para seguir en operación y para cumplir con las recomendaciones de la ley. Mantén buenas prácticas, cumple con tus obligaciones fiscales y revisa la vigencia de tus sellos fiscales y de tu firma electrónica para evitar problemas con las finanzas de tu negocio.