Kardex: ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Cómo se hace?

Hoy en día, para cualquier negocio en México, la forma en que manejan sus inventarios puede ser, sin duda, la diferencia entre respirar tranquilo o estar apagando fuegos cada semana, ciertamente.
A propósito, aquí es donde entra en escena el famoso kardex.
Este sistema, que algunos ven solo como un registro más, en realidad se vuelve un aliado clave para que tengas bajo control cada movimiento de mercancía que entra o sale de la empresa.

A continuación, vamos a ver qué es el kardex, para qué sirve en serio (más allá de la teoría), en qué se distingue del inventario clásico, los tipos que existen, cómo se arma y por qué vale la pena integrarlo al día a día de la operación.
La idea es que, esto sirva como un mapa claro para que cualquier CEO o responsable de RRHH fortalezca la operación y cuide la rentabilidad.

¿Qué es el kardex?

El kardex no es más que un sistema bien organizado para llevar el pulso de cada entrada y salida que ocurre en tu almacén, así de sencillo. Sirve para registrar sin rodeos cómo se mueven tus productos, desde que llegan como compras a proveedores hasta que salen por ventas o se pierden por alguna razón, con este registro, se vuelve mucho más simple la toma de decisiones al reponer stock y en qué cantidades, sin andar adivinando.

Lo interesante del kardex es que apunta todo. Cuánta mercancía tenías al inicio, qué cantidad entró, qué cantidad salió y cómo quedó el saldo, también deja espacio para datos como fechas, proveedores o precios, lo que ayuda a tener bien claras las cuentas y hasta a calcular costos con más precisión.

Hoy en día la mayoría de las empresas en México ya no lo llevan en papel, sino que lo tienen integrado en algún software administrativo. Eso hace que el kardex funcione casi como un vigilante silencioso que actualiza todo en tiempo real y reduce las metidas de pata por registros manuales.

¿Para qué sirve el kardex?

Muchos lo ven como un simple registro, sin embargo, el kardex en realidad se convierte en el cerebro del inventario. ¿Por qué? Porque mantiene un registro casi quirúrgico de todas las entradas y salidas de productos. Ya sea por compras a proveedores, devoluciones de clientes o fabricaciones internas, ahí queda todo anotado. De igual forma, lo mismo ocurre con las salidas, ya sea porque vendiste, se extravió o hasta te robaron algo.

Gracias a este nivel de detalle, obtienes un panorama clarito de cuántos productos tienes en tiempo real, en lugar de andar preguntando al encargado del almacén si “cree” que todavía hay cajas suficientes. Con el kardex lo sabes sin lugar a dudas. Por si fuera poco, el kardex no solo te dice el estado actual, sino que también te da datos para tomar decisiones inteligentes que pueden ahorrarte dolores de cabeza y dinero.

Por ejemplo, evitar quedarte sin stock justo del producto estrella que más se vende o, al revés, no atascarte de mercancía que se mueve lento y termina empolvándose en la bodega. Para cualquier empresa en México que quiera administrar bien sus recursos, el kardex termina siendo casi un salvavidas, ayuda a ordenar los movimientos de la mercancía y te pone sobre la mesa datos reales para tomar decisiones estratégicas sin aventar la moneda al aire.

¿Cuál es la diferencia entre kardex e inventario?

A veces pasa que en las juntas alguien usa kardex y inventario como si fueran lo mismo, pero en realidad no son iguales, ni funcionan igual.
Evidentemente, ambos son piezas clave para manejar existencias dentro de cualquier empresa en México, eso sí, solo que cumplen papeles diferentes.

El kardex se parece más a un diario detallado donde se anota cada movimiento que ocurre con los productos: entradas, salidas, saldos, todo queda registrado paso a paso.
Es decir, es como tener el historial clínico completo de cada artículo: cuándo llegó, cuándo salió, por qué cantidad y a qué precio.
Gracias a que se lleva así, puedes rastrear comportamientos, detectar si hay un pico raro de salidas o si de pronto las entradas bajaron porque el proveedor anda quedando mal, o incluso prever faltantes antes de que truene el problema.

El inventario, en cambio, es como tomar una foto instantánea del almacén, es decir, el recuento físico o digital de lo que hay en un momento específico.
Por eso, se hace cada fin de mes, o trimestre, o cuando el auditor lo pide.
Para concluir:

• El inventario te dice qué tienes hoy.

• El kardex te explica por qué tienes eso y cómo llegaste ahí.

Y ciertamente, para RRHH o para la dirección general, entender esa diferencia hace toda la diferencia cuando llega el momento de justificar compras, planificar presupuestos o reportar ante el consejo.

¿Cuáles son los tipos de kardex?

Dependiendo del giro y del tamaño del negocio, hay distintos tipos de kardex que se pueden usar. No es lo mismo manejar un mini almacén de piezas automotrices que una tienda en línea que vende ropa al por mayor. Básicamente, hay tres grandes formas de llevar el kardex, y cada una tiene sus ventajas para calcular el costo de venta y también para analizar los márgenes de ganancia.

Kardex con método promedio ponderado

Este se basa en sacar un precio promedio de lo que tienes en inventario, es como decir: agarro el valor total de mi stock y lo divido entre la cantidad total, así cada producto tiene el mismo costo unitario, aunque hayan llegado en diferentes fechas o con precios distintos. Ideal para cuando los costos de compra no cambian tanto o el negocio necesita mantener un precio estable.

Kardex con PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas) 

Aquí las primeras mercancías que entraron son las primeras que salen; sirve un montón si manejas productos que caducan o que pueden perder calidad con el tiempo, como alimentos o farmacéuticos. También resulta muy útil en temporadas de inflación, porque sacas primero lo que te costó más barato.

Kardex con UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas)

Al revés del anterior, lo que entró al último es lo que vendes primero. Es práctico cuando no hay riesgo de caducidad, en algunos casos, esto ayuda a aumentar el margen de utilidad porque sacas lo más caro primero, aunque también puede complicarte si el SAT decide mirar con lupa el manejo de inventarios.

Cada empresa tiene que decidir cuál le queda mejor según sus productos y sus necesidades contables, y claro, desde RRHH conviene estar al tanto de esto porque muchas veces impacta en los incentivos, en los bonos por rentabilidad o en los reportes que se envían al corporativo.

¿Qué va en kardex?

Piensa en el kardex como un mapa del tesoro de tu inventario, cada dato que anotas es una pista que te lleva directo a entender qué pasa con tus productos, dónde están, cuánto valen y por qué tienes el saldo actual. Para que ese mapa realmente funcione, hay que incluir varios datos clave. Esto es lo que normalmente forma parte del kardex en cualquier empresa mexicana que quiera tener su stock bajo control:

• Folio: Es el identificador único, como la matrícula del producto. Puede ser un número, una combinación de letras o algo que permita localizarlo fácil en el sistema.
• Producto: Aquí se detalla el nombre y las características principales, por ejemplo si es acero inoxidable, color negro o talla chica. Así evitas confundirlo con otro parecido.
• Referencia del producto (SKU): Este código (puede ser un simple código de barras) sirve para rastrear el artículo de manera más técnica y precisa.
• Fecha: Indica el día, mes y año en que se movió el producto, ya sea que entró o salió. Básicamente construyes su historial.
• Detalle: Explica qué tipo de movimiento fue; una compra, una venta, una devolución o incluso un ajuste porque se rompió algo o desapareció.
• Entrada: Aquí anotas:
  • Cantidad: número de unidades que llegaron.
  • Valor unitario: lo que cuesta cada una.
  • Valor total: la multiplicación de lo anterior.

• Salida: Igual que la entrada, pero para cuando se va el producto:
  • Cantidad: unidades que salen.
  • Valor unitario: su costo individual.
  • Valor total: el importe de todas esas salidas.

Con todo esto bien apuntado, tienes un panorama completo. Así si un director, un auditor o el propio dueño pregunta qué pasó con cierta mercancía, no hay que andarse rascando la cabeza. Todo queda ahí, claro y directo.

¿Qué es el kardex de empleado?

Ahora, ojo, porque el término kardex no solo vive en el mundo de los inventarios, también existe el kardex de empleado, que en realidad es como su expediente laboral completo. Funciona como un registro cronológico que documenta todo lo que pasa con ese trabajador dentro de la empresa, desde que firma su contrato de ingreso hasta que eventualmente sale. 

Ahí queda asentado: Cada aumento de salario, cambio de puesto,modificaciones en sus prestaciones, y básicamente cualquier movimiento relevante que impacte en su historia laboral.

En plataformas de nómina como Runa, el kardex del empleado aparece como un historial digital donde puedes consultar desde su fecha de alta en el IMSS hasta los ajustes más recientes que tuvo. Es súper útil en realidad porque evita el típico desorden de andar buscando hojas sueltas o correos viejos para justificar cambios en el sueldo o en la antigüedad.

Para un CEO o director de RRHH en México, tener este kardex bien armado no solo da orden, también protege legalmente a la empresa ante cualquier aclaración o revisión, porque todo queda soportado con fechas y datos duros.

¿Cómo consulto el kardex de un empleado?

Mira, la forma exacta de revisar el kardex de un trabajador depende mucho del software que use cada empresa, no todas operan igual, pero si nos vamos al caso de Runa, que ya varios negocios en México usan, el proceso es bastante directo.

Primero te vas al menú morado del lado izquierdo, ahí donde dice empleados y selecciona lista.

1. 
2. Luego eliges al colaborador que quieres revisar y entras a su ficha. Ahí verás la pestaña que dice “Kardex”, solo hay que darle clic.

Y con eso ya te sale todo el historial, aumentos de sueldo, fechas de alta, cambios en su puesto, cualquier cosa que se haya movido desde que entró. Así de claro. Para RRHH esto es oro, porque ahorra horas buscando papeles o correos viejos, y para dirección general o un CEO, es la forma más rápida de tener el pulso real de lo que pasa con cada persona del equipo.

Ejemplo de kardex

La verdad es que el kardex termina siendo una herramienta indispensable para cualquier negocio que quiera tener bien vigilado su inventario. Te da una foto clara de cuántos artículos tienes en cierto momento, cómo llegaron ahí y cuánto valen.

Para que se entienda mejor, aquí unos ejemplos aterrizados a situaciones que muchos conocen, fíjate cómo quedaría el kardex para una papelería y un taller mecánico:

Kardex para una papelería

Kardex para un taller mecánico

Con esto es mucho más sencillo para un responsable de almacén, el área de finanzas o hasta RRHH. Tener un reporte rápido cuando el jefe pide un corte, así evitas improvisar y reduces el margen de error, porque todo está ahí, negro sobre blanco.

¿Cómo implementar un sistema kardex?

Evidentemente, poner en marcha un sistema kardex bien hecho puede marcar la diferencia entre tener un almacén ordenado o un caos donde nadie sabe ni qué hay guardado. Para muchas empresas en México, esto significa evitar costos innecesarios, reducir el espacio muerto y asegurarse de no fallar al cliente por falta de stock.

¿Pero cómo arrancas con esto? Pues hay varios pasos básicos que vale la pena seguir para que no se quede solo en buenas intenciones:

Elige el kardex adecuado para tu negocio

Si vas empezando, un kardex físico con un cuaderno o una simple hoja de cálculo puede funcionar, pero si ya quieres más control, entonces ve por un kardex valorado con algún sistema PEPS, UEPS o promedio ponderado.

• Primero, define tu método de valuación.
  Elige el que mejor se ajuste a lo que vendes y cómo fluctúan tus precios. De esta forma, te ahorras dolores de cabeza al calcular costos después.
• Luego, establece un sistema de registro.
  Puede ser manual o digital, la clave es que sea fácil de usar y permita tener datos precisos. Nada de sistemas tan complicados que nadie del equipo quiera llenarlos.
• Posteriormente, capacita a tu equipo.
  De nada sirve el mejor sistema si la gente no sabe llenarlo o le da flojera. A fin de cuentas, enseñarles cómo usar el kardex asegura que los registros salgan bien desde el inicio.
• Finalmente, revisa y actualiza periódicamente.
  Establece un calendario para que lo hagas, puede ser semanal o mensual, depende de el volumen que manejes, pero mantenerlo al día es lo que hace que funcione.

Como extra, si tienes un sistema de facturación digital, vale mucho la pena integrarlo al kardex, eso automatiza buena parte del trabajo y reduce errores humanos. Al final del día, el kardex termina siendo más que un simple registro, es casi como un copiloto silencioso que te ayuda a tomar decisiones con datos duros, optimizar los recursos y, por supuesto, mejorar el servicio al cliente.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos del kardex se utilizan para evaluar el desempeño de los empleados de una empresa?

El kardex es como el diario secreto del desempeño. Ahí se apuntan cosas tan básicas pero cruciales como asistencia, puntualidad, productividad y hasta detalles curiosos de ciertas tareas que alguien se aventó sin chistar. Todo eso sirve a recursos humanos para tener un espejo bien claro de cómo anda cada quien.

¿Qué información del kardex es relevante para la auditoría de la CONDUSEF?

Cuando la CONDUSEF llega con lupa en mano, el kardex saca sus mejores galas mostrando registros financieros, transacciones o cualquier movimiento ligado a cuentas que puedan afectar a los usuarios. 

Es como el archivista estrella que prueba que la empresa está cumpliendo y por consiguiente que los derechos de los consumidores están bien cuidados, asimismo si la autoridad hace preguntas, el kardex tiene todo bien apuntado para que no haya titubeos ni sudores fríos.

¿Cómo se utiliza en la gestión de recursos humanos para la evaluación de la remuneración de los empleados?

El kardex es el compinche fiel de recursos humanos porque ahí queda bien claro cuántas horas se trabajaron, qué bonificaciones se ganaron o qué descuentos tocan. Gracias a eso, calcular la remuneración justa no es un volado ni un dolor de cabeza, es como tener una calculadora gigante que guarda cada dato y asegura que el pago salga parejo, sin enredos ni sorpresas que puedan amargarle el día a nadie.

¿Cómo el kardex se relaciona con la cultura organizacional de una empresa?

Un kardex bien manejado habla mucho de la cultura organizacional porque muestra si hay orden o puro relajo, es casi como un espejo que refleja si la empresa valora la transparencia, respeta procesos y toma en serio la responsabilidad. 

Cuando todo está registrado al día, se nota el compromiso con hacer las cosas bien, y eso termina contagiando a todos, al final, el kardex ayuda a sostener esa forma de trabajar que dice quiénes somos como equipo.

¿Cómo el kardex facilita el cumplimiento de la Norma Oficial Mexicana (NOM) 037?

El kardex es como ese archivo todopoderoso que tiene pruebas listas para cuando toque mostrar que se cumple con la NOM 037 sobre seguridad e higiene. Al llevar registros detallados de reportes, condiciones y hasta incidentes, la empresa puede comprobar que sigue las reglas sin tartamudear. Ahora bien, si aparece un inspector con cara de pocos amigos, el kardex le pone todo en bandeja, evitando multas y dejando claro que ahí sí se cuidan tanto a las personas como a las normas.

¿Qué papel juega el kardex en el proceso de liquidación de un trabajador?

Cuando llega la hora de la liquidación, el kardex es el héroe silencioso que saca cuentas sin titubear, con el propósito de revisar cuánto tiempo trabajó la persona, qué vacaciones tiene pendientes, las bonificaciones ganadas y otras prestaciones que forman su paquete final. 

Gracias a eso, recursos humanos no anda adivinando ni inventando cifras, lo que asegura que el pago sea justo, claro y sin pleitos que puedan terminar en dramas de oficina o demandas molestas.

¿Cómo el kardex ayuda en la gestión de prima vacacional y la planificación de recursos durante períodos de ausencia de empleados en una empresa?

El kardex es como el mapa del tesoro para recursos humanos cuando toca organizar quién sale de vacaciones y cómo cubrir esos huecos sin que el barco se hunda. Ahí queda anotada la prima vacacional que ya tomó cada quien, cuántos días faltan y quién está por empacar maletas, con eso, planear se vuelve fácil, se evitan sorpresas de último minuto y la operación sigue viento en popa aunque medio equipo esté en la playa tomando piñas coladas.