Declaración anual: ¿Qué es? ¿Cómo se presenta?

La declaración anual no es solo un trámite más en la agenda fiscal: es una responsabilidad formal que muchas personas físicas deben cumplir cada año en México. Básicamente, se trata de informar al SAT cómo nos fue en términos de ingresos y gastos durante el año fiscal anterior. Y aunque suene rutinario, para las empresas representa un punto de contacto clave con la situación fiscal de sus equipos, y por tanto, con su operación contable y de cumplimiento.

En lo que sigue, desglosamos de forma clara lo esencial: desde quiénes están obligados a presentarla hasta cómo se lleva a cabo, cuándo y qué implicaciones tiene no hacerlo. Todo, con la idea de facilitar la gestión y minimizar riesgos innecesarios.

¿Qué implica la declaración anual?

En esencia, estamos hablando de un informe que las personas físicas presentan al Servicio de Administración Tributaria (SAT) para dejar constancia formal de lo que ganaron, lo que dedujeron y lo que ya les retuvieron durante el año fiscal. Este reporte le permite al SAT calcular cuánto impuesto corresponde pagar (o devolver, si aplica) a cada contribuyente. Desde el área de Recursos Humanos, es vital comprender este proceso porque la nómina y otros pagos relacionados con el personal alimentan directamente la información que se refleja ahí.

¿A quién le toca presentar su declaración anual?

No todos están obligados, pero sí muchos. En términos generales, hay que presentar declaración anual si se dio alguno de los siguientes escenarios:

• Se percibieron sueldos o salarios. Si el colaborador estuvo contratado por una empresa o un patrón y hubo retención de impuestos, debe declarar.
  
• Se realizaron actividades empresariales. Esto aplica incluso si se trata de pequeños negocios o profesionistas independientes.
  
• Se obtuvieron ingresos por rentas de inmuebles. Rentar una casa, un local o un departamento ya activa la obligación.
  
• Se generaron intereses o dividendos por inversiones. Aquí entran desde cuentas bancarias hasta acciones o fondos de inversión.
  
• Hubo compra o venta de inmuebles. Cualquier operación de este tipo debe reportarse al SAT.
  

Desde RRHH, vale la pena tener estos puntos claros, porque en muchos casos los colaboradores preguntan si están obligados o si conviene presentar su declaración, sobre todo cuando hay deducciones personales en juego.

¿Cuándo se presenta la declaración anual de personas físicas? 

Cada abril, puntualmente. La declaración anual de personas físicas se presenta durante ese mes del año siguiente al que se está reportando. Por ejemplo, en abril de 2025 se declara lo ocurrido en 2024. Si un trabajador quiere hacerla por su cuenta (en lugar de que su patrón la gestione), debe avisarlo por escrito con anticipación.

La presentación se realiza directamente en el portal del SAT, donde ya viene precargada parte de la información. La persona sólo tiene que verificar que todo cuadre y, si quiere, agregar deducciones personales. Para las áreas de talento, este proceso marca un momento clave para entregar la documentación necesaria al personal: constancias, CFDIs y cualquier otra información fiscal relevante.

¿Se presenta al cierre del año?

No, el cierre del año fiscal no significa que la declaración se entregue de inmediato. Aunque el año fiscal en México va del 1 de enero al 31 de diciembre, el SAT da margen para hacer la declaración en los primeros meses del siguiente año, precisamente para procesar toda la información, validar deducciones y, si corresponde, emitir devoluciones.

Esto permite a las empresas y a los trabajadores organizar con tiempo su documentación. Para RRHH, es una oportunidad de anticiparse a posibles dudas o errores en los CFDI de nómina que puedan afectar la declaración de los colaboradores.

¿Qué se necesita para poder declarar?

Antes de sentarse frente a la computadora a llenar la declaración anual, conviene tener todo en orden. Los elementos clave son:

• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y contraseña SAT: son las credenciales básicas para ingresar al portal. Visita nuestra calculadora RFC.
• Comprobante fiscal: tanto de ingresos (esto incluye factura, recibo de nómina, estado de cuenta bancario, etc.) como de gastos deducibles. Aquí es donde entra la relevancia de timbrar correctamente la nómina.
  
• Datos bancarios: si el SAT detecta un saldo a favor, este será devuelto a la cuenta indicada.
• Información sobre deducciones: desde gastos médicos hasta colegiaturas; todo debe contar con comprobantes fiscales válidos.
• E.firma (opcional): permite firmar digitalmente la declaración y agilizar el proceso.

Desde gestión de personal, conviene hacer un checklist interno y externo para asegurarse de que todo lo que entregamos (como patrones) esté correcto y que los colaboradores sepan qué necesitan reunir.

¿Qué pasos hay que seguir?

El proceso, aunque técnico, está bastante automatizado. Aquí el recorrido básico por el portal del SAT:

1. Ingresar a la página oficial del SAT y acceder a la sección de declaraciones.

2. Elegir “Presentar declaración”.

3. Seleccionar el año fiscal y marcar el tipo como “Normal” (salvo que sea una complementaria).

4. Tendrás que validar que la información precargada corresponda con la que tu patrón entregó. Verificar la información precargada, que proviene principalmente de los CFDI generados por el patrón.

5. Agregar las deducciones personales (en la pestaña correspondiente), si se desean incluir.

6. Revisar el cálculo final en la pestaña de “Determinación” y decidir si se quiere la devolución o se opta por otro mecanismo para el saldo a favor. En caso contrario, se elige cómo pagar el monto pendiente del Impuesto Sobre la Renta (ISR).

En términos prácticos, mientras más clara sea la información proporcionada por la empresa a sus trabajadores, más fluido será este proceso.

¿Y si alguien no presenta su declaración?

Aquí empiezan los dolores de cabeza. El Código Fiscal de la Federación (CFF) establece sanciones bastante claras:

• Multas por no declarar: van desde poco menos de $2,000 hasta más de $36,000, dependiendo del ingreso omitido y del tiempo de retraso.
  
• Recargos: si había saldo a favor y no se declaró, se pierde ese monto o se acumulan intereses.
  
• Pérdida de beneficios fiscales: no declarar te cierra la puerta a devoluciones o compensaciones.
  
• Limitación de trámites: el SAT puede bloquear ciertos trámites, como constancias o gestiones aduanales.
  
• Historial crediticio afectado: el SAT puede notificar a las burós de crédito, complicando la obtención de préstamos.
  
• Riesgo de auditorías: no declarar puede activar una revisión formal por parte del SAT.
  

Desde el punto de vista organizacional, es importante tener presente que un trabajador con problemas fiscales puede enfrentar complicaciones personales que impactan también en su desempeño o continuidad laboral.

Además de las sanciones fiscales, no presentar tu declaración anual puede tener otras consecuencias negativas, como:

• Dañar tu historial crediticio: El SAT puede compartir la información sobre tu incumplimiento con las burós de crédito, lo que podría afectar negativamente tu historial crediticio y dificultarte la obtención de préstamos o créditos en el futuro.
• Ser sujeto a revisiones por parte del SAT: Si el SAT detecta que no has presentado tu declaración anual, es probable que te inicie una revisión fiscal, la cual puede ser un proceso largo y costoso.

¿Cómo saber si hay saldo a favor?

Hay dos formas muy directas:

• Al momento de presentar la declaración, el sistema te lo indica de inmediato.
  
• Ingresando al portal del SAT, en la sección “Devoluciones y compensaciones”, donde se puede consultar el estatus y monto del saldo a favor.
  

Esta información también puede ser útil para RRHH, sobre todo cuando los colaboradores preguntan por qué no les han devuelto un saldo esperado o cómo pueden hacer seguimiento.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se reflejan los vales de despensa en la declaración anual?

Los vales de despensa no son considerados ingresos gravables, por lo que no es necesario declararlos en la declaración anual.

Importante: Es importante conservar los comprobantes de los vales de despensa para cualquier aclaración con el SAT.

¿Existe relación entre la caja de ahorro y la declaración anual?

Los intereses generados en una caja de ahorro sí son considerados ingresos gravables y deben declararse en la declaración anual. El banco debe entregar al ahorrador un comprobante fiscal con el monto de los intereses generados en el año.

¿Las deducciones personales se relacionan con los viáticos?

Las deducciones personales no están directamente relacionadas con los viáticos. Sin embargo, algunos gastos relacionados con los viáticos, como el hospedaje y la comida, pueden ser deducibles si se comprueban con comprobantes fiscales y cumplen con los requisitos establecidos por el SAT.

¿Cómo se refleja la declaración anual en los recursos humanos?

Una de las áreas funcionales de la empresa es recursos humanos. La cual es responsable de entregar al trabajador la información necesaria para realizar su declaración anual, como el CFDI de nómina y la constancia de viáticos.

¿El fondo de ahorro aplica en la declaración anual?

Las aportaciones al fondo de ahorro no son consideradas ingresos gravables, por lo que no es necesario declararlas en la declaración anual. Sin embargo, los rendimientos generados por el fondo de ahorro sí son considerados ingresos gravables y deben declararse en la declaración anual.

La institución financiera que administra el fondo de ahorro debe entregar al ahorrador un comprobante fiscal con el monto de los rendimientos generados en el año.

¿Cómo impacta la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) en la declaración anual?

La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) es un ingreso gravable y debe declararse en la declaración anual. El patrón debe entregar al trabajador un comprobante fiscal con el monto de la PTU recibida.

¿Cómo se relacionan las vacaciones y la declaración anual?

Las vacaciones no tienen relación directa con la declaración anual. Sin embargo, es importante recordar que el aguinaldo sí es un ingreso gravable y deben declararse en la declaración anual. El patrón debe entregar al trabajador un comprobante fiscal con el monto de los aguinaldos recibidos.

Si quieres conocer sobre las vacaciones que le corresponden a tu equipo, checa nuestra tabla de vacaciones. 

Visita nuestra calculadora aguinaldo.

¿De qué manera repercute la Ley Federal del Trabajo (LFT) en la declaración anual?

La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece diversos derechos y obligaciones de los trabajadores y patrones, algunos de los cuales tienen implicaciones fiscales. Por ejemplo, la prima por riesgo y la indemnización por despido son deducibles para el patrón, pero son ingresos gravables para el trabajador.