Tabla de contenidos
- ¿Qué es una póliza contable?
- ¿Cuáles son las ventajas de llevar una póliza contable?
- ¿Qué debe contener una póliza contable?
- Requisitos fiscales de pólizas para la contabilidad electrónica
- Preguntas Frecuentes
Llevar un buen control financiero dentro de una empresa no solo es esencial para asegurar el óptimo funcionamiento de la organización, el registro de ganancias y el monitoreo del desempeño, sino que es un requerimiento solicitado por la autoridad fiscal.
De acuerdo con la ley, todos los contribuyentes deben llevar un control de su contabilidad, ya sea mediante libros, registros o archivos que sirvan como soporte de su vida financiera. Las pólizas contables son un buen recurso que las empresas pueden aprovechar para tener organizados sus números y cumplir con sus obligaciones fiscales.
Hablemos más de ellas y de la forma en que puedes emplearlas en tu empresa.
¿Qué es una póliza contable?
Las pólizas contables son documentos que ayudan a las empresas a gestionar sus operaciones financieras y a mantener el control de su contabilidad durante un periodo determinado. Estos documentos reflejan los movimientos de una empresa que se correspondan con alguno de estos tipos:
- Internos: Son documentos conocidos como “pólizas de diario” y dejan testimonio de una operación dentro de la empresa, como transferencias entre cuentas, cierres contables o reclasificación de capital
- Egresos: Reflejan los gastos o salidas de dinero generados por la operatividad de una empresa, tales como el pago a empleados, proveedores o incluso inversiones
- Ingresos: Son aquellos movimientos que testimonian la entrada de dinero, o bien las operaciones que elevan el patrimonio de una empresa y que son producto de las operaciones comerciales con clientes
Por otro lado, estos recursos pueden ser digitales o físicos, pero para cumplir con su función deben siempre formar parte de un archivo o histórico.
¿Cuáles son las ventajas de llevar una póliza contable?
Generar pólizas de contabilidad tiene como principal objetivo el registro de todas las operaciones comerciales, financieras y contables. Este, naturalmente, es su principal beneficio. Pero no es su única utilidad. Por el contrario, estos documentos son ideales para las siguientes tareas:
- Toma de decisiones financieras, comerciales y de inversión basadas en información objetiva
- Contar con datos útiles para la generación de reportes o informes de actividad financiera
- Sirven como recordatorios del desempeño de una empresa, ya sea cuando se está teniendo éxito o cuando una estrategia no está funcionando
- Mantener un histórico útil para procesos como una auditoría o revisiones internas o externas
- Rastrear operaciones e identificar responsabilidades en tu gestión empresarial
¿Qué debe contener una póliza contable?
Para que una póliza contable sirva su función es necesario que cuente con los siguientes elementos:
- Folio o número de identificación que permitirá rastrear operaciones
- Indicación sobre el tipo de póliza (de diario, ingresos, egresos, etc.)
- Datos de las facturas o comprobantes correspondientes (números de referencia, folio del CFDI, datos de la operación)
- Montos amparados por el documento
- Impuestos generados o tasas aplicables
Esta información te ayudará a llevar el control de tus operaciones financieras dentro de tu organización. Sin embargo, deberán contar con algunos requisitos más para poder servir como comprobantes ante la autoridad fiscal.
Requisitos fiscales de pólizas para la contabilidad electrónica
Como hemos visto, las pólizas contables sirven principalmente para la gestión interna de las empresas, por lo que no deben entregarse al generar facturas electrónicas. Sin embargo, cuando la autoridad fiscal lo solicite, las empresas deben contar con los soportes de sus operaciones.
El primer requisito que deben tener las pólizas para la contabilidad electrónica de una empresa es que deben incluir los datos del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) correspondiente. Además, es necesario que contengan los siguientes elementos:
- Versión del formato utilizado
- Datos de la cuenta para cada operación
- Estar en español y utilizar la moneda nacional, o bien contar con una traducción y equivalencia
- Fecha de la operación
- Forma de pago
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quienes participaron en la operación
- Visita nuestra calculadora RFC
Además, al presentar la contabilidad electrónica se debe poder generar en formato XML. Asimismo, la información de las pólizas debe ser entregada mensualmente junto con la balanza de comprobación. El plazo límite para hacerlo es un mes después de la fecha de realización de las operaciones.
Da el seguimiento adecuado a tu empresa, recuerda que las pólizas, junto con otros documentos administrativos, son vitales para una buena gestión.
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Preguntas Frecuentes
¿De qué manera afectan las pólizas contables al cálculo de la nómina?
Las pólizas contables relacionadas con la nómina se clasifican como egresos y documentan todos los pagos realizados a los empleados. Estos registros son esenciales para mantener un control preciso de los gastos relacionados con sueldos, prestaciones, deducciones de nómina y otros conceptos laborales, facilitando además el cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con el pago de personal.
¿Cómo se relacionan las pólizas contables con el sueldo bruto y neto?
Las pólizas contables deben registrar tanto el sueldo bruto (cantidad total antes de deducciones) como el sueldo neto (cantidad final después de deducciones) de cada empleado. Estos documentos sirven como soporte para demostrar el cálculo correcto de impuestos, deducciones y prestaciones, manteniendo la transparencia en los pagos realizados.
¿Qué papel juega recursos humanos en la gestión de pólizas contables?
El departamento de recursos humanos colabora estrechamente en la generación y verificación de pólizas contables relacionadas con el personal, asegurando que todos los movimientos de nómina, prestaciones, aguinaldos y demás conceptos laborales estén correctamente documentados y cumplan con los requisitos fiscales establecidos.
¿Cómo se registra el aguinaldo en las pólizas contables?
El aguinaldo se registra en las pólizas contables como un egreso especial que debe incluir el RFC de los trabajadores, los montos correspondientes, la fecha de operación y demás requisitos fiscales. Este registro es fundamental para demostrar el cumplimiento de esta prestación laboral obligatoria.
¿De qué manera se documenta la PTU en las pólizas contables?
La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) debe registrarse en las pólizas contables como un egreso, detallando el cálculo realizado, los montos distribuidos a cada trabajador y cumpliendo con todos los requisitos fiscales, incluyendo el RFC de los beneficiarios y la fecha de la operación.
¿Cómo se refleja la prima vacacional en las pólizas contables?
La prima vacacional se documenta en las pólizas contables como un egreso específico, incluyendo el cálculo del monto correspondiente a cada trabajador, la fecha de pago y demás requisitos fiscales necesarios. Este registro es importante para demostrar el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales.
¿Cómo se relaciona el organigrama empresarial con la gestión de pólizas contables?
El organigrama empresarial es relevante para la gestión de pólizas contables ya que ayuda a identificar los responsables de autorizar, generar y revisar estos documentos dentro de la estructura organizacional. Además, permite establecer un sistema de control interno efectivo para el manejo de la información financiera y contable.
