Hello Kitty Café

Sobre a Hello Kitty Café

O Hello Kitty Café é uma das marcas mais conhecidas da Nice Like That, grupo de restaurantes que há mais de uma década transforma referências da cultura pop em experiências gastronômicas. A proposta começou em 2014 com uma combinação pouco comum. Design, comida e nostalgia dividiam o mesmo espaço, criando ambientes nos quais a visita valia tanto quanto o que chegava à mesa. A ideia funcionou. O projeto cresceu até alcançar seis unidades e passou a organizar diversos eventos ao mesmo tempo. Seus clientes não procuram apenas algo para comer. Eles querem entrar naquele universo, tirar fotos e levar uma lembrança da experiência. Nos bastidores, porém, a operação tem outro ritmo. Restaurantes trabalham com turnos variáveis e equipes que mudam conforme o movimento de cada unidade. Uma nova abertura traz contratações, ajustes de horários e muito mais informação para administrar. Tudo precisa estar no lugar antes de as portas abrirem.

Conforme o grupo avançava, os controles manuais começaram a destoar do tamanho da operação. O cuidado dedicado ao ambiente e ao atendimento também precisava aparecer nos processos internos. “Precisávamos evoluir se quiséssemos continuar crescendo com organização”, compartilha Carolina Castellanos. Foi nesse momento que a Runa entrou na operação.

Quais desafios o Hello Kitty Café enfrentava na gestão da folha de pagamento?

A folha havia se tornado uma fonte constante de preocupação. A equipe interna cuidava dos cálculos e dos pagamentos com o apoio de planilhas de Excel. Cada fechamento envolvia horas de revisão, correções feitas perto do prazo e novas conferências sempre que surgia uma ocorrência diferente. “A precisão era nosso maior desafio”, explica Carolina.

Em uma operação baseada em turnos, qualquer registro incorreto pode alterar o resultado da folha. Uma ausência não registrada ou uma mudança de horário esquecida exigia ajustes e aumentava a possibilidade de divergências. Depois vinham as perguntas. Os colaboradores queriam confirmar valores ou saber quando receberiam. Para responder, a equipe administrativa precisava voltar aos controles, localizar o registro correspondente e verificar se a versão consultada era realmente a mais recente. O crescimento tornou esse processo ainda mais frágil. Com novas unidades e mais pessoas na equipe, já não havia espaço para depender de tantas verificações manuais. Um pagamento incorreto não termina na planilha. Ele afeta a confiança dos colaboradores e pode gerar tensão em uma operação na qual todos precisam trabalhar de forma coordenada. Em um restaurante, esse desgaste logo chega ao atendimento. A área de RH acabava resolvendo urgências em vez de construir uma estrutura que evitasse o próximo problema. O modelo havia ficado pequeno para o negócio.

Como a Runa ajudou nos processos?

Com a Runa, os cálculos e os pagamentos passaram a seguir um fluxo automatizado. A emissão fiscal dos recibos também foi incorporada à plataforma, reduzindo uma parte considerável do trabalho que antes precisava ser feito manualmente. A diferença apareceu em cada fechamento. Dados atualizados e relatórios mais claros deram à equipe uma visão melhor da folha. Perguntas que antes geravam novas rodadas de conferência passaram a ser respondidas com informações disponíveis no mesmo ambiente. O processo ficou mais previsível. Admissões e desligamentos também passaram a ser registrados na plataforma. O mesmo aconteceu com ocorrências e pagamentos especiais, que deixaram de depender de controles espalhados. Tarefas que consumiam horas começaram a levar poucos minutos.

“Hoje sabemos que cada folha está correta e é processada no prazo. Isso nos dá tranquilidade para focar no que realmente importa: continuar criando experiências únicas para nossos clientes”

Essa tranquilidade não ficou restrita à equipe administrativa. Quando os pagamentos são feitos de forma correta e dentro do prazo, os colaboradores sentem mais segurança. A clareza das informações também reduz dúvidas e evita ruídos que poderiam desgastar a relação com a empresa. No setor de hospitalidade, isso tem um peso enorme. A experiência do cliente depende de pessoas que chegam ao trabalho sabendo que os processos internos funcionam. Por isso, organizar a folha também ajudou a fortalecer a relação entre o Hello Kitty Café e sua equipe. A tecnologia resolveu uma dificuldade operacional. O efeito chegou à cultura.

Por que escolheram a Runa?

A decisão exigiu cuidado. O Hello Kitty Café não procurava somente uma plataforma capaz de processar a folha. A empresa precisava de uma parceira que entendesse o funcionamento de um negócio em expansão e conseguisse acompanhar suas particularidades sem impor uma estrutura rígida. Restaurantes mudam rápido. O movimento varia, as escalas precisam ser ajustadas e novas unidades criam demandas que nem sempre estavam previstas no mês anterior. A ferramenta escolhida deveria lidar com essa realidade sem acrescentar mais complicações. A Runa ofereceu uma plataforma intuitiva e confiável, acompanhada por uma equipe próxima. Quando surge uma dúvida, o suporte responde com clareza e conhecimento sobre o processo.

Isso criou confiança desde o começo. “Desde o primeiro momento, sentimos que estávamos em boas mãos. A Runa nos deu estrutura sem complicar nossa vida. Hoje conseguimos operar com agilidade e sem medo de que um erro na folha comprometa a confiança interna”, conclui Carolina Castellanos. A plataforma se adaptou ao modo de funcionamento da empresa. Não o contrário. Para uma marca construída em torno da experiência, os bastidores importam tanto quanto aquilo que o cliente vê. Processos lentos ou pouco transparentes podem afetar justamente as pessoas responsáveis por dar vida a cada unidade. Hoje, o Hello Kitty Café conta com uma base mais firme para continuar crescendo. A folha ganhou precisão, enquanto a equipe administrativa recuperou tempo para olhar a operação de outra maneira. A magia continua na frente do balcão. O caos não precisa continuar atrás dele.