¿Qué es una carta de recomendación?

Aunque el mercado laboral ha cambiado y hoy existen entrevistas por competencias, pruebas psicométricas y evaluaciones técnicas, la carta de recomendación sigue siendo una herramienta vigente dentro del reclutamiento. No funciona como un pase automático al empleo, pero sí como un insumo valioso para entender el contexto real en el que una persona trabajó.

Para Recursos Humanos, una carta bien hecha ayuda a confirmar información, detectar coherencia entre el discurso del candidato y su historial laboral, y reducir riesgos en la contratación. También evita problemas comunes como referencias infladas, vacíos de información o decisiones basadas únicamente en entrevistas. Saber leer y analizar una carta es tan importante como saber redactarla.

¿Qué debe aportar una carta de recomendación bien hecha?

Una carta de recomendación útil no repite el currículum ni exagera cualidades. Su valor está en complementar lo que el candidato dice con información verificable y contextualizada. En concreto, debería aportar:

• Logros reales y comprobables.
• Contexto del puesto y responsabilidades asumidas.
• Una evaluación profesional honesta, no genérica.
• Habilidades observadas en el día a día, no inventadas.
• Información que ayude a entender cómo trabajaba la persona dentro de un equipo o estructura.

Cuando cumple con esto, la carta se convierte en una herramienta que apoya decisiones de selección más informadas.

1. Definir quién debe emitirla

La carta debe ser emitida por alguien que realmente haya trabajado de forma directa con el colaborador. Lo más común es que la firme el jefe directo, un gerente de área o el líder inmediato.

Desde la perspectiva de RRHH, es recomendable supervisar el contenido para asegurar coherencia, cuidar el lenguaje y evitar riesgos legales. Es importante evitar cartas firmadas por personas que no conocen el desempeño real del recomendado o firmas genéricas sin contexto, ya que restan credibilidad al documento.

2. Establecer la información básica

Toda carta de recomendación debe incluir información mínima que permita identificar al colaborador y validar la referencia. Sin necesidad de un formato rígido, es importante que aparezcan:

• Nombre completo del colaborador.
• Puesto desempeñado y periodo laboral.
• Relación entre quien escribe la carta y el colaborador.
• Datos de contacto del recomendante.

Estos elementos dan contexto, facilitan la verificación y aportan formalidad al documento.

3. Describir logros y responsabilidades de forma concreta

El corazón de la carta está en explicar qué hacía la persona y cómo impactó su trabajo. Aquí conviene hablar de responsabilidades reales, proyectos específicos, mejoras logradas o resultados visibles.

Es recomendable evitar frases vacías como “excelente trabajador” o “muy comprometido”, y enfocarse en hechos observables: cumplimiento de objetivos, participación en proyectos, mejoras de procesos o aportaciones al equipo. Un tono profesional y basado en evidencia hace la carta mucho más creíble.

4. Incluir cualidades profesionales y habilidades relevantes

Más allá de las tareas, la carta puede mencionar comportamientos profesionales observados, como liderazgo, trabajo en equipo, responsabilidad, puntualidad o capacidad para resolver problemas.

Estas cualidades deben relacionarse con el tipo de puesto al que la persona podría aspirar, sin entrar en evaluaciones profundas o diagnósticos que corresponden a otros procesos. Es importante evitar comentarios personales, juicios subjetivos o información sensible que no aporte valor al proceso de selección.

5. Redactar una recomendación clara y honesta

Una buena carta no exagera ni maquilla información. La recomendación debe ser realista, coherente con el historial del colaborador y alineada con lo que realmente se observó durante la relación laboral.

Basta con explicar, de forma breve, por qué la persona puede ser una buena opción para futuros empleos o proyectos. También es buena práctica mostrar apertura para validar la información si el nuevo empleador lo solicita, lo que refuerza la credibilidad del documento.

6. Cerrar con datos de contacto y tono institucional

El cierre debe ser sencillo y profesional. Generalmente incluye:

1. Nombre completo del recomendante.
2. Puesto y área.
3. Correo institucional y, si aplica, teléfono de oficina.
4. Fecha y firma.

Un cierre claro transmite formalidad y deja abierta la posibilidad de contacto sin generar compromisos innecesarios.

¿Cómo usar la carta de recomendación dentro del proceso de selección?

Dentro del reclutamiento, la carta de recomendación funciona mejor como un complemento, no como el único criterio de decisión. Puede utilizarse para:

• Integrar la información con entrevistas por competencias.
• Contrastar comportamientos y logros mencionados.
• Validar referencias cuando el puesto lo amerita.
• Identificar señales de ajuste cultural.
• Detectar inconsistencias o áreas a profundizar en entrevistas.

Usada de esta forma, la carta aporta contexto y reduce la probabilidad de errores en la selección de talento.

Preguntas frecuentes

¿Es necesario contar con el acta constitutiva para registrarse en el REPSE?

Sí, el acta constitutiva es uno de los documentos esenciales para tramitar el registro en el REPSE. Este documento acredita legalmente la existencia de la empresa y permite a la autoridad verificar que el giro comercial esté alineado con los servicios u obras especializadas que se pretenden ofrecer. Si la actividad no aparece ahí, es muy probable que el trámite sea rechazado o que se solicite una modificación notarial antes de avanzar.

¿Qué relación hay entre el REPSE y el IMSS en el cumplimiento de obligaciones?

Para obtener y mantener el registro en el REPSE, es obligatorio que la empresa esté al corriente con el IMSS. Eso incluye tener opinión positiva y cumplir con el pago puntual de cuotas obrero-patronales. Si hay adeudos o irregularidades en los registros, la Secretaría del Trabajo puede negar el registro o suspenderlo, incluso si los demás requisitos están en regla. Por eso, llevar al día las obligaciones con el IMSS es parte clave del proceso.

¿Un proveedor con efirma vencida puede hacer su trámite ante el REPSE?

No. La efirma vigente es indispensable para ingresar al portal del REPSE y realizar cualquier trámite relacionado. Si la firma electrónica está vencida, primero se debe renovar ante el SAT. Sin ella, no se puede avanzar ni hacer correcciones o actualizaciones en el sistema. En muchos casos, ese pequeño detalle ha provocado que proveedores pierdan oportunidades de contratación por no tener sus documentos digitales al día.

¿Cómo impacta el salario mínimo en los contratos vinculados al REPSE?

El salario mínimo influye directamente en varios cálculos laborales relacionados con los servicios registrados en el REPSE, como indemnizaciones, cuotas al IMSS o pagos por horas extras. Por eso es fundamental que los contratos de subcontratación especializada consideren actualizaciones al salario mínimo y lo reflejen en sus esquemas de pago. No hacerlo puede generar inconsistencias legales y sanciones en una auditoría.

¿Un becario que participa en actividades dentro del cliente debe considerarse para efectos del REPSE?

Sí, si el becario está presente físicamente en las instalaciones del cliente y realiza actividades relacionadas con un servicio especializado, se considera disposición de personal. Aunque no sea trabajador formal, su participación podría activar la obligación de registro en el REPSE. Por eso, es importante definir con claridad el tipo de relación y asegurarse de que no se incurra en prácticas que puedan interpretarse como subcontratación encubierta.

¿Qué pasa si un proveedor registrado en el REPSE no tiene actualizado su organigrama?

El organigrama es uno de los elementos que puede solicitar la autoridad para verificar si la empresa cuenta con el personal y estructura adecuada para prestar el servicio especializado. Si el documento no está actualizado o no refleja la realidad operativa, se puede cuestionar la capacidad técnica o administrativa de la empresa. Aunque no es un requisito público obligatorio, sí es parte del sustento documental que respalda el cumplimiento.