Pago de nómina: ¿Qué es? ¿Cuándo se paga?

Sabemos que tienes que realizar el pago de nómina a tus empleados de manera exacta y en una fecha específica. Por ello aquí te compartiremos la información necesaria que deberás tener a la mano para poder hacer el pago de la nómina. 

¿Qué es el pago de nómina?

El pago de nómina es el proceso mediante el cual una empresa distribuye los salarios y beneficios a sus empleados. Este proceso incluye:

1. Cálculo de sueldos y salarios. Basado en las horas trabajadas, salarios acordados y cualquier bonificación o deducción aplicable.
2. Deducción de impuestos y contribuciones. Esto puede incluir impuestos sobre la renta, seguridad social y otros pagos obligatorios.
3. Desembolso de los salarios. La transferencia de fondos a las cuentas bancarias de los empleados o la entrega de cheques.
4. Generación de recibos de pago. Los empleados reciben un recibo que detalla las ganancias brutas, deducciones y el pago neto recibido.

Este proceso debe ser preciso y puntual para mantener la satisfacción y la motivación de los empleados.

¿Qué se paga en la nómina?

En la nómina se pagan los siguientes conceptos, que se dividen en devengados (ingresos) y deducciones.

Devengados (Ingresos):

• Salario base. Remuneración fija por el trabajo realizado.
• Horas extras. Pago adicional por horas trabajadas fuera del horario normal.
• Bonos y comisiones. Incentivos por productividad, ventas o cumplimiento de metas.
• Prestaciones. Aguinaldo, vacaciones, prima vacacional y otras prestaciones de ley o contractuales.
• Otros ingresos. Viáticos, vales de despensa, compensaciones, etc.

Deducciones:

• Impuestos. ISR (Impuesto sobre la Renta).
• Seguridad social. Aportaciones al IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social).
• Afore. Aportaciones para el retiro.
• Préstamos o adelantos. Descuentos por préstamos otorgados al empleado.
• Otras deducciones. Cuotas sindicales, faltas, etc.

El neto a pagar es el resultado de restar las deducciones a los ingresos. Es fundamental que estos conceptos estén claramente desglosados en el recibo de nómina para garantizar transparencia y cumplimiento legal.

¿Cuándo es el pago de nómina?

La fecha de pago de nómina puede variar según la empresa y su política interna. Algunos de los tipos de nómina comunes incluyen:

• Semanal. Cada semana, por ejemplo, todos los viernes.
• Quincenal. Dos veces al mes, generalmente el 15 y el último día del mes.
• Mensual. Una vez al mes, en una fecha específica.
• Bisemanal. Cada dos semanas.

¿Cuándo se paga la nómina quincenal?

Se paga dos veces al mes. Las fechas más comunes son el 15 y el último día del mes. Por ejemplo: 

Si la empresa paga los días 15 y 30, el primer pago cubre del 1 al 15, y el segundo del 16 al 30 (o 31). 

¿Cuándo se paga la nómina el 30 o 31?

Si se paga al final del mes, se hace el 30 en meses con 30 días y el 31 en meses con 31 días. Para febrero, suele pagarse el 28 o 29 en años bisiestos. Este pago cubre todo el mes trabajado (del día 1 al último día del mes).

¿Cuántos días se pagan en una nómina semanal?

En una nómina semanal, se pagan 7 días de trabajo, ya que este tipo de nómina cubre un periodo de una semana (de lunes a domingo). El salario se calcula dividiendo el salario mensual entre 4.33 (promedio de semanas en un mes) o según lo establecido en el contrato laboral. Es importante que las empresas cumplan con este esquema de pago, especialmente en sectores como manufactura o comercio, donde es común este tipo de periodicidad.

¿Cuánto tiempo tiene el empleador para pagar la nómina?

En México, por ejemplo, la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que los salarios deben pagarse directamente al trabajador y en las fechas y lugares convenidos. Si el pago se realiza de manera quincenal, debe efectuarse al menos cada quince días, y si es semanal, debe hacerse una vez por semana.

Si un empleador no cumple con los plazos establecidos, los empleados tienen el derecho de presentar una queja ante las autoridades laborales correspondientes. Por lo tanto, es fundamental que el empleador respete los plazos de pago para mantener una relación laboral sana y cumplir con las obligaciones legales.

¿Qué información necesitas para hacer el pago de nómina?

Primero que nada, debes tener definido el método que optarán para realizar el pago de la nómina. Ya sea en transferencia bancaria, en cheque o incluso efectivo. Para ello, debes tener el listado de los montos netos a pagar de cada empleado que se han obtenido del cálculo de nómina. Este listado deberá contener al menos la siguiente información:

• Número de empleado.
• Nombre completo.
• Tipo de pago.
• Banco.
• Monto neto a pagar.

Una vez que tengas esta información, deberás realizar el pago de cada uno de tus empleados. La manera más común es a través de transferencias bancarias. Para ello, deberás contar con una cuenta bancaria empresarial. También debes tener contratado el producto de “Nómina” que maneje tu banco. La mayoría de los bancos manejan la dispersión de nómina de manera manual y también de manera masiva.

¿Cómo se debe pagar la nómina?

El pago de la nómina debe realizarse de acuerdo con las leyes laborales y las políticas internas de la empresa. Primero, el empleador debe calcular correctamente los montos a pagar, incluyendo el salario base, horas extras, bonificaciones y deducciones como impuestos o aportes a la seguridad social. Este cálculo debe ser preciso y transparente.

El pago puede efectuarse mediante transferencia bancaria, cheque o efectivo, dependiendo de lo establecido en el contrato laboral o las normativas locales. En México, el pago electrónico (transferencia) es el método más común y seguro, ya que reduce riesgos y facilita el registro de transacciones.

El empleador debe entregar un recibo de nómina o comprobante de pago al empleado, detallando los conceptos pagados y las deducciones aplicadas. Este documento es esencial para garantizar la transparencia y cumplir con las obligaciones legales.

Además, el pago debe realizarse dentro de los plazos establecidos (semanal, quincenal o mensual), sin retrasos. Si la fecha de pago cae en un día festivo o fin de semana, debe adelantarse al último día hábil previo..

¿Cómo hacer el pago de forma manual y masiva?

De la manera manual, deberás ingresar los datos que solicite tu banco dentro de su portal en la sección de nómina y con los campos requeridos por cada uno de tus empleados. Si lo deseas hacer mediante la forma masiva, puedes cargar tus datos de manera masiva mediante el layout de pago. 

Después, debes cargar en el portal bancario el txt que exportes del layout. Si tienes empleados con cuentas bancarias distinta al banco que manejas, deberás preguntar a tu banco si cuentas con el producto de “Nómina Interbancaria”. Si es así, contrátalo y haz el mismo proceso que con el producto de “Nómina” de tu banco.

¿Qué significa 100% nómina?

El término “100% nómina” se refiere a que un empleado recibe todo su salario de manera formal y registrada, es decir, a través de un recibo de nómina que cumple con las obligaciones fiscales y laborales. Esto implica que:

1. No hay pagos en efectivo fuera de nómina. El salario se deposita directamente en la cuenta bancaria del empleado y se declara ante el SAT.
2. Cumplimiento legal. La empresa realiza las retenciones correspondientes (ISR, IMSS, afores) y emite un recibo de nómina válido.
3. Protección para el empleado. El trabajador tiene acceso a beneficios como créditos bancarios, seguridad social y aportaciones a su afore.

Para las empresas, operar con 100% nómina es una práctica que garantiza transparencia, evita sanciones fiscales y fomenta la confianza con los empleados.

Preguntas frecuentes

¿Qué importancia tiene el acta constitutiva en relación con el pago de nómina?

El acta constitutiva es fundamental para el pago de nómina ya que establece legalmente la existencia de la empresa y su capacidad para contratar empleados. Este documento contiene información crucial como el nombre de la empresa, su objeto social y los datos de los socios o accionistas, lo cual es necesario para abrir cuentas bancarias empresariales y contratar servicios de nómina con los bancos. Sin un acta constitutiva adecuada, una empresa podría enfrentar dificultades para realizar pagos de nómina de manera formal y cumplir con sus obligaciones fiscales y laborales.

¿Cómo se maneja el pago de nómina para un becario? 

El pago de nómina para un becario puede diferir del proceso estándar para empleados regulares. Generalmente, los becarios reciben una compensación económica llamada “beca” o “estipendio” en lugar de un salario tradicional. Esta compensación suele ser menor y puede estar exenta de ciertos impuestos y prestaciones. Sin embargo, es importante incluir a los becarios en el listado de pagos de nómina, especificando su estatus especial. El pago puede realizarse por transferencia bancaria, cheque o efectivo, al igual que con otros empleados, pero es crucial mantener registros separados para fines contables y fiscales.

¿Qué significa “bruto a neto” en el contexto de la nómina y cómo afecta el pago?

 “Bruto a neto” se refiere al proceso de calcular el salario final que recibirá un empleado después de todas las deducciones. El salario bruto es la cantidad total antes de impuestos y otras retenciones, mientras que el neto es lo que el empleado realmente recibe. Este cálculo es crucial para el pago de nómina, ya que el monto neto es el que se incluirá en el listado de pagos mencionado en el artículo. El proceso implica restar del salario bruto conceptos como impuestos, seguridad social, y otras deducciones específicas, para llegar al monto neto que se transferirá a la cuenta del empleado o se pagará por otros medios.

¿Cómo se integra una caja de ahorros al sistema de pago de nómina? 

Una caja de ahorros es un beneficio que algunas empresas ofrecen a sus empleados, permitiéndoles ahorrar una parte de su salario de forma automática. Para integrarla al sistema de pago de nómina, se debe incluir como una deducción adicional en el cálculo del salario neto. El monto deducido para la caja de ahorros se retiene del salario bruto antes de realizar el pago. Es importante que esta información se refleje claramente en el listado de pagos de nómina, especificando el monto retenido para la caja de ahorros. Además, la empresa debe mantener un registro separado de estos ahorros y asegurarse de que los fondos se manejen de acuerdo con las políticas establecidas y las regulaciones aplicables.

¿Cómo afecta el uso de una calculadora de finiquito al proceso de pago de nómina?

 Una calculadora de finiquito es una herramienta útil para determinar el pago final que se debe realizar a un empleado al terminar su relación laboral. Aunque no se menciona directamente en el artículo sobre pago de nómina regular, es relevante para casos especiales de terminación laboral. El uso de esta calculadora afecta el proceso de pago de nómina ya que el finiquito debe incluirse como un pago adicional y único en el ciclo de nómina correspondiente. El monto calculado debe agregarse al listado de pagos, posiblemente como una línea separada o con una designación especial, para asegurar que se procese correctamente junto con los pagos regulares de nómina.

¿Cómo se incorpora el cálculo de la prima vacacional en el proceso de pago de nómina? 

La prima vacacional es una prestación adicional que se paga a los empleados cuando toman sus vacaciones. Para incorporarla al proceso de pago de nómina, se debe utilizar una calculadora de prima vacacional para determinar el monto correcto basado en el salario del empleado y los días de vacaciones correspondientes. Este monto se añade al salario regular en el período de pago en que el empleado toma sus vacaciones. En el listado de pagos mencionado en el artículo, la prima vacacional debería aparecer como un concepto adicional junto al salario base, asegurando que se incluya en el monto neto a transferir o pagar al empleado.

¿Qué papel juega una carta de recomendación en el proceso de pago de nómina? 

Aunque una carta de recomendación no está directamente relacionada con el proceso de pago de nómina descrito en el artículo, puede tener un impacto indirecto. Las cartas de recomendación pueden influir en la contratación de nuevos empleados y, por ende, en quiénes se incluirán en la nómina. Además, para empleados que dejan la empresa, proporcionar una carta de recomendación puede ser parte del proceso de cierre, junto con el pago final de nómina y cualquier finiquito. Es importante mantener registros de estas cartas junto con la documentación de nómina para tener un historial completo del empleado, lo cual puede ser útil para futuros procesos de verificación o auditoría.

¿Cómo se maneja un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en relación con el pago de nómina? 

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un documento fiscal electrónico fundamental en el proceso de pago de nómina en México. Aunque no se menciona explícitamente en el artículo, es un componente crucial del proceso. Para cada pago de nómina, se debe generar un CFDI que detalle el salario, las deducciones y los impuestos retenidos. 

Este comprobante debe ser emitido y entregado a cada empleado, generalmente de forma electrónica. En el contexto del pago de nómina, el CFDI se genera después de calcular los montos netos a pagar mencionados en el artículo. Es esencial que la información en el CFDI coincida exactamente con los montos procesados en la nómina y pagados a los empleados, ya sea por transferencia bancaria, cheque o efectivo.