Auditoría: ¿Qué es? ¿Cómo prepararse?

Cuando se escucha la palabra auditoría, lo primero que pasa por la cabeza suele ser estrés, papeles por todos lados, visitas inesperadas y nervios. Pero la realidad es que, con un poco de preparación y orden, una auditoría no tiene por qué convertirse en tormenta.

Sí, puede poner a prueba los procesos de la empresa. Pero también puede ser un buen momento para afinar detalles y detectar errores antes de que se hagan más grandes.

¿Qué es exactamente una auditoría?

Una auditoría no es otra cosa que una revisión formal de los temas contables, fiscales o de seguridad social de una empresa. La puede hacer una autoridad, como el SAT o el IMSS, o la puede realizar la propia organización de manera interna o con ayuda de un tercero.

No siempre llegan por sorpresa. A veces son aleatorias. Otras, se detonan porque algo no cuadra: una omisión, un dato que no coincide, o simplemente porque toca. En todo caso, es parte del día a día de cualquier negocio que opera formalmente.

¿Por qué se hacen las auditorías?

En el fondo, el objetivo de una auditoría es revisar si las cosas se están haciendo bien. En especial, si hay alguna discrepancia, omisión o error que pueda afectar los pagos de impuestos, el cumplimiento de obligaciones laborales o el correcto manejo de recursos.

También ayudan a tener claridad financiera y a dar certeza tanto a socios como a autoridades. No es casualidad que muchas auditorías sean la última instancia luego de que la empresa ya recibió uno o varios avisos para regularizarse.

Tipos de auditorías que sí conviene conocer

No todas las auditorías son iguales. Hay dos principales formas de llevarlas a cabo:

Auditoría interna

La realiza personal de la propia empresa. Sirve como primer filtro para identificar fallas, corregir procesos y dejar todo en orden antes de que llegue alguien de fuera. Puede enfocarse en temas financieros, fiscales, de seguridad o cumplimiento. Se recomienda hacerla al menos una o dos veces al año.

Auditoría externa

Es contratada a través de una firma especializada. Generalmente las hacen empresas medianas o grandes que buscan una revisión más profunda y objetiva. Las externas dan mayor peso técnico a los papeles de trabajo y suelen tener mejor alineación con lo que pide la autoridad.

¿Qué enfoques puede tener una auditoría?

Una auditoría puede centrarse en distintos aspectos del negocio, dependiendo de lo que se quiera revisar:

• Operacional: Procesos, flujos, logística. Muy común en cadenas de suministro y producción.
• Calidad: Evalúa si los productos o servicios cumplen estándares definidos.
• Fiscal: Se enfoca en el cumplimiento de obligaciones tributarias. La más común en México, sobre todo cuando interviene el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
• Financiera: Revisa ingresos, gastos, y uso correcto de los recursos. Muy útil para evaluar solvencia o pedir financiamiento.
• Ambiental: Aplica a empresas con impacto ecológico. Verifica que haya planes y medidas para mitigar daños.
• Seguridad social: La hace el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Revisa si se están pagando bien las cuotas, si los datos son correctos y si hay omisiones. Esta puede derivar en multas, recargos o incluso embargos.

También hay auditorías según cómo se activan

Los tipos de auditorías con base en la previsión se clasifican en:

• Planeadas: Se notifica con tiempo (una o tres semanas antes). El auditor puede quedarse varios días revisando.
• Por omisión: Cuando se ignoraron los avisos anteriores de la autoridad.
• Sorpresa: Llegan sin aviso, generalmente por discrepancias serias. Son comunes en casos graves.
• Aleatorias: Muy comunes en el IMSS. Revisan condiciones laborales de forma presencial.
• Por visita domiciliaria: El auditor se presenta, pide información específica y puede solicitar documentos o asegurar bienes si es necesario.
• Gabinete: Similar a la anterior, pero se entrega la documentación en las oficinas de la autoridad, como el SAT.
• Electrónica: Todo ocurre por medio del buzón tributario. Se volvió más común desde la pandemia.

¿Una notificación del SAT es igual a una auditoría?

No exactamente. La carta invitación es un aviso amistoso, una especie de “oye, corrige esto antes de que tengamos que intervenir”. No es obligatorio responderla, pero ignorarla sí puede detonar una auditoría formal.

Una vez que llega la notificación oficial, ya no es opcional. Y en ese momento, más vale tener todo en orden.

¿Se puede evitar una auditoría?

A veces sí. Sobre todo si se responde a tiempo a los primeros avisos y se corrige lo que se pide. Pero cuando el tema es grave o repetido, la auditoría se vuelve inevitable. No se trata de jugar a la suerte: se trata de tener los procesos en regla desde antes.

¿Qué hacer si llega una auditoría?

Primero, no entrar en pánico. Hay pasos que pueden marcar la diferencia:

1. Mantener la calma: Las auditorías son parte del sistema. Mientras más orden haya, menos estrés se genera.
2. Conocer los derechos: La ley protege al contribuyente. El trato debe ser respetuoso, el proceso transparente y la información, confidencial.
3. Tener papeles en orden: Estados financieros, listas de raya, XML de nómina, estados de cuenta, RFC, acta constitutiva… Todo debe estar actualizado y listo.
4. Designar responsables: Ya sea con personal interno o externo, lo ideal es tener un equipo que atienda la auditoría sin descuidar el resto del negocio.
5. Hacer un plan de trabajo: Aunque sea temporal, tener claridad en fechas, entregables y responsables ayuda a no perder el control.

Durante la auditoría: lo que sí, lo que no y lo que conviene prever

Lo que debes hacer durante una auditoría dependerá del tipo de auditoría que se esté realizando y de tu rol dentro de la organización. Sin embargo, hay algunos consejos generales que pueden ser útiles:

• Leer bien el requerimiento: Ahí está lo que piden, cómo lo quieren y cuándo hay que entregarlo.
• Cuidar los tiempos: El plazo suele ser de 10 a 20 días. En algunos casos se puede pedir una prórroga.
• Asignar un activo como garantía (si aplica): Esto evita improvisaciones si se llega a ese punto.
• Priorizar lo digital: No todo tiene que ser impreso. Se puede negociar entregables digitales.
• Acondicionar un espacio: Si la auditoría es presencial, que el auditor tenga un lugar cómodo para trabajar.
• No entorpecer el proceso: Facilitar los documentos, pero sin entregar más de lo que se pide.
• No ocultar información: Si es una auditoría oficial, no decir la verdad o esconder datos puede escalar el problema.

Además, entra a este artículo y prepárate a cómo sobrevivir a una auditoría.

Por otro lado, en caso de la que la auditoría sea presencial:

• Conoce el tipo de auditor según la dependencia que está auditando: Identificar la forma de trabajar y conocer su modelo de trabajo nos ayudará a tener una estrategia con anticipación.
• Acondiciona un área para los auditores: Se recomienda establecer un área específica en donde el auditor pueda realizar con comodidad sus actividades. Recuerda que pueden ser tus mejores aliados.
• Mantén la información cerca de los auditores: Facilita la información a los auditores de manera oportuna, y no obstaculice el proceso.
• No proporciones más información de la que solicitan: De preferencia no entregues información adicional a la que te solicitan, ya que esto puede ser contraproducente.
• No ocultes información: Si la auditoría es realizada por la autoridad, no debes ocultar información, ya que se considerará como incumplimiento y deshonestidad.

Identifica con claridad el área a auditar. Recuerda que, con base en el tipo de auditoría, la información es poder. Si somos capaces de tener la seguridad total ante los cuestionamientos de los auditores, tendremos mayor oportunidad de evitar entrar en detalles.

Preguntas frecuentes

¿Qué tan relevante es el acta constitutiva durante una auditoría laboral?

El acta constitutiva no es solo un requisito legal más. En una auditoría, este documento marca el punto de partida para entender cómo está organizada la empresa. Le dice a la autoridad quién manda, qué facultades tiene cada socio o representante, y qué tan bien se alinea la operación real con lo que se plasmó en papel. Si el acta dice una cosa y la estructura interna refleja otra, ahí puede comenzar un foco rojo.

¿Cómo se evalúa la capacitación de personal dentro de una auditoría de recursos humanos?

La autoridad no solo se fija en que se dé capacitación. En una auditoría, lo que se revisa es si esa formación está alineada con el perfil de los puestos, si está documentada y si se cumple con la frecuencia oportuna. También se checa que las listas de asistencia, las evidencias del contenido impartido y los objetivos de cada curso estén claros. No basta con decir que “sí se capacita”, hay que demostrarlo.

¿Una carta de recomendación influye en una auditoría del área de contratación?

Aunque no es obligatoria, sí puede sumar. En una auditoría enfocada en procesos de reclutamiento, este tipo de documentos ayuda a comprobar que se siguió una metodología responsable. Refleja que no se contrató “al aire”, sino con referencias previas que respaldan la selección. Especialmente en puestos sensibles o de confianza, tener cartas de recomendación puede evitar cuestionamientos.

¿Qué puntos se auditan dentro del proceso de contratación?

En la auditoría, se revisan los procesos de contratación para asegurarse de que se cumplan las normativas de la LFT, incluyendo la firma de contratos laborales, la correcta clasificación de los empleados (por ejemplo, permanentes o temporales), y que se respete la igualdad de oportunidades en la contratación.

¿La evaluación del desempeño forma parte de una auditoría laboral?

La auditoría del desempeño incluye la revisión de los registros de evaluación de los empleados, así como las metas establecidas y alcanzadas. Se verifica si las evaluaciones se realizaron conforme a los lineamientos establecidos por la empresa y si los resultados fueron utilizados para tomar decisiones sobre promociones o sanciones.

¿Puede el estrés laboral afectar el resultado de una auditoría de RH?

Más de lo que se piensa. Una auditoría enfocada en condiciones laborales puede detectar quejas por exceso de carga, jornadas extendidas sin pago, mal clima organizacional o rotación alta. Todo eso se conecta con el estrés laboral. Y si la empresa no tiene políticas claras para prevenirlo, o no aplica la NOM-035 correctamente, se puede generar una sanción directa o al menos una recomendación formal.

¿Cómo se gestiona el tema de las faltas y ausencias en una auditoría?

Las faltas no justificadas pueden parecer simples, pero en una auditoría se revisa que haya un registro claro, que se respeten los derechos del trabajador y que las sanciones sean proporcionales y legales. Si se identifica que la empresa castiga sin seguir un proceso, o que hay empleados sin control de asistencia, eso se señala como área crítica.

¿Las horas extra se auditan? ¿Cómo lo hacen?

Totalmente. En una auditoría, las autoridades revisan si las horas extras están registradas, si se pagan conforme a lo que marca la Ley Federal del Trabajo (tiempo y medio o doble, según el caso) y si hay autorización previa para que se trabajen. También se observa si esas horas están forzadas o si son recurrentes sin justificación. Eso puede implicar sobreexplotación o mala planeación de carga laboral.

¿Para qué sirve el Kardex en una auditoría de personal?

El Kardex es como la “bitácora” del colaborador. En una auditoría, se usa para ver su historia dentro de la empresa: cuándo entró, si ha tenido ascensos, si se le han aplicado sanciones, cuándo se ausentó, y en qué momentos se capacita. Si el Kardex está completo y al día, facilita mucho la revisión. Si está incompleto o desordenado, puede levantar dudas sobre el control interno de Recursos Humanos.

¿Qué partes de la Ley Federal del Trabajo suelen revisarse en una auditoría laboral?

Durante la auditoría laboral, se revisa el cumplimiento de la Ley Federal del Trabajo (LFT) en temas como contratos, salarios, jornadas laborales, seguridad social, descansos, derechos de los trabajadores y los procedimientos legales en casos de despido, entre otros, para asegurar que la empresa cumpla con sus obligaciones legales.