Descuento sobre la nómina: Errores, pérdidas y averías

En cualquier centro de trabajo pueden presentarse errores o accidentes, incluso con todas las precauciones. Por eso muchas empresas prefieren anticiparse con capacitación, reglas claras y un reglamento interno que explique cómo actuar si hay daños y cuándo aplica un descuento en nómina. Este documento suele firmarse desde el ingreso, justo para evitar confusiones más adelante.

Cuando sucede una avería o un error que genera un costo para la empresa, la Ley Federal del Trabajo contempla la posibilidad de hacer un descuento en el pago del trabajador, siempre bajo reglas muy específicas. El artículo 110 es el que marca estos casos y establece cuándo es válido cubrir un gasto mediante la nómina. A lo largo del artículo te explicaremos cómo opera este tipo de descuento y qué deben tomar en cuenta tanto la empresa como el colaborador para evitar malentendidos

¿Qué es un descuento sobre la nómina?

En la gestión diaria de una empresa, los descuentos de nómina funcionan como deducciones aplicadas directamente al salario del trabajador. Estas pueden deberse a varios motivos previstos por la ley. Desde retenciones por un préstamo que el propio colaborador solicitó, hasta errores en sus funciones o pérdidas materiales ocurridas durante la jornada.

La Ley Federal de Trabajo, en su artículo 110, detalla con precisión en qué casos se permite aplicar este tipo de descuentos. Si se hace una deducción fuera de lo que marca la ley, se considera una falta por parte del empleador, y puede generar consecuencias legales como multas o adeudos.

En otras palabras, los descuentos de nómina deben tener un fundamento legal claro. Si no lo tienen, la empresa se arriesga a enfrentar consecuencias importantes.

Tipos de descuentos que puede tener un empleado

No todos los descuentos de nómina funcionan igual. Algunos son obligatorios, otros se aplican por decisión del propio trabajador, y hay un grupo más sensible: el que depende de lo que ocurra en el día a día del trabajo.

Veamos tres categorías comunes:

• Obligatorios: Retenciones por ISR, IMSS, INFONAVIT
• Voluntarios: Préstamos personales, seguros de vida, fondos de ahorro
• Condicionados: Descuentos por errores, pérdidas o averías ocasionadas por el trabajador

Este último grupo solo puede aplicarse si se cumplen ciertos requisitos legales y administrativos muy específicos. De lo contrario, se considera inválido.

Descuento por errores, pérdidas y averías, ¿cómo funciona?

De acuerdo con el artículo 110 de la LFT, unas de las circunstancias en las únicamente se puede hacer descuentos al salario del empleado es por errores, pérdidas y averías, es decir, cuando en el proceder laboral de un colaborador, se genere una pérdida económica. Sin embargo, existen ciertos requerimientos para que se haga dicho descuento. 

Lo primero que hay que considerar es que no todas las empresas entienden igual qué significa un error, una pérdida o una avería. Esos términos, aunque suenan comunes, pueden tener matices distintos según el tipo de negocio. Por eso, lo ideal es que queden bien explicados desde el principio. Ya sea en el contrato individual de trabajo o en el Reglamento Interno de Trabajo, lo importante es que cada persona lo haya leído y firmado al entrar. Si eso no está por escrito, no hay forma de justificar después un descuento. Por ejemplo, si alguien rompe una máquina pero el reglamento nunca habló de ese tipo de daño, no hay sustento legal para cargarle el costo en la nómina.

Si hay un daño, ¿cuánto se le puede descontar? 

Es importante destacar que todo cobro debe de estar acordado entre el patrón y el empleado, por lo que debe de instaurarse de por medio una acta administrativa que compruebe que el trabajador es responsable del daño y firme de conformidad. O, en el caso de que el trabajador no quiera firmar, se procede a que firmen dos testigos que hayan presenciado la incidencia.

Aquí es fundamental que sepas que lo máximo que se le puede descontar a un empleado es un mes de salario, esto independientemente de si el costo del incidente supera el salario. Por lo tanto, se debe de hacer una negociación con el empleado para definir las parcialidades en las que se le irá descontando. Pues la ley estipula que los descuentos por periodo de nómina no deben ser mayores del 30% del salario que perciba el trabajador. Cabe destacar que ni el descuento, ni las parcialidades deben generar intereses

Supongamos que un empleado descompuso una máquina que no tiene reparación, por lo que reponerla cuesta $10,000 MXN. Sin embargo, el empleado percibe $8,000 MXN mensuales, por lo que en este caso, esa cantidad se toma como el monto total de la deuda. Por lo tanto, lo máximo a descontar por mes serían $2,400 MXN (máximo del 30% del salario). Entonces le corresponderían 3 parcialidades de $2,400 MXN y una de $800 MXN para saldar su deuda.  

¿Cómo manejar estos casos desde RRHH?

Cuando se trata de aplicar descuentos de nómina por este tipo de situaciones, el área de Recursos Humanos cumple un papel clave para asegurar que todo se lleve a cabo con justicia y conforme a lo que establece la ley.

Aquí algunas buenas prácticas para manejarlo correctamente:

• Servir como canal de diálogo entre el trabajador y la empresa
• Promover una cultura de responsabilidad, sin caer en la penalización automática
• Investigar cada caso a fondo antes de tomar decisiones
• Comunicar con claridad, siempre por escrito
• Asegurar la documentación de cada paso, tanto para protección del colaborador como de la empresa

Con estos pasos, RRHH no solo evita conflictos laborales, sino que fortalece la confianza dentro de la organización.

¿Qué aspectos debes considerar? 

A manera de cierre, estos son los elementos que tienes que tomar en cuenta al hacer un descuento sobre la nómina de un empleado: 

• El error, pérdida o avería debe de estar descrito en el contrato o reglamento interno 
• Dicho reglamento debe de estar firmado por tu empleado 
• Antes de realizarse el descuento, el empleado debe de firmar una acta administrativa de conformidad
• El descuento no puede exceder del 30% del del salario del empleado
• La cantidad máxima a descontar no debe sobrepasar el salario mensual del trabajador 

Es importante que conozcas estas reglas de protección al salario del empleado, y los supuestos que hacen válidos los descuentos, para que darse la situación, sepas actuar bajo un marco legal y justo.  

Preguntas frecuentes 

¿Qué implicaciones legales tienen los errores en los descuentos de nómina según el derecho laboral?

Un mal cálculo en los descuentos de nómina no solo genera molestias internas. También puede traer problemas legales para la empresa. De acuerdo con lo que marca el derecho laboral en México, cualquier deducción al salario debe estar bien sustentada, ser clara y reflejarse con exactitud. Si algo se descuenta sin fundamento o con error, la empresa está obligada a corregirlo cuanto antes, porque dejarlo pasar puede derivar en sanciones o reclamos formales.

¿Cuál es el papel de recursos humanos en la corrección de errores en descuentos de nómina?

Cuando hay un error en los descuentos de nómina, el área de recursos humanos tiene que entrar en acción. Lo primero es revisar si la deducción estuvo bien aplicada o si hubo alguna falla. Si algo no cuadra, toca aclararlo y corregirlo. También es importante que se le informe al empleado de forma directa, sin rodeos, para que sepa qué pasó y cómo se va a ajustar. Y claro, actualizar todo en el sistema para que no vuelva a pasar.

¿Qué errores comunes ocurren al calcular el salario bruto y neto en la nómina?

Errores comunes incluyen la omisión de bonificaciones, deducciones incorrectas de impuestos, y fallos al aplicar adecuadamente las deducciones de seguro social y prestaciones. Estos errores pueden resultar en pagos incorrectos tanto en el salario bruto y neto.

¿Qué hacer si hay un error en los descuentos de la caja de ahorros en la nómina?

Si hay un error en los descuentos de la caja de ahorros, se debe notificar al departamento de nómina inmediatamente. El error debe ser investigado y corregido en la siguiente nómina, y se debe ajustar el saldo de la caja de ahorros del empleado afectado.

Si algo no cuadra en los descuentos de la caja de ahorros en la nómina, lo primero es levantar la mano. Ya sea el trabajador o alguien del área, hay que revisarlo cuanto antes. Puede ser un monto duplicado, uno que no correspondía o un ajuste que no se aplicó. El área de nómina tiene que checar bien qué pasó y corregirlo en el siguiente pago. Y ojo, no es solo arreglar el recibo. También hay que dejar el saldo real en la caja de ahorros, tal como debería estar. Sin ese ajuste, el error se arrastra y complica más.

¿Cómo se pueden corregir errores en descuentos de nómina reportados a través de IDSE?

Los errores en descuentos de nómina reportados a través del IMSS Desde su Empresa (IDSE) se corrigen accediendo al sistema y presentando una corrección de movimientos afiliatorios. Es crucial verificar los datos antes de enviarlos y mantener comunicación con el IMSS para asegurar que los cambios se registren correctamente.

¿Qué errores comunes se deben evitar al calcular los descuentos de la remuneración en la nómina?

En temas de remuneración en la nómina, hay ciertos tropiezos que suelen repetirse. A veces se aplican mal las tasas del Impuestos Sobre Nómina, otras se omiten deducciones que por ley deben ir, como el seguro social. También pasa que no se actualizan los montos cuando cambia el salario mínimo, y eso puede complicar todo. No son errores graves si se detectan a tiempo, pero sí pueden traer consecuencias si se acumulan. Lo recomendable es revisar con calma y asegurarse de que todo se esté calculando con datos recientes.

¿Cómo se pueden corregir errores en descuentos de nómina firmados electrónicamente?

Para corregir errores en descuentos de nómina firmados con Efirma, se debe generar un nuevo recibo de nómina que refleje los ajustes necesarios. Este recibo corregido debe ser firmado nuevamente por el empleado y registrado adecuadamente en el sistema de nómina y contabilidad.