Acta administrativa o laboral

La acta administrativa o laboral es un documento de control interno en las empresas que se elabora con la finalidad de señalar, dejar evidencia y/o sancionar hechos en los que el trabajador ha incurrido y que van en contra de la regulación normativa de la empresa como puede ser: la Ley Federal del trabajo, contrato colectivo o individual de trabajo, reglamento interno de trabajo o código de conducta establecidos.

La importancia jurídica que tiene este documento es que puede convertirse en una prueba de hechos, en las juntas de conciliación y arbitraje, en la que se fundamenten acciones legales de la empresa, dado que, los hechos que se señalan en las mismas pueden contener desde simples omisiones a algunas reglas que requieran acciones correctivas simples, hasta daños importantes en la empresa que deriven en la rescisión del contrato del trabajador.

¿Cuáles son los objetivos de un acta administrativa?

1. Señalar y dejar evidencia de las infracciones en las que el trabajador ha incurrido.
2. Detallar los hechos ocurridos, señalando fecha, hora y testigos de quienes presenciaron los hechos.
3. Determinar las sanciones correctivas necesarias, de acuerdo al reglamento interno de trabajo de la empresa o establecer si existen causales que se establecen en el artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo para dar por terminada la relación laboral sin responsabilidad para el patrón (rescisión del contrato individual).

¿Qué debe contener un acta administrativa?

• Detalle del momento en que se levanta: Lugar, fecha, hora y personas que se encuentran reunidas junto con el cargo que ocupan dentro de la empresa.
• Descripción de los hechos, junto con el detalle de la regulación establecida en la empresa en que incurrió la omisión.
• Espacio para que el trabajador, de su versión o réplica.
• Espacio para que alguno(s) de los asistentes añadan comentarios relativos al documento que se suscribe.
• Fecha en que se firma.
• Firma de ratificación de los asistentes y testigos de los hechos (por lo menos dos). Los testigos deben ser compañeros de trabajo que hayan presenciado los hechos.

Valor de un acta administrativa en las juntas de conciliación y arbitraje

Ante la junta de conciliación y arbitraje, de acuerdo con la jurisprudencia número 19 del Apéndice al Semanario Judicial de la Federación 1917-2000, Tomo V, Materia del Trabajo, página 17, de rubro: “ACTAS ADMINISTRATIVAS. EN INVESTIGACIÓN DE FALTAS DE LOS TRABAJADORES. DEBEN SER RATIFICADAS”, las actas administrativas alcanzan un “valor probatorio” o su “perfeccionamiento”, es decir, alcanzan un valor jurídico, cuando son ratificadas por quienes las suscriben. Con esto se da oportunidad a la contraparte de repreguntar a los firmantes y sólo así se alcanza su pleno valor probatorio.

Esto quiere decir que si se ofrece el acta administrativa como un documento probatorio de la rescisión de contrato de un trabajador, su contenido debe ser ratificado ante la junta de conciliación y arbitraje por quienes suscribieron el acta y los testigos, lo cual puede ser desde la confesión expresa del trabajador de los hechos o la ratificación de forma expresa de quienes intervinieron en la misma.

Actas administrativas más comunes

Antes de levantar un acta administrativa debemos revisar si los hechos cometidos por el trabajador quebrantan las siguientes disposiciones legales:

1. Artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo (Causas de rescisión sin responsabilidad para el patrón)
2. Artículo 134 de la Ley Federal del Trabajo (obligaciones de los trabajadores)
3. Artículo 135 de la Ley Federal del Trabajo (prohibiciones de los trabajadores)
4. Contratos colectivo o individual de trabajo.
5. Reglamentos internos de trabajo.
6. Código de conducta.

De lo anterior se desprende que las actas administrativas más comunes son:

• Ausentismos/retardos.
• Desobediencia a órdenes y reglas de seguridad e higiene en la empresa.
• Faltas de probidad u honradez (falta de integridad del trabajador en su trabajo o hurto).
• Acudir al trabajo en estado de ebriedad o bajo el influjo de drogas.
• Violencia y malos tratos en contra del patrón, compañeros o clientes.
• Daños en las instalaciones, seguridad o accidentes derivados de conductas erróneas o descuido por parte del trabajador.
• Abandono de trabajo.

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