Domingo, 1 de Septiembre, 2019

¿Insourcing, outsourcing o ambas?

Gestionar una empresa no es una tarea fácil, ya que además de desarrollar las actividades principales de la organización, es necesario cumplir con todas las obligaciones y con las necesidades impuestas por el gobierno, las exigencias de los empleados y de los consumidores.

El outsourcing surge como algo natural de la evolución de una sociedad compleja. Así como las personas no son capaces de hacer todo por sí solas, es decir, necesitan trabajar en conjunto, las organizaciones también necesitan de cooperar entre sí, de modo que les sea posible desarrollar sus actividades con la máxima eficacia posible.

El aumento de la competencia entre mercados obliga a las empresas a que concentren sus mejores recursos en el negocio principal, creando oportunidades de actividades outsourcing, funciones y procesos como: transporte, almacenamiento, sistemas informáticos, funciones financieras, entre otros.

Outsourcing

Según los manuales de gestión, el outsourcing es un proceso a través del que una organización (contratante) contrata a otra (subcontratado), manteniendo con ella una relación de mediano a largo plazo, dependiendo del desempeño en una o varias actividades, que la primera no puede o no le conviene desempeñar y en donde la segunda es especialista.

De forma general, podemos decir que outsourcing es la contratación de una empresa o de terceras personas para realizar actividades, de las cuales la organización contratante no tiene conocimiento o no cuenta con la infraestructura necesaria para ejecutarlas, pero que cuyos servicios resultan imprescindibles para su correcto funcionamiento.

Este método es utilizado por los más diversos sectores de una empresa, ya que pudieran contratarse servicios para realizar la limpieza, para soporte técnico y tecnológico e incluso para productos financieros y de comunicación.

Insourcing

Contraponiendo al outsourcing, el concepto de insourcing aún no tiene una definición muy clara o difundida en el medio académico o empresarial. Sin embargo, puede ser entendida como una estrategia para mantener todos los servicios de una empresa trabajando internamente, sin la contratación de proveedores para servicios en proyectos.

Es un método ampliamente utilizado en la producción para reducir los costos de impuestos, transporte y mano de obra. Se puede definir también como una especie de servicios de “tercerización interna”, y en pocas palabras, el insourcing es lo contrario a outsourcing.

El insourcing implica la creación de un departamento dentro de la empresa y la contratación de profesionales especializados para atender las actividades secundarias organizacionales. Esto puede ser más difícil de lo que suena y al inicio es probable que el costo sea mayor al invertido para la contratación de servicios tercerizados.

Objetivos

Un buen punto de partida es definir los objetivos que se quieren alcanzar con el insourcing, o sea, si se espera un mejoramiento de la economía, mejores servicios, o aumentar la dinámica de procesos. Después de definir estas respuestas, llega la hora de evaluar la estructura actual de la organización y descubrir si posee los requisitos necesarios.

Evaluar costos

Se debe calcular el costo total implicado para incorporar las funciones tercerizadas dentro de las instalaciones de la empresa, sabiendo que la honestidad y los márgenes de cálculo deben ser absolutamente críticos. Existe una serie de ítems que compondrían el cálculo, y entre ellos se pueden mencionar, por ejemplo: el impacto en el aumento de la cuenta eléctrica, el costo para la compra de software y hardware, así como la inversión para capacitar nuevo personal.

Los procesos legales deben ser igualmente analizados. En este caso, entran en la cuenta los costos para finalizar el contrato de terceros, la renovación de las licencias y los acuerdos de manutención, que muchas veces son subestimados y al final resultan un valor enorme.

Procesos legales contractuales

Se debe pensar si finalizar el contrato acarreará gastos por incumplimientos de tiempo. Muchos instrumentos resguardan cláusulas para la protección de las partes en caso de romper un contrato antes de lo previsto. La empresa contratada puede realizar grandes inversiones para asumir algunas tareas, y librarse de estas obligaciones a veces resulta complicado.

Este es uno de los motivos por los que algunos gestores no se sienten seguros de escoger el insourcing como la estrategia para realizar esas actividades secundarias, principalmente aquellas empresas que ya practican el outsourcing desde hace mucho tiempo. Sin embargo, existen algunos puntos positivos del insourcing que podemos citar para que hagas un análisis más completo sobre su factibilidad:

1.- Mayor control para la empresa: Hay gestores a quienes les gusta tener el control de todos los procesos, bien sean principales o secundarios, por eso, prefieren mantener la ejecución de actividades dentro de casa. Al tercerizar una actividad, este control pasa a ser del proveedor, comprometiéndose a entregar el resultado esperado.

Mantener este control internamente, puede conllevar a tener mayores costos, pues es necesario disponer de personas y recursos para este objetivo.

2.- Adquisición de conocimientos y experiencias en la actividad: Cuando la actividad se mantiene dentro de los límites de la empresa, los colaboradores responsables ya conocen todo el proceso y la dirección del negocio, entienden sus peculiaridades y saben cómo funciona cada aspecto.

Usar ambas

La industria moderna parece enfrentar el outsourcing contra el insourcing todo el tiempo. Nos colocan ventajas y desventajas, para elegir la que mejor corresponda. Pero la verdad es que algunas empresas necesitan de las dos para conseguir una combinación correcta para mejorar los talentos y los servicios a un mejor costo-beneficio.

Por ejemplos, usan insoursing en el área de Tecnología de la Información, aunque al inicio tengan costos un poco altos en equipos tecnológicos y manutención, pero tendrán su propio equipo de programadores para realizar software con los que la empresa funciona, pero en el área de contabilidad y administración practican el outsourcing para ahorrar tiempo en el control de funcionarios y dejarlos en manos especializadas.

Las mejores estrategias consideran los métodos de outsourcing e insourcing como complementarios, y aprovechan opciones como offshore, onshore, onsite y nearshore en un mismo modelo. Esto se conoce como modelo global de servicio, y el reshoring es el resultado inevitable de una estrategia global de servicios.

Resumiendo, se debe hacer un análisis un poco complejo para elegir uno o ambos métodos, para adaptar con él a toda una organización, siempre y cuando los beneficios económicos esperados superen las pérdidas económicas esperadas, teniendo en cuenta siempre una estrategia de salida o de cambio de método en caso de riesgos. En cualquiera de los métodos que elijas para tu empresa, necesitarás realizar la gestión de los recursos humanos y de la nómina. En esta tarea Runa puede ayudarte a través de su software especializado, con el que cada uno de estos procesos se optimizan, logrando hacer un mejor uso del tiempo y de los recursos. Conoce más sobre esta opción en los diferentes canales informativos que ponemos a tu disposición.

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