Factura digital: ¿Qué es? y ¿Cómo obtenerla?

Desde hace algunos años, es obligatoria la obtención de la factura digital por cualquier empresa. Para no caer en irregularidades, es importante que como patrón, tengas el conocimiento correcto y adecuado sobre las facturas digitales, específicamente su funcionalidad y los pasos que debes seguir para su emisión.

¿Qué es una factura digital?

La factura digital es un documento en donde se especifican los gastos, servicios y cada uno de los pagos realizados por una empresa. Fueron creadas en sustitución de las facturas convencionales y en papel. Con la intención de tener un registro digital y más actualizado, pero seguir brindando la misma legalidad y autenticidad a las empresas.

Ventajas de las facturas digitales

Precisamente, es gracias a su estructura digital que las mismas pueden almacenarse sin ocupar un espacio físico, y a su vez, facilita el traspaso de las facturas digitales a cualquier ente que lo requiera: sencillamente, puede hacerse mediante medios electrónicos o digitales. Es imprescindible la firma electrónica en las facturas digitales, de cualquier otra manera, la misma no tiene validez.

¿Cuál es la institución encargada de tramitar mi factura digital?

Todos los requisitos, gestiones y pasos están mediados por el Sistema de Administración Tributaria (SAT). Y la mayoría de los trámites que debes realizar requieren de la entrada a su portal y página web: sat.gob.mx

Pasos para obtener mi factura digital

Para obtener tu factura digital y comenzar a digitalizar todos los gastos de tu empresa debes seguir ciertos pasos y conseguir distintas certificaciones que te darán el aval necesario para comenzar a facturar electrónicamente. Todo el proceso consta de seis pasos que pueden tornarse largos y tediosos, pero con la paciencia necesaria, en poco tiempo, tu negocio contará con todo lo necesario para emitir la factura digital.

Solicitar la contraseña:

Luego de tu registro en la página del SAT es necesario que llenes la solicitud para una contraseña dentro del portal, pues la necesitarás para realizar los trámites siguientes.

Obtención de la firma electrónica (FIEL):

Solicitar y tramitar la firma electrónica que te ayudará a dar validez a cada una de tus facturas digitales. Además, le dará un peso legal y auténtico a cada una de ellas. De esta manera, se puede verificar que no ha sido modificada por otra persona. Con la obtención de la firma electrónica, provienen dos llaves: una pública y una privada. Sus nombres hacen alusiones a las funciones que cada una de ellas posee.

La llave privada es una propiedad única de la empresa y sólo tú, como patrón, tienes derecho a cifrar datos con ella. La llave pública, sirve para que otros usuarios puedan descifrar datos que sean de su utilidad. Para obtener la firma electrónica, debe acudir y descargar el programa solcedi, disponible en la página del SAT. De esa manera, obtendrá la llave privada. Luego, debes solicitar una cita en cualquiera de los 52 módulos del SAT, en donde se encargarán de verificar y dar validez a su FIEL. Para el día de su cita, debe llevar distintos recaudos que varían de acuerdo a si se ha registrado como una persona física o persona moral.

Solicitud del Certificado de Sello Digital (CSD):

Aunque son dos cosas completamente distintas, el Certificado de Sello Digital (CSD) funciona de la misma manera que la firma electrónica y al realizar el debido registro, se arroja una llave pública, una llave privada y una contraseña. El CSD y la FIEL se utilizan para fines completamente distintos, sin embargo, es necesario poseer la firma electrónica para tramitar el CSD. El Certificado de Sello Digital sólo puede ser utilizado para el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), con la intención de aportar información sobre el origen de la emisión del CFDI, además de la autenticidad y confidencialidad. A resumidas cuentas, es otro sello que deben llevar todas las facturas digitales.

Afiliación del CSD:

Una vez hayas recibido toda la información del CSD, registra los datos más básicos de tu empresa. Por ejemplo, la razón social, el nombre, el régimen fiscal, el correo electrónico, la localidad, dirección, ciudad, estado, entre otros datos. Luego de esto, recibirás un correo electrónico con los datos de acceso a la página. Específicamente, te enviarán un usuario y una contraseña para entrar.

Carga del CSD:

Con los datos enviados en el paso anterior, ahora debes acceder al portal y con unos sencillos pasos ya podrá disfrutar completamente de tus CSD. En la página existe un panel sencillo que te dirigirá a realizar la carga de tu Comprobante de Sello Digital. Si tienes distintas empresas, consecuentemente, tendrás varios CDS y deberás realizar la carga uno por uno. Sin embargo, con tan solo hacer clic en unas opciones, todo será sencillo.

Obtención de los sellos digitales:

Sin la inclusión de este paso, ya puedes imprimir tus facturas digitales sin ningún problema, enviarlas y de alguna manera, tendrán un soporte legal, pero no completo. Siempre, es de carácter obligatorio el sello en las facturas digitales. Por lo tanto, debes realizar este paso y completar todo lo necesario para la factura electrónica.

A pesar de que todo lo anterior había tenido un carácter completamente gratuito, los sellos digitales tienen un costo para todas las empresas. Sin embargo, hay varios planes entre los que puedes escoger para asegurarte de seleccionar el que más le convenga a los ingresos de tu compañía.

Preguntas frecuentes

¿Cómo influye la capacitación en el proceso de emisión de facturas digitales?

La capacitación es clave para que el equipo entienda cómo funcionan la FIEL, el CSD y cada paso del proceso de facturación digital. Cuando el personal domina estas herramientas, se reducen errores, se agiliza la emisión del CFDI y se mantiene la empresa en cumplimiento ante el SAT.

¿El desempeño laboral del área administrativa afecta la gestión de mis CFDI?

Sí. Un buen desempeño laboral en áreas como contabilidad y administración permite que las facturas digitales se generen a tiempo, con datos correctos y sin retrasos. Cuando estos equipos trabajan con orden y claridad, también se evitan errores que podrían invalidar un CFDI.

¿Qué relación tiene RENAPO con la factura digital?

El RENAPO administra datos oficiales como la CURP, y esta información debe coincidir exactamente con la que se registra en el SAT. Si un dato de identificación no coincide, es posible que la factura digital se rechace o aparezcan inconsistencias al generar un CFDI.

¿Por qué es importante considerar los días festivos al programar la emisión de facturas?

Los días festivos impactan el flujo de trabajo del SAT y las empresas, lo que puede retrasar trámites como la obtención o validación del CSD. Si una empresa depende de facturas para liberar pagos o reportes, es importante anticiparse para evitar atrasos.

¿El IMSS y el NSS intervienen en algo relacionado con la factura digital?

Aunque el IMSS y el NSS no participan directamente en la creación de una factura, su información sí se cruza en procesos empresariales que requieren coherencia fiscal. Mantener actualizados los datos del trabajador ayuda a evitar inconsistencias que pueden complicar trámites posteriores vinculados al SAT.

¿Cómo afecta la indemnización o una rescisión laboral a las facturas digitales?

Cuando ocurre una rescisión o indemnización, la empresa debe emitir correctamente el CFDI correspondiente al finiquito o liquidación. Si los datos fiscales no están actualizados, el timbrado puede fallar, por lo que es importante tener todo en orden antes de generar el comprobante.

¿Qué relación existe entre el salario mínimo y la factura digital?

El salario mínimo no determina cómo se genera una factura, pero sí influye en cálculos contables que deben coincidir con lo reportado ante el SAT. Si la información económica registrada en los CFDI no refleja la realidad salarial, pueden presentarse inconsistencias fiscales.