Aviso de Privacidad

De conformidad con lo dispuesto en (i) la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025 (la “LFPDPPP”); y (iii) los Lineamientos del Aviso de Privacidad publicados en el Diario Oficial de la Federación, “Runa HR”, S. DE R.L. DE C.V. (“Runa HR”), como Responsable del tratamiento de los datos personales que recaba (salvo por lo previsto en la Sección VIII, en la que actúa como Encargado por cuenta del Cliente), pone a disposición de sus clientes y usuarios de plataformas digitales (cada uno referido como “Titular”) el presente Aviso de Privacidad (el “Aviso”).

Runa HR requiere someter a tratamiento determinados datos personales con el objeto de estar en condiciones de crear perfiles para los clientes interesados, mejorar, personalizar y prestar diversos productos y servicios, configurar cuentas y perfiles de clientes y enviar ofertas promocionales. Runa HR puede obtener estos datos a través de:

• (i) su(s) sitio(s) web y landing page(s) (el “Sitio”)
• (ii) cualquier vínculo, micrositio o acceso directamente relacionado con el Sitio
• (iii) software as a service denominado (la “Plataforma”); y
• (iv) la aplicación móvil Runa Check-In (la “App”).

Runa HR se reserva el derecho de modificar en cualquier momento el contenido del presente Aviso. Cualquier cambio en el Aviso le será informado al Titular a través de una notificación general en el Sitio y/o la Plataforma. La modificación correspondiente entrará en vigor a partir del día siguiente de su publicación. No obstante, los cambios que afecten el tratamiento de datos biométricos o de ubicación se notificarán con anticipación y cualquier nueva finalidad requerirá un nuevo consentimiento.

I. Identidad y domicilio de Runa HR

Runa HR es una sociedad mercantil debidamente constituida de conformidad con la legislación mexicana.
El domicilio de Runa HR se ubica en Jaime Balmes 11, Torre A, Piso 1, Oficina 10, Polanco Sección I, Miguel Hidalgo, CDMX, 11510

II. Datos personales sujetos a tratamiento

Los datos del Titular que Runa HR tratará:

• a) Nombre, género, fecha de nacimiento, número de seguridad social, registro federal de contribuyentes (“RFC”), número telefónico y correo electrónico
• b) Información de la cuenta bancaria del Titular
• c) Únicamente cuando el Cliente active Runa Check-In: la plantilla facial (dato personal sensible), la fotografía de cada registro y la ubicación al momento del registro, descritas en la Sección VIII.

El Titular reconoce que los Datos Personales antes mencionados podrán almacenarse utilizando almacenamiento en la nube. En su caso, Runa HR se asegurará de que el proveedor correspondiente cumpla con las disposiciones del Reglamento de la LFPD.

Salvo lo previsto en la Sección VIII (Runa Check-In), Runa HR no recaba datos personales sensibles. Cuando un Cliente active Runa Check-In, los datos biométricos y de ubicación descritos en esa sección se tratarán únicamente con el consentimiento expreso del Titular.

III. Finalidades del tratamiento

Los Datos Personales tratados por Runa HR serán utilizados para llevar a cabo las siguientes finalidades:

1. Finalidades primarias:

• Identificar al Titular;
• Mejorar, personalizar y prestar diversos productos y servicios al Titular;
• Configurar la cuenta del Titular.
• Para colaboradores que usan Runa Check-In: registrar y verificar su asistencia (ver Sección VIII).

2. Finalidades secundarias:

• Facilitar capacitaciones y -en general- contenido de interés o utilidad para los Titulares; y
• Utilizar los Datos Personales para fines mercadotécnicos, publicitarios o prospección comercial.

Los datos biométricos, las fotografías de registro y los datos de ubicación de Runa Check-In no se utilizan para finalidades secundarias.

El Titular podrá manifestar su negativa al tratamiento de sus datos con las finalidades secundarias, a través del envío de un correo electrónico en dicho sentido a info@runahr.com  el cual deberá contener su información de contacto y cualquier otra información que permita dar respuesta a dicho informe, absteniéndose de proporcionar información confidencial de la que no sea Titular o de la que no tenga autorización para transferir.

IV. Consentimiento del Titular

El Titular manifiesta que:

• El presente Aviso le ha sido dado a conocer por parte de Runa HR;
• Ha leído, entendido y acordado los términos dispuestos en el presente Aviso, por lo que otorga su consentimiento respecto del tratamiento de sus Datos Personales, específicamente respecto de la finalidad relacionada con la transferencia de sus datos, y;
• El uso del Sitio y/o de la Plataforma constituye confirmaciones tácitas de su consentimiento a lo dispuesto en el presente Aviso. El Titular deberá abstenerse de continuar utilizando el Sitio y/o la Plataforma en caso de que no consienta con las disposiciones establecidas en el presente Aviso. Lo anterior no aplica al tratamiento de datos personales sensibles (reconocimiento facial) de Runa Check-In, que no se entiende consentido por el solo uso de la Plataforma, sino que se otorga de forma expresa dentro de la App, antes del primer registro, conforme a la Sección VIII.

Runa HR asume que la información proporcionada por el Titular le pertenece a este último. En caso de que no sea así, el Titular deberá informar dicha circunstancia inmediatamente a Runa HR, a través del envío de un correo electrónico a info@runahr.com el cual deberá contener su información de contacto y cualquier otra información que permita dar respuesta a dicho informe, absteniéndose de proporcionar información adicional de la que no sea Titular o de la que no tenga autorización para transferir.

El Titular podrá revocar el consentimiento antes referido en todo momento. Para revocar el consentimiento proporcionado, el Titular deberá comunicar dicha circunstancia a Runa HR por medio de un correo electrónico enviado a info@runahr.com indicando las causas que lo motivan a comunicar la revocación, así como la información que permita a Runa HR responder y dar seguimiento a dicha revocación.

En caso de que el Titular desee limitar el uso o la divulgación de alguno de sus Datos Personales, podrá en cualquier momento enviar la manifestación de dicha limitación a través de un correo electrónico dirigido a info@runahr.com en el cual incluirá los Datos Personales cuyo tratamiento desea limitar, los motivos por los cuales desea limitarlos, así como la información que permita a Runa HR dar seguimiento a dicha solicitud. En caso de ser procedente la solicitud del Titular, Runa HR registrará al Titular en la lista de exclusión que tendrá elaborada para tal efecto.

V. Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (“ARCO”).

Los Titulares tienen derecho a:

• Conocer qué Datos Personales son tratados por Runa HR y las finalidades de su tratamiento (derecho a acceso);
• Solicitar la corrección de sus Datos Personales en caso de que estén desactualizados, sean inexactos o estén incompletos (derecho de rectificación);
• Que sus Datos Personales sean eliminados de los registros o bases de datos de Runa HR cuando consideren que no están siendo utilizados adecuadamente (derecho de cancelación); y
• Oponerse al uso de sus Datos Personales para fines específicos (derecho a oposición) (en su conjunto, los derechos “ARCO”)

Los derechos ARCO pueden ser ejercidos en cualquier momento a través del envío de un correo electrónico dirigido a info@runahr.com la solicitud de cualquiera de los derechos ARCO deberá ir acompañada de lo siguiente:

• El nombre del Titular y/o su domicilio o correo electrónico, a efecto de que Runa HR pueda comunicarle la respuesta a su solicitud;
• Los documentos que acrediten la identidad o, en su caso, la representación legal del Titular;
• La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los que se busca ejercer alguno de los derechos ARCO;
• Los motivos que fundamentan o justifican el ejercicio del derecho ARCO correspondiente;
• El formato o el medio en el que desea que Runa HR dé respuesta a su solicitud, cuando resulte aplicable;
• Cualquier otro elemento o documento que facilite el seguimiento a la solicitud del Titular.

VI. Uso de cookies, web beacons o tecnologías similares o análogas.

Runa HR podrá utilizar cookies, web beacons y u otras tecnologías para monitorear su comportamiento como usuario de internet, con la finalidad de brindarle un mejor servicio y experiencia de usuario al navegar en el Sitio y/o la Plataforma, así como ofrecerle nuevos productos basados en su preferencia. Los Datos Personales que Runa HR obtiene de estas tecnologías de rastreo son particularmente los siguientes: horario de navegación, tiempo de navegación, secciones consultadas y páginas de internet accedidas previamente, dirección IP de origen, navegador utilizado, sistema operativo, siendo posible monitorear su comportamiento como usuario de los servicios de internet. Runa Check-In no utiliza cookies ni tecnologías de rastreo con fines publicitarios.

VII. Integración con calendarios de terceros

En caso de que el Titular opte por utilizar la funcionalidad de integración con calendarios puesta a disposición en la Plataforma, Runa HR solicitará Datos Personales adicionales provenientes de la cuenta de calendario del Titular administrada por un tercero — específicamente, Google o Microsoft — y tratará dichos datos en los términos del presente apartado.

Activación de la funcionalidad de integración con calendarios. La funcionalidad de integración con calendarios es de adhesión voluntaria en dos niveles: el Administrador de Cuenta del Cliente deberá primero habilitarla para la organización del Cliente, y el Titular deberá posteriormente autorizar la conexión de su cuenta de calendario de Google o Microsoft a través del flujo de consentimiento OAuth operado por Google o Microsoft. El Titular no está obligado a utilizar esta funcionalidad para poder utilizar la Plataforma.

Datos obtenidos de Google y Microsoft. Al momento en que el Titular autoriza la conexión, Runa HR obtiene y almacena, de manera cifrada, las credenciales de acceso (tokens de OAuth) necesarias para interactuar con el calendario del Titular en su nombre. Mediante dichas credenciales, Runa HR podrá:

• Leer, crear, actualizar y eliminar eventos de ausencia en el calendario principal del Titular que correspondan a solicitudes de ausencia aprobadas en la Plataforma;
• Obtener la lista de calendarios asociados a la cuenta del Titular, con el único fin de identificar el calendario principal sobre el cual operar;
• Obtener la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta de Google o Microsoft del Titular, a efecto de vincular la conexión con la cuenta correspondiente de la Plataforma.

Los ámbitos específicos de OAuth solicitados a cada proveedor son:

• Google: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendars.readonly, y https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email.
• Microsoft: Calendars.ReadWrite y User.Read.

Limitación de finalidad. Los datos de calendario obtenidos de Google o Microsoft serán utilizados exclusivamente con la finalidad de sincronizar eventos de ausencia con solicitudes de ausencia aprobadas en la Plataforma. Runa HR no:

• Leerá, accederá ni almacenará el contenido de eventos de calendario distintos a los creados por la propia Runa HR para reflejar solicitudes de ausencia;
• Utilizará los datos de calendario con fines publicitarios, mercadotécnicos, de prospección comercial, de perfilamiento, ni para el entrenamiento de modelos de inteligencia artificial generativa;
• Transferirá los datos de calendario a terceros distintos de Google o Microsoft, salvo lo estrictamente necesario para operar la funcionalidad.

El uso y la transferencia por parte de Runa HR a cualquier otra aplicación de la información recibida de las APIs de Google se apegará a la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google, incluyendo los requisitos de Uso Limitado ("Limited Use").

Almacenamiento y conservación. Las credenciales de acceso OAuth para Google y Microsoft se almacenan de manera cifrada mediante cifrado de sobre (envelope encryption). Los eventos de calendario creados por Runa HR en el calendario del Titular continúan existiendo en el servicio de calendario de terceros después de que Runa HR los crea, sujeto a las políticas de conservación propias de Google o Microsoft. Dentro de la Plataforma, Runa HR conserva únicamente los metadatos mínimos necesarios para relacionar cada solicitud de ausencia con el evento de calendario correspondiente (por ejemplo, el identificador del evento asignado por Google o Microsoft).

Revocación y eliminación. El Titular podrá desconectar su calendario en cualquier momento desde la sección de Configuración de Cuenta de la Plataforma, en cuyo caso Runa HR eliminará las credenciales de acceso almacenadas. El administrador de cuenta del Cliente podrá deshabilitar la funcionalidad de integración con calendarios para toda la organización en cualquier momento, en cuyo caso dejará de realizarse cualquier sincronización para los Titulares asociados a dicha organización. Las credenciales de acceso también se eliminarán al momento de la terminación del contrato del Cliente con Runa HR. El Titular podrá adicionalmente revocar el acceso de Runa HR a su calendario directamente desde la página de seguridad de su cuenta de Google o Microsoft en cualquier momento, de forma independiente de la Plataforma.

Responsables de terceros. Google y Microsoft son responsables independientes de los Datos Personales contenidos en la cuenta de calendario del Titular. El tratamiento de los datos de calendario por parte de Runa HR se limita a lo descrito en este apartado; cualquier otro tratamiento del calendario del Titular por parte de Google o Microsoft se rige por las políticas de privacidad de dichos proveedores, y no por el presente Aviso.

VIII. Runa Check-In: reconocimiento facial y ubicación

Qué es y roles. Runa Check-In (la “App”) es la aplicación móvil con la que los colaboradores de las empresas clientes de Runa (cada una, un “Cliente”) registran su entrada, pausas y salida. El Cliente decide si activa la App y es el responsable de los datos de sus colaboradores; Runa HR los trata por cuenta del Cliente como encargado, conforme al Términos de Servicio, y no los usa para fines propios.

Datos que se tratan. (a) Plantilla facial (dato personal sensible): representación matemática generada a partir del rostro del Titular al enrolarse; no es una fotografía. (b) Fotografía de registro: en cada registro se toma una fotografía que se conserva como evidencia de asistencia. (c) Ubicación: la ubicación del dispositivo al momento del registro y si el Titular se encuentra dentro del sitio de trabajo autorizado. (d) Fecha, hora, tipo de registro y dispositivo.

Reconocimiento facial. Runa HR utiliza reconocimiento facial para confirmar que quien registra la asistencia es el Titular enrolado. La comparación se realiza en el dispositivo del Titular o en el kiosko. Adicionalmente, al enrolarse, Runa HR verifica que el mismo rostro no esté ya enrolado en otra cuenta del mismo Cliente; esta verificación es automatizada, se realiza en memoria y no se registra en bitácoras.

Consentimiento. El reconocimiento facial y la ubicación se activan únicamente después de que el Titular otorgue su consentimiento expreso dentro de la App, de manera separada del presente Aviso. El uso de la Plataforma no constituye consentimiento para este tratamiento. Sin consentimiento vigente no es posible usar estas funciones, y su empleador le indicará el método alterno de registro. El Titular podrá revocar su consentimiento en cualquier momento desde las configuraciones en la App o en info@runahr.com; la revocación no afecta registros anteriores.

Ubicación. La ubicación se obtiene únicamente mientras se usa la App y al momento del registro. La App muestra al Titular la ubicación que se registrará antes de confirmar. No existe seguimiento de ubicación en segundo plano ni continuo.

Limitación de finalidad. Estos datos se utilizan exclusivamente para registrar y verificar la asistencia y servir como evidencia en aclaraciones o controversias laborales del Cliente. Runa HR no los utilizará con fines publicitarios, mercadotécnicos, de prospección comercial, de perfilamiento, ni para el entrenamiento de modelos de inteligencia artificial, y no los compartirá con otros clientes ni con terceros distintos de los proveedores de infraestructura que actúen como encargados, estrictamente para operar el servicio.

Seguridad. La plantilla facial se almacena cifrada y no puede consultarse mediante ninguna interfaz. Los registros hechos sin conexión se guardan en el almacén seguro del sistema operativo del dispositivo hasta su envío. El acceso está limitado por roles.

Almacenamiento y conservación. La plantilla facial se elimina al dar de baja al colaborador y al revocar el consentimiento. Las fotografías de registro y los registros de asistencia se conservan durante la relación laboral y durante 6 meses posterior a su terminación, plazo asociado a las obligaciones de conservación del Cliente; después se eliminan o anonimizan.

Derechos. El Titular podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y revocación en info@runahr.com, o a través de su empleador.