¿Qué es el outsourcing en México?

El outsourcing es el proceso mediante el cual una empresa  se da la tarea de identificar un proceso en el que se puede incrementar la productividad y optimizar, pero para lograrlo se desea involucrar a terceros que se subcontratan y serán los encargados de llevar a cabo la tarea o actividad. 

El equipo subcontratado es un equipo especializado y todas las funciones que le son delegadas por la empresa en su mayoría tienen la finalidad de aumentar la producción, obtener acceso a tecnología de punta o también disminuir los costos dentro de la organización. 

Las tareas que realizan pueden ir desde el mantenimiento de las instalaciones, equipo, administración o procesos como la búsqueda de talento humano y contrataciones, entre otros. 

En México la terciarización de la nómina se puede dividir en: 

• Outsourcing
• Maquila de nómina. 

¿Cómo funciona el outsourcing y cuáles son los principales sectores que subcontratan?

Ya hemos hablado un poco acerca de cómo funciona esta subcontratación de servicios. Sin embargo, el outsourcing puede funcionar de diversas formas y esto depende del tipo de outsourcing que se lleve a cabo. Ya sea desde la manufacturación a costos reducidos como lo que hacen algunas de las grandes empresas con diversos artículos como ropa, calzado, etc.

O desde el punto de vista tecnológico, en donde los desarrolladores de programas o profesionales en la computación son altamente solicitados y la mayoría pueden ser del extranjero los cuales son contratados a través de agencias de reclutamiento. 

El outsourcing ayuda a empresarios y emprendedores a mejorar sus procesos, aumentar la rentabilidad, mejorar la productividad y desarrollo tecnológico, mediante la delegación de responsabilidades a personal calificado. 

Los especialistas recomiendan que la mejor práctica es utilizar los servicios del outsourcing sólo durante períodos de prueba. Esta acción sirve de filtro entre el personal que busca una planta y quienes renuncian a corto plazo.

¿Cuáles son las normas y legislaciones que regulan el outsourcing en México?

De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo (LFT), en el artículo 15 A y B para regular el uso de servicios de outsourcing, se debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Las empresas tienen prohibido subcontratar al 100% de sus empleados, esto implica que la contratación de servicios sólo será en casos particulares. Esta medida está pensada para reducir la subcontratación interna (creación de entidades fantasmas para evadir impuestos).
• Toda subcontratación deberá justificarse. De acuerdo con la LFT, la tercerización sólo es legal para contratar personal especializado. Aunque el término es ambiguo, se refiere a cuando la empresa requiere procesos específicos de reclutamiento (como el de personal de intendencia u operativo). No obstante, el artículo es bastante permisivo, ya que cualquier trabajador está “especializado”.
• No podrás tener a dos empleados con el mismo cargo en diferentes modelos de contratación; es decir, a un mensajero mediante outsourcing y a otro por contrato directo (lo mismo aplica al tema “honorarios/nomina”).

Si se incumplen los puntos anteriores, la empresa que solicitó los servicios del outsourcing será considerada como patrón con todas las obligaciones que implica (una medida que antes no existía). Y si se utiliza el modelo para reducir los derechos laborales, el contratante será acreedor a una multa.

¿Cuáles son los riesgos de gestionar tu nómina a través de outsourcing?

En algunas empresas este tipo de práctica no suele estar bien fundamentada por lo que está sujeta a numerosas revisiones por parte de la autoridad, más bien conocidas como auditorías.

Las auditorías suelen ser procesos largos en los que se debe de entregar documentación confidencial de la empresa a las dependencias que lo requieran, sin mencionar que en el caso de no atender los requerimientos las empresas se encuentran con problemas legales, multas, actualizaciones e incluso caer en el esquema de operaciones simuladas.

¿Cuáles son los tipos de outsourcing que existen? 

Existen diversos tipos de outsourcing, aquí te contamos de qué trata cada uno de ellos: 

Outsourcing Táctico – Este tipo de subcontratación se realiza cuando la empresa requiere externalizar una función que no es primordial, usualmente se implementa debido a la necesidad de reducir los costos. 

Outsourcing Estratégico – Busca establecer una relación estable con la empresa a la cual se le ha delegado una responsabilidad, es decir crear una alianza estratégica de acuerdo a la codependencia entre las organizaciones.  Generalmente son buscadas para mejorar la calidad en algún servicio o aumentar la capacidad de la empresa. 

Co-Sourcing – Este tipo de outsourcing se da cuando la empresa que delega la función y la que presta el servicio comparten las responsabilidades y en algunos casos también los riesgos que representa la prestación de los servicios. 

In-house – Se da cuando los servicios solicitados se realizan dentro de la empresa solicitante. 

Offshoring – Es uno de los más populares y su alcance es mundial, usualmente se practica cuando se busca manufacturar productos a bajo costo,  puede llamarse también como deslocalización este ocurre cuando los servicios solicitados se hacen a una organización que se encuentra en el extranjero y ofrece menores costos en relación al país desde donde se encuentra el solicitante. 

Off-site – Se da cuando los servicios son realizados en las instalaciones de la empresa que ha sido subcontratada. 

¿Cuáles son los beneficios y riesgos del outsourcing? 

Algunos de los beneficios de la contratación por outsourcing son:  

• Reducción de costos en inversión de equipo
• Fortalece los procesos dentro de la empresa 
• Favorece la construcción de relaciones corporativas y comerciales 
• Acercamiento y familiarización con las nuevas tecnologías 
• Innovación en la empresa 
• Disponibilidad de recursos tecnológicos 
• Ahorro en la capacitación del personal 
• Reducción de gastos fijos 
• Optimización en tiempos de producción, calidad  y entrega
• Mayor desarrollo organizacional 

Si bien, acabamos de comentar los beneficios del outsourcing, también es necesario conocer los riesgos que puede traer a tu empresa:  

• Dependencia de terceros, respecto a innovación o recursos tecnológicos
• Dependencia absoluta en los procesos de manufactura, maquinaria  y equipo 
• Reducción del control en cuanto a procesos y calidad 
• Riesgo de problemas o retrasos en caso de que el proveedor no cumpla con lo estipulado
• Si no se establece una exclusividad, se corre el riesgo de que la competencia te robe el proveedor o talento humano adquirido.

¿Cómo verificar que el outsourcing cumple con sus responsabilidades?

Desde enero de 2018, los contratantes tienen una nueva herramienta: la consulta de las actividades del contratista.

Se puede consultar el estado de la subcontratación de empleados ingresando a la opción Autorización del contratista para la consulta de CFDI y declaraciones en la página del SAT. Esto facilita el monitoreo del cumplimiento de los contratistas.

Antes de recurrir a los servicios de un outsourcing, es importante que verifiques que se trate de un negocio formal (por ejemplo, que tenga un acta constitutiva  o el registro en la AMECH).

Alternativas al outsourcing para gestión de la nómina

Por último, queremos comentarte que para la gestión de la nómina existen otras 2 alternativas además del outsourcing. Consideramos que es importante que conozcas ventajas y desventajas de cada una de ellas, para que decidas cómo gestionaras la nómina en tu empresa. 

A continuación te explicamos un poco sobre cada una de ellas: 

1.  Nómina interna
   La nómina interna conocida también como insourcing implica la creación de un departamento dentro de la empresa y la contratación de profesionales especializados que serán quienes gestionen el pago de la nómina, las cuotas legales e impuestos correspondientes.
2. Maquila de nómina
   Maquila de nómina, administración de nómina, payrolling o procesamiento de nómina es el servicio que te permite contratar a profesionistas especializados en el cálculo de la nómina, la determinación de impuestos y los derivados de ella.La empresa contratada se encarga del cálculo de su nómina, la puntualidad de su elaboración,  la responsabilidad de los cálculos y descuentos de los impuestos.