Cómo verificar los RFC de tus empleados

Sabemos que dar de alta a tus empleados puede ser un proceso cansado y que requieres hacer muchas cosas manuales para lograrlo. Una de las tareas más tediosas es la validación de los RFC de los empleados.

Qué es un RFC

El RFC es el Registro Federal de Contribuyentes, y corresponde a una clave que identifica al contribuyente en el sistema fiscal mexicano. Esta clave está compuesta de 13 caracteres alfanuméricos lo que la hace única para cada contribuyente. El RFC puede ser para personas físicas o morales. Toda persona física o moral debe contar con su RFC y lo puede consultar directamente en el portal del SAT.

El RFC en el proceso de nómina

Este proceso de la verificación del RFC es de suma importancia ya que este es el primer paso que se debe realizar si se busca timbrar una nómina. Deberás generar un archivo .txt con la información requerida para timbrar la nómina (incluidos los RFCs validados). Este paso debe ser hecho con cuidado ya que el archivo .txt se subirá al PAC o Proveedor Autorizado de Certificación y se validará si este contiene la información exacta que requiere el SAT para timbrar la nómina. En caso de ser así, se timbra el recibo de nómina, y si no, entonces recibirá el documento para su revisión y corrección.

Para verificar los RFCs, debes crear un archivo .txt con los RFC en una estructura concatenada y subirlo al portal del SAT. De esta manera, el SAT te dirá si tu RFC es válido o no.

Este proceso puede ser un poco tardado y llevarte cerca de 15 a 20 minutos en realizar. Sin embargo, existen herramientas como Runa que te permiten validar muchos RFC automáticamente sin necesidad de crear archivos .txt ni validar en portales externos.