Transformación digital: ¿Qué es? ¿Cuáles son sus beneficios?

Uno de los objetivos más grandes hoy en día de las empresas no solo es lograr digitalizar todos los procesos de la empresa, sino también que los colaboradores empiecen a cambiar su forma de actuar y de laborar en la organización, ya que esto es clave para que se logre la transformación digital en la organización. La organización puede adquirir softwares y empezar a implementar, pero si los colaboradores no tienen el mindset adecuado, solo serán plataformas que estén en la operación, pero no agregan nada de valor ni al cliente ni a la organización.

Este tema de la Transformación Digital definitivamente se ha hecho un buzzword y que todos los especialistas recomiendan, pero en realidad ¿qué se necesita además de plataformas en la nube y análisis de los datos para que este cambio suceda?

¿Qué es la transformación digital?

Primero que nada, no se debe perder de vista que la transformación digital no es un producto que se pueda comprar e instalar en cuestión de horas o minutos, la transformación digital es difícil porque el cambio es definitivamente significativo y permite que las empresas avancen a pasos enormes. Empresas como Google o Amazon, permiten eficientar de manera importante sus operaciones, quitando desperdicios e implementando metodologías como Kaizen o Lean. Uniendo estos principios con la tecnología, les permite crecer un ambiente donde probar y experimentar, es parte del día a día. 

Muchas empresas pueden ver esto como pérdida de tiempo y un decremento en la productividad. Sin embargo, estas actividades son importantes para que los colaboradores desarrollen valores y actitudes que son necesarios para la imaginación y así, la innovación que alienta a las grandes empresas a desarrollar productos innovadores y disruptivos en el mercado, se dará en automático.

La transformación digital es el proceso mediante el cual las empresas integran tecnologías digitales en todas las áreas de su operación, con el fin de mejorar la eficiencia, optimizar procesos y ofrecer mayor valor a sus clientes. Este cambio no se trata sólo de adoptar nuevas herramientas tecnológicas, sino de reestructurar y renovar la cultura organizacional.

Cuando hablemos de transformación digital, debemos involucrar tanto el área de tecnología como el área de recursos humanos. Se debe involucrar a los expertos en tecnología para que asesoren a la organización sobre tipos de productos tecnológicos y cómo mejor implementarlos, pero los que están al pie de esta transformación día con día, son los especialistas de recursos humanos los que tienen que iniciar impulsando el cambio junto con los líderes de la organización. 

¿Cuáles son los beneficios de la transformación digital?

La transformación digital ha revolucionado la manera en que las empresas operan, interactúan con sus clientes y se adaptan a un mercado en constante cambio. Al integrar tecnología avanzada y procesos digitales, las organizaciones no solo logran mejorar sus operaciones internas, sino que también pueden ofrecer experiencias más personalizadas y efectivas a sus clientes. Por ejemplo:

Aumento de la productividad:

• Introducción de herramientas colaborativas que facilitan el trabajo en equipo y permiten una comunicación fluida y eficiente, incluso en entornos remotos.
• Acceso en tiempo real a la información relevante, permitiendo a los equipos tomar decisiones basadas en datos actualizados y minimizar el tiempo de espera.

Mayor agilidad:

• Capacidad de respuesta rápida a los cambios del mercado, adaptándose a las nuevas demandas de los consumidores y a los cambios en el entorno de negocio.
• Toma de decisiones más ágil y eficaz, respaldada por datos y herramientas digitales que ofrecen visibilidad inmediata del rendimiento y las oportunidades.

Escalabilidad:

• Crecimiento profesional más rápido y sostenible, ya que las soluciones digitales permiten expandir la operación de la empresa sin que los costos o la infraestructura se conviertan en limitantes.

Fortalecimiento de la marca:

• Mayor visibilidad en el entorno digital a través de un mejor posicionamiento online, aumentando la exposición de la marca y atrayendo a nuevos clientes.
• Reputación de empresa innovadora que utiliza tecnología de vanguardia, lo que genera una percepción positiva entre clientes y socios.

¿Cómo comenzar a implementar una transformación digital?

Implementar una transformación digital en una empresa es un proceso que requiere una planificación estratégica y un enfoque integral. ​​Los pasos fundamentales son:

Definición de la estrategia digital:

• Realizar un análisis profundo del estado actual de la empresa, identificando sus fortalezas y áreas de mejora en términos de digitalización.
• Establecer los objetivos específicos de la transformación digital, alineados con la visión y las metas de la organización.

Selección de las tecnologías adecuadas:

• Incorporar tecnologías como el Cloud Computing para facilitar el almacenamiento y acceso seguro a la información desde cualquier lugar.
• Implementar Inteligencia Artificial para mejorar la eficiencia y personalización en la atención al cliente, así como optimizar procesos internos.
• Aprovechar el Internet de las Cosas (IoT) para conectar dispositivos y mejorar la recolección y análisis de datos en tiempo real.

Cambio cultural:

• Fomentar una mentalidad digital entre los empleados, promoviendo la apertura a la innovación y la flexibilidad en el aprendizaje de nuevas herramientas.
• Capacitar a los empleados para que se sientan preparados y confiados en el uso de nuevas tecnologías, impulsando su participación activa en la transformación.

Gestión del cambio:

• Asegurar una comunicación efectiva sobre la importancia y beneficios de la transformación digital, manteniendo a todos los niveles de la organización informados y comprometidos.
• Involucrar a los empleados en cada etapa del proceso, desde la planificación hasta la implementación, para facilitar la adopción y reducir la resistencia al cambio.

¿Cómo iniciar esta revolución internamente?

Para iniciar, la organización debe empezar a ver esta estructura en niveles de digitalización por los que tendrá que pasar la empresa. Estos niveles no se alcanzan todos a la vez, sino que se van construyendo uno por uno. Un error muy grande es que las empresas empiezan construyendo el nivel digital para los clientes. Sin embargo, es un error que si bien para los clientes todo pueda ser fácil y digital, mantener este nivel será difícil. Esto es porque dentro de la organización, las cosas siguen igual y no ha existido un ambiente donde los colaboradores puedan resolver estos nuevos problemas, ocasionando que los clientes se frustren porque sus necesidades no son cubiertas. Aquí te mostramos el orden y los niveles de digitalización que debes tener en cuenta:

Nivel para colaboradores:

Este es el primer nivel más importante y más difícil de construir. Como bien dicen, es importante primero construir los cimientos para un edificio que seguirá construyendo niveles conforme avanza. Cuando hablamos de este nivel, no nos referimos a que compres un CRM urgentemente y contrates a una persona para que lo administre. Esto va un poco más del lado humano. El primer reto aquí es entender el trabajo de cada área y mapear las dificultades de su trabajo.

La tecnología no fue inventada para hacer que dejáramos de usar Excel. Los softwares fueron creados porque había una necesidad real de hacer las cosas de manera más eficiente, más exacta y más rápidas. Es importante conocer el problema, antes de querer implementar una herramienta tecnológica. 

¿Cómo puedes darte cuenta de los problemas que enfrenta un área en específico? Para eso, la única forma es vivir en sus zapatos un momento. Muchas empresas hacen dinámicas donde los colaboradores intercambian roles con otros departamentos para crear un ambiente donde los empleados son empáticos con los demás. Una vez entiendas el problema clave de los departamentos, sabrás que estos son los puntos en los que la tecnología tendrá un impacto fuerte e importante.

Nivel para operaciones:

Ahora que tienes mapeado las necesidades y los puntos de inflexión que existen en el proceso de tus colaboradores, es momento de que saques todas esas ideas de automatización y pienses en los productos o plataformas que crees pueden ayudar a tus colaboradores. Inicia haciendo pequeñas pruebas con tus empleados, lo recomendado es que hagas pruebas de 1 o 2 semanas. Esto es importante, ya que tu equipo debe estar comunicándote avances, percepciones y sobre todo feedback que te permita saber si esta plataforma o producto que planeas adquirir, es lo que tu equipo necesita.

También, para construir este nivel es importante que hables con otras personas que ya han hecho esto anteriormente en tu empresa. Puedes hablar con tu propio network o contactar a un profesionista por plataformas como Linkedin. De esta manera, te pueden contar cuáles eran sus problemas, cómo los solucionaron y quizá darte nuevos insights que tú no habías considerado para el futuro.

Nivel para clientes:

Esta es la última capa para completar los niveles operacionales de la transformación digital. Aunque es el último, no es el menos importante; sin embargo, es importante que este sea el último que construyas, ya que si los colaboradores que estarán ayudando al cliente durante su experiencia de compra no pueden asistirlos de la mejor manera, todo el trabajo que invertirán en este nivel habrá sido para nada. En esta parte, es importante que tengas un equipo que te ayude a construir una experiencia que funcione y que ayude a que el cliente termine su objetivo de compra lo más fácil y rápido posible. Para hacer esto, muchas empresas contratan empresas consultoras para que les ayuden a construir softwares de cara al cliente o crear un equipo in house con perfiles como Product Manager, UX Designer, UI Designer, etc.

Usa esta base para iniciar a construir uno por uno, los niveles necesarios para llegar a la transformación digital dentro de tu empresa. Y recuerda, siempre hazlo en comunicación con tu equipo, tus colaboradores son los que conocen como ninguno su trabajo. Aprovecha este conocimiento y úsalo a tu favor para lograr una transición eficiente.

¿Qué desafíos se pueden enfrentar al implementar la transformación digital?

Al implementar una transformación digital, las empresas pueden encontrar diversos desafíos que complican la adopción de nuevas tecnologías y prácticas:

• Resistencia al cambio: La resistencia al cambio es uno de los mayores desafíos en la transformación digital, motivada por el miedo a lo desconocido y la inercia organizacional. Para superar este obstáculo, se necesita un liderazgo que fomente la confianza y comunique claramente los beneficios del cambio.
• Falta de habilidades digitales: La adopción de herramientas digitales requiere que el equipo posea competencias específicas. La capacitación es clave para que los empleados se adapten y la empresa mantenga su competitividad en un entorno digital.
• Seguridad de los datos: La digitalización aumenta los riesgos de ciberseguridad. Proteger la información confidencial requiere medidas sólidas y herramientas avanzadas para asegurar la integridad y privacidad de los datos.
• Costos de inversión: La transformación digital conlleva una inversión significativa en tecnología y capacitación. Evaluar el retorno de inversión (ROI) y planificar el uso de recursos ayuda a maximizar los beneficios sin comprometer la estabilidad financiera.

¿Por qué es importante la transformación digital para una startup?

Adoptar herramientas digitales no solo ayuda a mejorar la eficiencia y agilidad, sino que también brinda a las startups la capacidad de innovar y destacar en entornos altamente competitivos. Las principales razones por las que la transformación digital es vital para una startup son:

• Importancia de la tecnología desde el inicio: La tecnología es una ventaja competitiva crucial para una startup. Al integrarla en cada área, la empresa gana agilidad y puede adaptarse rápidamente a las preferencias cambiantes de los clientes y a la dinámica del mercado. Además, facilita la innovación y la personalización en la experiencia del cliente, impulsando el crecimiento.
• Desafíos específicos: Las startups enfrentan limitaciones de recursos y equipos reducidos. A diferencia de las grandes empresas, deben optimizar cada inversión en tecnología y capacitación, y cada miembro del equipo debe ser versátil. En este contexto, la transformación digital exige estrategias creativas y una cuidadosa planificación de recursos.
• Casos de éxito: Startups como Airbnb y Uber son ejemplos de cómo la transformación digital impulsa el éxito. Estas empresas utilizaron herramientas digitales para innovar en sus sectores, conectando a usuarios y proveedores mediante plataformas eficientes y accesibles, y lograron capturar la atención del mercado con sus modelos disruptivos.

¿Qué papel juegan los recursos humanos frente a la transformación digital?

Recursos humanos juega un papel esencial en la transformación digital al encargarse de la atracción y retención de talento con habilidades tecnológicas. Esto es crucial en un mercado laboral donde los perfiles digitales son cada vez más demandados. Identificar profesionales con competencias laborales digitales y fomentar una cultura de innovación es clave para mantener a este talento motivado y comprometido. Además, la transformación digital requiere que el equipo esté en constante aprendizaje. Para ello, Recursos Humanos puede implementar programas de formación y mentoría, que no solo capacitan a los empleados actuales, sino que también fomentan una cultura de mejora continua.

La transformación digital también implica un cambio en la mentalidad de la organización, y Recursos Humanos tiene un rol importante en gestionar este cambio cultural. A través de estrategias de comunicación interna, se asegura que todos comprendan los objetivos y beneficios de la transformación, promoviendo un liderazgo que inspire a los empleados a aceptar el cambio. Un ambiente laboral en el que la innovación es valorada facilita la adaptación de todo el equipo, asegurando una transición fluida hacia una cultura organizacional digitalmente habilitada.

La integración de tecnologías avanzadas en los procesos de RRHH se está convirtiendo en una necesidad para las empresas que desean mantenerse competitivas y eficientes. Desde la automatización de procesos hasta el análisis de datos hay una serie de herramientas clave para la transformación digital en recursos humanos.

El futuro es digital

En resumen, la transformación digital es un proceso integral que permite a las empresas adaptarse a un entorno cada vez más tecnológico y competitivo. Aunque existen desafíos, como la resistencia al cambio,  los beneficios, la satisfacción del cliente y la ventaja competitiva, hacen que el esfuerzo valga la pena. La transformación digital es esencial para las empresas de todos los tamaños, desde startups hasta grandes corporaciones, y aquellas que estén dispuestas a embarcarse en este proceso estarán mejor posicionadas para afrontar los retos del futuro.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se ven afectados los contratos de trabajo y la compensación en una transformación digital?

La transformación digital puede requerir ajustes en el contrato de trabajo, especialmente para roles que necesitan habilidades digitales. Además, permite mejorar la compensación y el seguimiento de remuneraciones mediante el uso de herramientas digitales, como plataformas de nómina digital.

¿Cómo puede la digitalización mejorar el proceso de reclutamiento y selección de personal?

Herramientas digitales permiten agilizar el proceso de reclutamiento y selección de personal, facilitando la búsqueda de candidatos y la evaluación de competencias. Plataformas en línea y el uso de inteligencia artificial permiten identificar perfiles adecuados de manera más eficiente.

¿Qué es el NOM 035 y cómo se relaciona con el estrés laboral en la transformación digital?

La NOM 035 regula los factores de riesgo psicosocial en el trabajo, incluyendo el estrés laboral. La transformación digital puede ayudar a reducir estos factores mediante herramientas que mejoran la organización del trabajo y fomentan un ambiente laboral más saludable.

¿Qué impacto tiene la transformación digital en el desempeño y la evaluación de los empleados?

La digitalización facilita la evaluación de desempeño mediante herramientas de seguimiento y análisis de datos. Estas herramientas permiten una retroalimentación más precisa y constante, lo que ayuda a los empleados a mejorar su rendimiento y a las empresas a identificar áreas de mejora.

 ¿Qué es el “escritorio virtual IMSS” y cómo se relaciona con la digitalización?

El escritorio virtual IMSS permite a los empleados y empleadores realizar trámites de seguridad social en línea, facilitando el acceso a servicios como el registro del Número de Seguro Social (NSS), semanas cotizadas y más. Esta plataforma es un ejemplo de cómo la digitalización facilita la gestión de servicios esenciales.

¿Cómo se relacionan los programas de bienestar y el fondo de ahorro con la transformación digital?

La digitalización permite gestionar eficientemente cualquier programa de bienestar y el fondo de ahorro, facilitando el acceso de los empleados a estos beneficios y mejorando el clima laboral. Además, herramientas digitales pueden ayudar a automatizar la administración de estos beneficios. 

¿Qué importancia tiene el uso de plataformas de nómina y recibos de nómina digitales?

Las plataformas de nómina digital facilitan la entrega de recibo de nómina de manera electrónica, asegurando precisión y accesibilidad. Además, permiten a los empleados acceder a su historial de pagos, calcular prestaciones como vacaciones y vales de despensa, y mejorar la transparencia en temas de compensación.