Reporte de incidencias: ¿Cómo? ¿Por qué realizarlo?

Las incidencias laborales son eventos que anteceden pérdidas o daños que podrían causar una lesión o enfermedades en el trabajador. Cuando se permite que el colaborador haga sus tareas en medio de condiciones por debajo del nivel de seguridad adecuado. Aumentan las probabilidades de ocurrir incidentes y accidentes.

Los profesionales de las áreas de gestión, necesitan entender que reportar un incidente marca una gran diferencia en la seguridad, eficiencia y bienestar general de la organización y sus miembros.

Muchas veces en una simple conversación no se consigue la suficiente comunicación para promover el mejoramiento necesario del local. Pero cuando se usa un reporte bien elaborado, las oportunidades aumentan.

Los reportes son conocidos por su seriedad y objetividad, en el área de seguridad del trabajo tienen mucho valor. Porque su posterior análisis le da fuerza a las acciones correctivas y preventivas que cuidarán la vida de cada trabajador.

¿Cómo reportar un incidente?

Pasos para reportar un incidente:

Conversación

Cuando ocurre un incidente en el ambiente laboral, es normal que los colaboradores estén asustados. Con calma, los gestores de seguridad y de gestión humana deben conversar con los testigos y entender exactamente lo que sucedió. Mientras más información se consiga recolectar, será mejor para así analizar la veracidad y concordancia del hecho.

Simulación

A partir de los datos obtenidos, haz una simulación de lo ocurrido. Será por supuesto una reproducción segura, sin ninguna probabilidad de que algo realmente serio suceda. Por ejemplo, colocar un monitor sobre una mesa con todo de la forma en que estaba, y entonces se le solicita a los empleados reproducir el hecho más o menos como ocurrió.

Contextualización

Saber todo lo que estaba pasando en el momento del incidente es importante, ya que al vez se pueda identificar si el problema está relacionado a algún error humano, al defecto en un equipo o por factores externos. No se trata de encontrar culpables, sino de entender el motivo de lo que sucedió.

Finalización

Al final se debe elaborar un reporte completo con todas las informaciones importantes recolectadas de forma ordenada, además de listar los aspectos negativos encontrados y seguidamente elaborar sugerencias de medidas preventivas que se crean convenientes para evitar repetir el incidente. Este reporte puede hacerlo cualquier empleado de la empresa, hasta que llegue a manos del responsable por la seguridad laboral.

Ventajas de reportar incidencias

• Sirve para mostrar lo que se está haciendo equivocadamente en el ambiente de trabajo, como alguna norma omitida o que que el personal no logra entender.
• Muestra las medidas de corrección necesarias para una serie de amenazas a la seguridad que han estado pasando desapercibidas, como máquinas o equipos defectuosos, comportamiento o vestimentas inapropiadas y falta de equipos de seguridad, control y entrenamiento.
• Un buen reporte debe ser organizado y directo, sin caer en maniobras que oculten la verdad, para que el empleador tome de forma inmediata las medidas para la resolución de accidentes futuros.

¿Cómo hacer el reporte físico de incidencias laborales?

Para hacer el reporte de incidencias laborales basta con seguir algunos pasos básicos, que enumeramos a continuación.

Conseguir un formato por cualquier medio

Por ejemplo, en Internet existen muchos modelos para descargar y en la web explican la forma de rellenarlo. Es importante escribir lo más claro posible. Existen datos que no pueden faltar como lo son:

• Día, fecha y hora
• Nombre de la empresa
• Nombre y localización del sector donde ocurrió el evento
• Nombre de los profesionales involucrados
• La tarea que estaba siendo ejecutada
• Así como otros datos que la organización considere necesaria para comparar informaciones.

Mantener el control de otros documentos

Especialmente aquellos que involucren la actividad de los empleados, como la lista de asistencia, hora de llegada, faltas y motivo de la misma, permisos. Así como también el seguimiento de la compra de nuevos equipos, la fecha de reparación y mantenimiento de maquinaria, entre otros.

Identificar si el incidente pudo haber sido previsto o no

Así como describir en el mismo documento los problemas o irregularidades que fueron encontrados en el ambiente analizado. Se puede apoyar este trabajo con fotografías de todos los espacios y muebles dentro del local.

Proponer medidas correctivas

Para que sean adoptadas por cada colaborador, sabiendo que cuanto más detalladas sean las opciones de estas medidas, será mejor.

Realizar un reporte general

Donde se reúnan todas las incidencias de la semana, del mes y del año y si las acciones tomadas para no volver a repetirlas han logrado disminuir los tipos de eventos que guardan algún tipo de relación.

Todos los documentos involucrados deben ir con la firma del responsable por la organización.

Esto demuestra que la empresa está consciente de las incidencias laborales y que existen ítems negativos en los que necesitan trabajar para corregirlos inmediatamente.

Algunas veces los empleadores no quieren aceptar la falta de seguridad en el local, así que los organismos de seguridad industrial podrían reportar la falta que comete la organización e incluso generar multas, así que hacer caso omiso el problema no es la mejor iniciativa.

Muchas veces todos prefieren pasar por alto las cuestiones de seguridad por la estabilidad que la empresa les proporciona, hasta que se ven envueltos en un grave accidente de trabajo, y queda de parte de todos los empleados asumir este riesgo.

Existen muchos métodos para asumir incidencias laborales, No hay problema en implementar otra forma distinta a la que se describió en este artículo, de allí que si se tiene preferencia por otro método en particular, se puede continuar usándolo normalmente o inclusive desenvolver nuevos métodos que atiendan a las necesidades de la empresa.

En suma, lo importante es siempre cumplir con el objetivo de mantener un ambiente de trabajo seguro para todos los funcionarios, especialmente porque las incidencias laborales pueden ocurrir en el momento menos esperado, afectando a todas las áreas de la empresa de forma directa o indirecta. Asimismo, recuerda que Runa ofrece múltiples servicios que te ayudarán en la gestión de los recursos humanos, que puedes conocer a través de nuestro sitio web.

Preguntas frecuentes

¿Por qué es importante considerar el paso de bruto a neto al analizar un incidente?

Cuando ocurre una incidencia, entender todos los factores alrededor es clave. Uno de ellos puede ser el paso de bruto a neto en el salario. Si hay confusión o falta de claridad en cómo se hacen las deducciones, eso puede generar molestia o incluso errores humanos por descontento o baja concentración. Desde la gestión, saber si el colaborador está bien informado sobre lo que cobra realmente, ayuda a entender mejor si la causa del incidente tiene un fondo relacionado con la percepción salarial.

¿Qué rol juega el organigrama en el proceso de reporte de incidencias?

El organigrama es más que una formalidad. En temas de seguridad, define con claridad a quién le toca reportar, quién debe actuar y qué área da seguimiento. Cuando este esquema no está actualizado o es poco conocido, los reportes se retrasan o se pierden responsabilidades en el camino. Esto puede derivar en que una incidencia no se atienda como debe. Desde Recursos Humanos, mantener el organigrama accesible y funcional es parte de garantizar una respuesta rápida ante cualquier situación de riesgo.

¿Una mala evaluación del desempeño puede aumentar los riesgos laborales?

Definitivamente. Cuando no hay seguimiento claro del desempeño, los trabajadores pueden sentirse desorientados o poco valorados. Esto impacta directamente en su nivel de atención y compromiso con las normas de seguridad. Integrar indicadores de desempeño vinculados a prevención de riesgos, puede ser una estrategia útil para reforzar comportamientos seguros. Un colaborador que sabe cómo se mide su desempeño tiende a involucrarse más y reportar problemas antes de que se vuelvan accidentes.

¿Tiene el aguinaldo relación con las incidencias laborales?

 Aunque no está vinculado directamente, el aguinaldo sí puede influir en el clima laboral, sobre todo en épocas de alta presión como diciembre. Si el aguinaldo no se paga correctamente o hay dudas sobre el monto, puede haber tensión y descontento. Y eso, combinado con carga de trabajo o jornadas largas, puede afectar la atención a los protocolos de seguridad. Para las empresas, es fundamental cuidar estos pagos puntualmente y con claridad para evitar conflictos que afecten también la prevención.

¿Qué relación hay entre la PTU y la cultura de seguridad?

 La PTU, al ser un reconocimiento económico al esfuerzo colectivo, influye en cómo los colaboradores perciben la justicia interna. Cuando se entrega de forma clara, justa y en tiempo, refuerza el compromiso con la empresa y sus procesos, incluyendo los de seguridad. Un equipo motivado y que siente que su trabajo se reconoce, tiene más disposición para seguir protocolos y reportar fallas sin miedo. Desde Recursos Humanos, gestionar bien la PTU es también invertir en prevención.

¿Puede la prima vacacional influir en las incidencias laborales?

Sí. La prima vacacional garantiza que los colaboradores descansen con tranquilidad y sin preocupaciones económicas. Cuando esta no se paga correctamente o se limita el uso de vacaciones, se acumula cansancio físico y mental. Y esa fatiga es uno de los factores que más incide en errores o descuidos dentro del trabajo. Promover el uso adecuado de vacaciones y asegurar el pago justo de la prima vacacional también forma parte de una estrategia de seguridad laboral efectiva.

¿Por qué Recursos Humanos debe involucrarse en los reportes de incidencias laborales?

Porque Recursos Humanos es el área que puede conectar los procesos administrativos con el cuidado humano. No se trata solo de aplicar protocolos, sino de generar una cultura donde el reporte no sea visto como queja, sino como una mejora. Además, RRHH es quien puede dar seguimiento a las acciones preventivas y proponer cambios organizacionales que reduzcan riesgos a futuro. Su rol es clave para que cada incidencia se transforme en una oportunidad de mejora real.