Legitimación contrato colectivo de trabajo: ¿Cómo se hace?

Durante mucho tiempo, las empresas han usado los contratos colectivos de trabajo como una forma de formalizar la relación laboral con grupos de trabajadores organizados a través de sindicatos. Era una práctica común y aceptada. Pero con los cambios recientes en la ley, el enfoque dio un giro. Ahora, no basta con firmar el contrato: se necesita legitimar ese acuerdo. Es decir, se debe comprobar que lo que está ahí realmente representa la voluntad de los trabajadores. Sin ese paso, el contrato pierde validez legal.

Firmar un contrato colectivo ha sido, por años, una forma común de asegurar cierta estabilidad para los trabajadores y definir reglas claras entre ellos y la empresa. Pero eso cambió. Con la Reforma a la Ley Federal del Trabajo, ya no basta con el acuerdo entre partes. Hoy, se exige que ese contrato se legitime, es decir, que quede claro que fue aprobado por quienes lo van a cumplir.

¿Por qué se creó la legitimación?

Porque durante mucho tiempo se firmaron contratos colectivos entre empresas y sindicatos sin que los trabajadores supieran nada. Eran acuerdos que servían solo para cubrir el requisito legal, pero no reflejaban una negociación real ni garantizaban derechos. A eso se le llamó contratos de protección. La legitimación se creó justo para cortar con esa práctica. Lo que busca es que los contratos colectivos sí tengan el respaldo de la mayoría del personal, y que nadie firme nada a espaldas de los trabajadores.

El proceso de legitimación de contratos colectivos busca corregir esa situación. Ahora, todo contrato colectivo debe ser avalado por la mayoría de los trabajadores a través de un voto personal, libre y secreto. Esto reduce espacios para el abuso y obliga a que los sindicatos realmente representen a quienes dicen representar.

Este cambio no viene solo de una decisión interna. México lo tomó como parte de lo que se acordó en el T-MEC, el tratado comercial con Estados Unidos y Canadá. También se alinea con lo que promueve la Organización Internacional del Trabajo. Todo apunta a lo mismo: hacer que las negociaciones colectivas sean más claras, con reglas parejas, y que los derechos laborales realmente se respeten, más allá del papel.

¿Qué es un contrato colectivo de trabajo?

Es un acuerdo firmado entre la empresa y el sindicato, donde se establecen las condiciones laborales que aplican para un grupo de trabajadores. La idea es que esas condiciones no queden al aire, sino que estén respaldadas por una organización sindical y ofrezcan protección real en lo económico, lo profesional y lo legal.

Ahora bien, la legitimación del contrato no cambia lo que dice, pero sí confirma que fue aprobado por la mayoría del personal. Lo que se busca con ese proceso es asegurarse de que no fue algo pactado sin consultar a los trabajadores, sino que existe un aval directo por parte de ellos.

¿Qué es la legitimación de contratos colectivos de trabajo? 

La legitimación de un contrato colectivo es el proceso que certifica que ese acuerdo cumple con lo necesario para ser válido y formal. No se trata solo de validar papeles, sino de garantizar dos cosas muy concretas:

1. Que el líder sindical efectivamente representa a los trabajadores.
2. Que los trabajadores estén de acuerdo con los términos del contrato.

La legitimación exige que todos los trabajadores conozcan el contenido del contrato y que manifiesten su apoyo al mismo a través de un proceso de votación. En caso de no lograr esta legitimación, los trabajadores pueden organizarse para negociar un nuevo contrato. Otros requisitos para legitimar un contrato colectivo son:

• Contar con una constancia de representatividad
• Emitir una convocatoria
• Disponer de un listado de trabajadores
• Facilitar la propuesta de contrato colectivo de trabajo
• Tabuladores de sueldos y salarios
• Identificaciones de los patrones y representantes sindicales o legales
• Datos de la consulta

¿Qué pasa si un contrato colectivo no se legitima?

Si no se logra legitimar un contrato colectivo de trabajo, el documento simplemente deja de tener validez. Ya no es legalmente vinculante, lo que significa que todas las condiciones pactadas en ese contrato —como bonos, beneficios adicionales o días extra de vacaciones— se pierden. Lo único que se mantiene son las prestaciones mínimas que marca la ley.

Además, la empresa tendría que enfrentar nuevas negociaciones desde cero si los trabajadores deciden organizarse nuevamente. Esto puede abrir la puerta a incertidumbre, tensiones internas o incluso conflictos laborales. También puede afectar el clima laboral, especialmente si el personal percibe que perdió derechos adquiridos o que no fue escuchado durante el proceso. Por eso, más allá del trámite, legitimarlo es una forma de dar certeza y estabilidad a ambas partes.

¿Como hacer la legitimación de contratos colectivos de trabajo?

La legitimación de contratos colectivos fue un proceso obligatorio que tuvo vigencia hasta el 1 de mayo de 2023. Después de esa fecha, cualquier contrato que no se haya legitimado perdió su validez. Ya no tiene efectos legales ni puede renovarse.

En 2025, cualquier empresa que quiera firmar un nuevo contrato colectivo tiene que empezar desde cero. Ya no se puede renovar uno anterior si no fue legitimado. Todo debe hacerse bajo las reglas actuales de la Ley Federal del Trabajo.

Este cambio buscó garantizar que los contratos colectivos reflejen lo que realmente piensan y aprueban los trabajadores. Es decir, que no haya acuerdos firmados sin su conocimiento o sin haber sido consultados.

1.- Aviso a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS):

• Crear un usuario en la plataforma oficial del proceso de legitimación
• Registrar los datos del sindicato, del patrón y del contrato colectivo propuesto
• Indicar si habría presencia de un notario público u otra autoridad como observador
• Imprimir los materiales para la votación
• Entregar a cada trabajador una copia del contrato propuesto

2.- Realización de la consulta con los trabajadores:

• Publicar la convocatoria e informar el lugar, fecha y condiciones de la votación
• Asegurar que cada trabajador se identifique y emita su voto
• Garantizar que el voto sea personal, libre, directo y secreto

3.- Reporte de resultados a la STPS:

• Cargar los resultados en la plataforma digital
• Si la STPS no emitía observaciones en un plazo de 20 días, el contrato quedaba legitimado

En caso de irregularidades, los trabajadores podían presentar quejas individuales o colectivas al correo oficial de la Secretaría

Este mecanismo se implementó como parte de la reforma laboral en México y del compromiso con los estándares internacionales establecidos en el T-MEC. No modificaba el contenido del contrato, pero sí validaba que contaba con el apoyo real de los trabajadores representados por el sindicato.

¿Por qué es relevante legitimar un contrato colectivo de trabajo? 

Legitimar un contrato colectivo sirve para algo muy simple pero clave: que las personas del sindicato sepan qué se acordó con la empresa. No es solo un trámite. Se trata de asegurar que quienes trabajan ahí estén informados, que entiendan qué se negoció en su nombre y cómo eso puede afectar, para bien o para mal, sus condiciones de trabajo.

Además, la legitimación les da certeza, les permite tomar decisiones con más claridad sobre su vida profesional y reduce el riesgo de conflictos por falta de información. Para la empresa y el sindicato, también representa una forma de protegerse ante posibles quejas o desacuerdos.

Este proceso fue parte de la reforma laboral de 2019, promovida por la STPS. Se dio un plazo de cuatro años para regularizar todos los contratos colectivos vigentes. El límite fue el 2 de mayo de 2023. Quienes no realizaron la legitimación a tiempo, perdieron la validez del contrato y pueden enfrentar sanciones o revisiones por parte de la autoridad.

Impacto de la legitimación en la empresa y en RRHH

La legitimación de contratos colectivos no fue solo un trámite sindical. Para las empresas, especialmente desde el área de Recursos Humanos, el proceso trajo ajustes importantes en la forma de gestionar al talento. Uno de los principales retos fue alinear lo que estaba escrito en el contrato colectivo con lo que realmente ocurría en el día a día. Si había diferencias entre la práctica y el papel, era necesario corregirlas antes de someter el contrato a votación.

Otro aspecto clave fue la comunicación interna. El éxito del proceso dependía en gran parte de que las y los trabajadores entendieran qué estaban votando, por qué era importante y cómo les impactaba directamente. Preparar información clara, confiable y en lenguaje sencillo fue parte del trabajo previo. Esto ayudó no solo a que el proceso se desarrollara sin conflictos, sino también a reforzar la confianza en la empresa y en sus canales de diálogo.

Desde RRHH también fue necesario revisar que las políticas internas, los beneficios ofrecidos y las condiciones laborales reflejaran lo establecido en el contrato colectivo vigente. Cualquier diferencia podía generar desconfianza, dudas o incluso invalidar el proceso de legitimación. Por eso, además del cumplimiento formal, este momento obligó a muchas empresas a poner en orden su relación con el sindicato y con su propio equipo.

Preguntas frecuentes

¿Qué papel juega el desempeño laboral en los contratos colectivos?

El desempeño como tal no suele venir escrito en el contrato colectivo. Pero sí se nota su impacto en ciertas partes, como los bonos ligados a productividad o en los procesos de promoción interna. Por eso, desde RRHH es importante llevar bien documentadas las evaluaciones, y que lo que se haga esté alineado con lo que se acordó con el sindicato. Si no se cuida esa parte, pueden aparecer diferencias, y eso genera molestias en el equipo.

¿La capacitación debe incluirse dentro de lo establecido en un contrato colectivo?

Sí, y de hecho, en muchos casos ya viene incluida como una responsabilidad que comparten la empresa y el sindicato. Aunque por ley es el patrón quien debe ofrecer oportunidades de desarrollo, dejarlo por escrito en el contrato colectivo ayuda a que no quede solo como una intención. Eso permite asegurar que las personas tengan acceso real a programas de formación, ya sean internos o externos, y que la capacitación se vea como parte del crecimiento del negocio, no como un gasto más.

¿Qué cuidados debe tener RRHH al calcular la nómina de trabajadores sindicalizados?

En el caso de personal cubierto por contrato colectivo, el cálculo de nómina debe considerar lo que se haya pactado más allá de lo que marca la ley. Esto incluye bonos, vacaciones adicionales, días de descanso no oficiales u otros beneficios que pueden variar según el acuerdo con el sindicato. Desde RRHH, es importante tener un software actualizado que contemple esas condiciones específicas y evite errores que puedan derivar en reclamos.

¿El número de seguro social (NSS) debe estar validado antes de una legitimación?

Sí. Aunque no se mencione directamente en el proceso de legitimación, contar con el NSS actualizado de cada trabajador es parte de las buenas prácticas de control. Si hay inconsistencias en la plantilla durante una consulta, pueden surgir cuestionamientos sobre la representatividad o incluso impugnaciones del proceso. Tener la información de seguridad social completa y validada ayuda a evitar observaciones por parte de la autoridad laboral.

¿Qué pasa si un colaborador tiene una incapacidad justo durante una votación para legitimación?

Si un trabajador está de baja por incapacidad, tiene derecho a participar en la votación siempre que pueda presentarse físicamente o bajo los mecanismos que determine la empresa con el sindicato. La ley establece que el voto debe ser personal, libre y secreto, pero no obliga a excluir a quien esté ausente por razones médicas. RRHH debe coordinar con la autoridad laboral para definir cómo garantizar su participación sin vulnerar su condición de salud.

¿Puede una carta finiquito aplicarse en trabajadores bajo contrato colectivo?

Sí, pero con condiciones. Una carta finiquito puede emitirse cuando un trabajador sindicalizado termina su relación con la empresa, siempre y cuando se respeten los derechos establecidos tanto en la Ley Federal del Trabajo como en el contrato colectivo vigente. RRHH debe asegurarse de que los montos reflejen lo pactado, incluyendo prestaciones adicionales o acuerdos específicos, para evitar reclamaciones posteriores.

¿Qué rol tiene el CFDI en los pagos relacionados con contratos colectivos?

El CFDI, o comprobante fiscal digital, debe reflejar correctamente los conceptos de pago que se deriven del contrato colectivo. Si hay bonos, gratificaciones o ajustes por retroactivos, deben estar desglosados de forma clara y alineados con lo reportado al SAT. Esto no solo ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales, sino que también genera transparencia frente a los trabajadores y al sindicato, evitando malentendidos sobre el salario real percibido.