INM: ¿Cómo obtener la constancia de inscripción del empleador?

Cuando una empresa en México quiere contratar a alguien del extranjero, no basta con tener el puesto listo ni el contrato impreso. Primero hay que pasar por el Instituto Nacional de Migración (INM), que es quien manda en todo lo relacionado con la entrada y salida de personas extranjeras en el país.

Y aquí es donde entra un punto clave, la constancia de inscripción del empleador. Ese documento es lo que le da permiso legal a la empresa para poder pedir visas de trabajo para su personal extranjero. Sin esa constancia, ningún trámite camina, es lo primero que se tiene que gestionar para avanzar.

¿Qué es el registro de empleador en el INM?

Si una empresa en México quiere contratar personal extranjero, lo primero que tiene que hacer —y sin saltarse pasos— es registrarse ante el Instituto Nacional de Migración (INM). No es opcional, es obligatorio.

¿Y para qué sirve este registro? Básicamente, para que el INM sepa quién está contratando talento internacional y pueda dar seguimiento conforme a la ley. Al hacer el trámite, la empresa entrega varios datos importantes: su constancia de situación fiscal, el giro del negocio, y la información de los empleados extranjeros que piensa contratar.

Todo eso se integra en un solo documento, la constancia de inscripción del empleador y ese papel es el que valida que la empresa está formalmente registrada y ya puede empezar con los trámites de visa.

¿Qué es la constancia de inscripción del empleador?

La constancia de inscripción del empleador es el papel que dice “esta empresa está en regla para contratar talento extranjero”. Es un documento oficial que entrega el Instituto Nacional de Migración (INM) una vez que la empresa termina su registro como empleador.

¿Para qué sirve? Para todo lo que viene después, solicitar visas de trabajo, permisos de residencia temporal y cualquier trámite migratorio relacionado con empleados extranjeros. Sin esta constancia, no se puede avanzar.

El documento incluye datos importantes como la razón social de la empresa, su domicilio fiscal y quién es el representante legal. Tiene una vigencia determinada, así que hay que estar atentos para renovarla a tiempo y mantener el registro activo ante el INM.

¿Cómo obtengo la Constancia de empleador en el INM?

Para conseguir la constancia de inscripción del empleador, hay que seguir un proceso mixto, parte en línea, parte presencial. Y sí, es un paso clave si la empresa quiere contratar personal extranjero en México cumpliendo con la ley migratoria.

• Primero se hace la solicitud desde el portal del Instituto Nacional de Migración. Ahí se llena el formato, se descarga y se imprime.
• Después, hay que llevarlo en persona a la oficina del INM que le corresponde al domicilio fiscal de la empresa.

Así, el INM puede verificar la información y avanzar con el trámite. Sin este proceso completo, la constancia no se emite y no se puede seguir con la contratación.

¿Cuánto tiempo toma este proceso?

El trámite para conseguir la constancia de inscripción del empleador ante el INM normalmente tarda entre 10 y 20 días hábiles. Eso si todo va bien y el expediente está completo desde el arranque.

Ahora, si falta un solo documento o hay algún error —como actas mal escaneadas, poderes incompletos o firmas electrónicas vencidas—, el proceso se puede ir fácil a 30 días o más. Porque el INM te devuelve el expediente para correcciones y ahí se congela todo hasta que se resuelve.

Ojo, este trámite es obligatorio si tu empresa quiere contratar a personas extranjeras que necesiten visa de trabajo. Sin la constancia, no se puede iniciar ningún proceso migratorio. Para evitar atrasos, lo ideal es:

• Revisar bien que todos los documentos estén actualizados y completos
• Verificar que el representante legal tenga su firma electrónica vigente
• Presentar el trámite en línea (si aplica en tu estado) o acudir directamente a la oficina local del INM

¿Qué documentación necesito para registrarme?

Para tramitar la constancia de inscripción del empleador, es clave tener lista toda la documentación que el INM solicita. No solo porque el proceso es gratuito, sino porque si algo falta o está mal, el trámite se detiene… Y eso retrasa todo.

Estos documentos le permiten al INM verificar que tu empresa existe legalmente y que tiene la capacidad para contratar personas extranjeras cumpliendo la ley. Así que lo mejor es tener todo bien armado desde el inicio. Vas a necesitar original y copia de lo siguiente:

• Acta constitutiva de la empresa y sus modificaciones (si hay)
• Poder notarial que acredite al representante legal, si no viene en el acta
• Identificación oficial vigente del representante legal (puede ser INE)
• Comprobante de domicilio de la empresa, no mayor a 30 días
• Constancia de inscripción en el RFC
• Última declaración anual presentada ante el SAT
• Lista de empleados actuales, indicando su nacionalidad
• Y el famoso formato para empleadores, que debes llenar e imprimir desde el portal del INM

Revisar que todo esté en orden desde el principio ahorra vueltas y acelera el proceso.

¿Por qué es importante registrarse como empleador en el INM?

Contar con la constancia de inscripción del empleador ante el INM no es solo un trámite más. Es lo que permite a la empresa contratar personal extranjero dentro del marco legal, sin sustos ni sanciones después.

También hace que los trámites migratorios fluyan mejor, como las visas de trabajo, permisos de residencia… Todo se vuelve más ágil si ya se tiene este registro. Y en un entorno donde atraer talento internacional es cada vez más estratégico, tener este documento no solo abre puertas.

También da una buena imagen frente a socios, autoridades y posibles colaboradores. Habla de formalidad, de cumplir con la ley, y de que la empresa hace las cosas bien.

¿Qué consecuencias hay si se registra como empleador en el INM?

Registrarse como empleador en el Instituto Nacional de Migración (INM) viene con varias consecuencias, casi todas positivas si se manejan bien. Para empezar, te da el permiso legal para contratar talento extranjero. Eso ya de por sí abre la puerta a perfiles distintos, con ideas frescas y habilidades que pueden aportar muchísimo valor.

Pero este registro —la famosa constancia de inscripción del empleador— no es solo un pase libre, también trae compromisos. Hay que seguir al pie de la letra las reglas migratorias y laborales. Eso incluye tener los contratos en orden, hacer los trámites en tiempo y forma, y estar listos en caso de que el INM decida hacer una revisión.

En resumen, es una oportunidad real para crecer con diversidad e innovación, pero también una responsabilidad que exige orden y cumplimiento.

¿Por qué es necesaria la constancia de inscripción del empleador para gestionar la nómina?

La constancia de inscripción del empleador del INM no es un papel más. Si tu empresa contrata personal extranjero que necesita visa de trabajo, este documento es indispensable. Aquí va lo importante, sin esa constancia, no puedes arrancar trámites migratorios, ni dar de alta al trabajador en el SAT, en el IMSS, en INFONAVIT… Ni siquiera incluirlo en tu sistema de nómina.

¿Y por qué esto se conecta directamente con la nómina? Porque si el extranjero no tiene un estatus migratorio autorizado para trabajar, y tú no estás registrado como empleador ante el INM, ese colaborador no puede recibir pagos formales, ni CFDI, ni seguridad social. ¿Qué pasa entonces? Pues esto:

• Estás asumiendo un riesgo legal por contratar de forma irregular
• No puedes deducir esos pagos como gasto legítimo
• Podrías tener sanciones del INM o del SAT
• Y en caso de revisión, te pueden caer multas por evasión de obligaciones patronales

En resumen, si vas a contratar talento extranjero, necesitas tener tu constancia. Es la única forma de hacer todo en orden y de que ese colaborador esté en nómina como cualquier otro empleado.

Preguntas frecuentes

¿Puede una empresa registrarse en el INM para contratar becarios extranjeros?

Sí, es posible registrarse en el INM para contratar becarios extranjeros, siempre que se cumplan los requisitos establecidos. Este registro no solo aplica para personal contratado de forma regular, también cubre a becario o practicante internacional. Lo importante es que la empresa pueda demostrar que tiene capacidad y estructura para recibirlos y darles el seguimiento adecuado durante su estancia.

¿Es necesario incluir información sobre la caja de ahorros de la empresa en el registro ante el INM?

No, este tipo de información no se solicita. El INM se enfoca más en lo esencial: que la empresa exista legalmente, que tenga todo en regla fiscalmente y que esté en condiciones de contratar personas extranjeras. La caja de ahorros puede ser un beneficio interno, pero no forma parte de los documentos requeridos en este trámite.

¿El INM requiere información sobre la cultura organizacional de la empresa durante el proceso de registro?

No lo pide de forma directa, pero algo se puede inferir. Por ejemplo, cuando entregas la lista de empleados y sus nacionalidades, se nota si hay diversidad en el equipo. Si además presentas una estructura sólida, eso ya refleja que tienes una cultura organizacional con apertura, lo cual puede sumar al momento de evaluar si estás preparado para integrar talento extranjero.

¿Cómo se relaciona el derecho laboral con el proceso de registro de empleador en el INM?

Muchísimo. El derecho laboral y el registro están ligados porque al registrarte, básicamente estás diciendo: “voy a contratar extranjeros respetando la ley”. Eso incluye pagar sueldos justos, cumplir con prestaciones mínimas y ofrecer condiciones dignas. Es un compromiso legal y ético que toda empresa debe tener presente antes de iniciar cualquier proceso migratorio.

¿Qué papel juega el IMSS en el proceso de registro de empleador ante el INM?

El IMSS no participa directamente en el trámite, pero sí se cruza en el camino. El INM puede pedir que compruebes que ya estás registrado ante el IMSS como patrón, o que estás al corriente con las cuotas obrero patronales. Al final, es parte de demostrar que todo está en orden y que los trabajadores —sean nacionales o extranjeros— van a estar protegidos.

¿Cómo influye el salario mínimo en el proceso de registro de empleador ante el INM?

El salario mínimo no es un documento que se pida, pero es un estándar que debes respetar. Al registrarte, te comprometes a seguir la Ley Federal del Trabajo, y eso incluye no ofrecer sueldos por debajo del mínimo legal. Es una forma indirecta de asegurar que la contratación va a ser justa y dentro del marco legal.

¿Qué relación tiene el proceso de selección de personal con el registro de empleador en el INM?

Una cosa va antes que la otra. No puedes iniciar ningún proceso formal de selección de personal extranjero si no estás registrado como empleador ante el INM. El registro te habilita para contratar de forma legal. Una vez que lo tienes, puedes buscar talento internacional con tranquilidad y sin preocuparte por estar fuera de la norma.

¿Qué papel juega el departamento de Recursos Humanos en el registro de empleador ante el INM?

Recursos Humanos es quien lleva la batuta. Aunque el INM no lo mencione directamente, casi siempre es RRHH quien arma el expediente, reúne los documentos, prepara los formatos y se encarga de que todo esté correcto antes de entregar la solicitud. También da seguimiento y resuelve dudas si el INM pide aclaraciones. En resumen, RRHH es clave para que el registro avance sin tropiezos.