Tabla de contenidos
- ¿Qué es el manual de bienvenida?
- ¿Para qué sirve el manual de bienvenida?
- Partes del manual de bienvenida
- - 1. Índice
- - 2. Información de la empresa
- - 3. Organigrama
- - 4. Descripción del puesto
- - 5. Lista de contactos
- ¿Cómo hacer tu manual de bienvenida efectivo…?
- - Aprovecha otras plataformas
- - Da información sencilla
- - Complementa con información concisa
- - Acompáñalo de un facilitador
- - Crea un glosario
- Preguntas Frecuentes
Una buena integración de nuevos talentos en una compañía es necesaria para comenzar el trabajo con el pie derecho. Este proceso suele requerir la presentación del nuevo integrante al equipo, su familiarización con los procedimientos y la instrucción en los métodos y actividades a realizar. Para facilitar esta actividad, existe una herramienta muy importante: el manual de bienvenida. Descubre qué es este instrumento, para qué sirve y cómo diseñar uno para tu empresa.
¿Qué es el manual de bienvenida?
El manual de bienvenida es un documento que busca introducir a un nuevo trabajador en la cultura de la empresa, sus métodos de trabajo y el puesto que desempeñará en la compañía. Es parte de los procesos de onboarding, en los que el empleado es imbuido en la cultura, ambiente y operaciones de una organización.
¿Para qué sirve el manual de bienvenida?
Además de mostrar calidez al nuevo talento y darle algunos datos e indicios generales sobre la empresa y su puesto, este documento sirve para:
- Presentar sintéticamente la cultura organizacional de la empresa, con sus objetivos, valores e historia.
- Dar instrucciones claras sobre las tareas a realizar, ya sea como un detallado instructivo o como guías generales.
- Informar al empleado sobre la estructura de la empresa y los servicios, derechos y medios de comunicación de los que dispone.
- Permitir que el empleado tenga un proceso autónomo de aprendizaje y adaptación al trabajo.
Partes del manual de bienvenida
Para diseñar un manual de bienvenida no existe una fórmula universal. Por el contrario, cada empresa debe adaptar estos documentos al tipo de operaciones que realiza y a los perfiles de sus trabajadores. Sin embargo, sí existen algunas secciones que todo manual debe tener.
1. Índice
Es muy probable que los nuevos empleados pasen por una curva de aprendizaje prolongada, por lo que continuamente revisarán los contenidos del manual. Un índice los ayudará a llegar rápidamente a la sección que desean consultar.
2. Información de la empresa
Los datos de una empresa deben ser conocidos por todos los colaboradores. Esto no solo permite que sepan para quién trabajan y para qué sirven sus labores, sino que promueve un sentimiento de pertenencia.
3. Organigrama
Es necesario un organigrama, puesto que los empleados deberán saber cómo se organiza la empresa y que lugar ocupan dentro de la estructura de la compañía.
4. Descripción del puesto
En este apartado debes indicar las características del puesto que desempeñará el trabajador, sus obligaciones, objetivos y métodos de trabajo.
5. Lista de contactos
La comunicación es esencial para el buen funcionamiento de los equipos de trabajo de una empresa. Contar con una lista de los departamentos y de los medios para estar en comunicación con ellos ( teléfonos, extensiones y correos electrónicos) será de gran ayuda para los nuevos colaboradores.
¿Cómo hacer tu manual de bienvenida efectivo…?
Aprovecha otras plataformas
Si bien los manuales suelen ser físicos, existen formatos digitales que pueden enviarse por correo electrónico o funcionar como pequeños cursos de inducción en plataformas digitales. No temas explorar otras posibilidades, como videojuegos o herramientas interactivas para hacer más ameno este proceso.
Da información sencilla
Asimismo en un manual de bienvenida los trabajadores no esperan encontrar instrucciones detalladas sobre los procesos. Estos aprendizajes se obtendrán con el tiempo y en la práctica. En el manual debes dar información simple y clara para que el trabajador tenga un panorama de la empresa y de sus labores.
Complementa con información concisa
Si en tu manual es posible adjuntar información más pormenorizada de un proceso para que pueda ser entendido de manera sencilla, hazlo. Esto puede tomar la forma de un manual técnico adicional o de un apéndice concreto sobre un tema específico.
Acompáñalo de un facilitador
También es recomendable que mantengas a un facilitador del departamento de recursos humanos al pendiente de las dudas del nuevo colaborador.
Crea un glosario
En algunos casos las empresas usan términos propios o técnicos para referirse a maquinarias, procesos o departamentos. Un pequeño glosario ayudará a los nuevos integrantes a identificar estos elementos sin perder demasiado tiempo.
Recuerda que un buen manual de bienvenida es clave para tu empresa: capacita a tus nuevos colaboradores para comenzar sus labores e integrarse en las dinámicas y operaciones de la compañía. Además, son excelentes aliados para promover un sentimiento de pertenencia y una adopción de la cultura laboral de tu empresa.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo influye un manual de bienvenida en la evaluación del desempeño?
Un manual de bienvenida establece las bases iniciales para la evaluación de desempeño al definir claramente las expectativas, responsabilidades y métodos de trabajo del nuevo empleado. Proporciona una guía inicial de los criterios y estándares que se utilizarán para medir su rendimiento, ayudándole a comprender desde el principio qué se espera de él, cómo se medirá su contribución y qué objetivos debe alcanzar en su rol dentro de la organización.
¿Qué información sobre el aguinaldo puede incluirse en un manual de bienvenida?
En un manual de bienvenida, la información sobre el aguinaldo puede ser parte de la sección de beneficios y compensaciones. Puede explicar qué es el aguinaldo, cuándo y cómo se calcula, su importancia como prestación legal, y el compromiso de la empresa con el cumplimiento de esta obligación. Esto ayuda al nuevo empleado a comprender este beneficio desde su ingreso, generando claridad sobre sus derechos laborales y expectativas de compensación anual.
¿De qué manera se puede abordar la PTU en un manual de bienvenida?
El manual de bienvenida puede incluir información sobre la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) como parte de su compromiso de transparencia y cultura organizacional. Puede explicar qué es la PTU, cómo se calcula, cuándo se distribuye, y cómo contribuye al modelo de compensación de la empresa. Motivando al nuevo empleado al entender que su trabajo puede impactar directamente en los beneficios económicos adicionales que recibirá.
¿Qué aspectos de la prima vacacional pueden documentarse en un manual de bienvenida?
Un manual de bienvenida puede detallar la prima vacacional como parte de los beneficios laborales, explicando su significado, porcentaje legal, cómo se calcula, y cuándo se otorga. Puede servir para ilustrar el compromiso de la empresa con el bienestar de sus empleados, mostrando que valoran el descanso y lo compensan adecuadamente, lo que ayuda a generar un sentimiento de valoración en el nuevo talento humano desde su ingreso.
¿Cómo se integra el departamento de Recursos Humanos en un manual de bienvenida?
El manual de bienvenida generalmente dedica una sección a presentar el departamento de Recursos Humanos, explicando su función, importancia, y cómo puede ser un aliado para el nuevo empleado. Puede incluir información de contacto, servicios que ofrece, procesos de comunicación, y su rol en el desarrollo y bienestar de los trabajadores, posicionándolo como un recurso clave para la integración y desarrollo profesional.
¿Cómo se pueden abordar las calculadoras de finiquito y liquidación en un manual de bienvenida?
Aunque no se detallen cálculos específicos, un manual de bienvenida puede introducir estas herramientas como parte de la transparencia y compromiso de la empresa con sus empleados. Puede explicar brevemente qué son la calculadora de finiquito y calculadora liquidación, su propósito de facilitar cálculos justos y transparentes en caso de terminación laboral, y cómo la empresa se compromete a garantizar los derechos de sus trabajadores mediante estas herramientas de claridad financiera.
¿Cómo se integran las normas NOM-035 y NOM-037 en un proceso de onboarding?
Un manual de bienvenida moderno puede incluir información sobre las normas NOM 035 y NOM 037 como parte de su compromiso con el bienestar y la seguridad laboral. La NOM-035 podría explicarse como un protocolo para prevenir riesgos psicosociales, mientras que la NOM-037 abordaría los lineamientos para el trabajo a distancia, proporcionando al nuevo empleado una comprensión clara de cómo la empresa garantiza un ambiente de trabajo saludable y flexible, independientemente de la modalidad de trabajo.
¿Qué información relevante sobre nómina puede incluirse en un manual de bienvenida?
El manual de bienvenida puede ofrecer una visión general del proceso de nómina, explicando cómo y cuándo se realizan los pagos, los diferentes conceptos que pueden aparecer en un recibo de sueldo, y los canales de comunicación para resolver dudas relacionadas con la remuneración. Esta información ayuda al nuevo empleado a comprender el sistema de pagos de la empresa, generando transparencia y confianza desde el inicio de su relación laboral.
