5 beneficios de la maquila de nómina

Una de las tareas que probablemente quite el sueño a los departamentos de recursos humanos es la nómina. Principalmente, luego de la reforma de outsourcing en 2021,  ya que las empresas, en lo general, y las áreas de recursos humanos, en lo particular, han visto un incremento importante en su carga de trabajo. Esto ha llevado a los negocios a contemplar cada vez con más interés la contratación de servicios de maquila de nómina.

¿Qué es maquila de nómina?

Es cuando una empresa decide no hacer la nómina por su cuenta y mejor la deja en manos de alguien más que se dedica a eso. Básicamente, se contrata a un equipo externo que se encarga de hacer los cálculos, aplicar descuentos, preparar los recibos y dejar todo listo para que los empleados reciban su pago sin problemas.

Muchas empresas lo hacen porque sale más barato que tener un área solo para eso, y además, se evitan errores o multas por no cumplir con temas del SAT, IMSS o cualquier otra obligación.

¿Qué beneficios obtengo si utilizo la maquila de nómina?

Externalizar no significa perder el control. Muy al contrario, cuando se hace bien, puede ser una herramienta poderosa para optimizar recursos, ahorrar tiempo y reducir riesgos fiscales. Los beneficios de la maquila de nómina van más allá del simple cálculo de pagos. A continuación, se detallan las ventajas clave que puede aprovechar cualquier empresa en México que busca eficiencia sin soltar las riendas del área de capital humano.

1. Mantener el control de tu gestión de recursos humanos

En algunas ocasiones, los servicios de maquila no te permiten tener relación con el área de recursos humanos, pues ellos se encargan de las incidencias, otorgar permisos, pago y gestión de impuestos, control bancario, etc. Sin embargo, esta forma no es recomendable, ya que es importante que la empresa principal mantenga el control de estos documentos confidenciales.

2. Ahorro de costos en nómina y capacitación

Se recomienda que la persona que esté a cargo del área de nómina sea un experto, debido a que los errores asociados con la nómina suelen generar una alta cantidad de multas por parte del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Sistema de Administración Tributaria (SAT). Es de suma importancia que los procesos sean realizados en tiempo y forma.

3. Eliminar costos de licenciamiento

La mayoría de los programas dedicados al área de nóminas tiene un periodo de licenciamiento que suele tener costos extras, así como actualizaciones y capacitaciones. Con la maquila de nómina, la empresa no tendrá que realizar estos pagos por licenciamiento.

Actualmente, ronda entre los 150 y los 300 pesos mexicanos por empleado. Sin embargo, es importante acercarse al área de ventas, ya que estos departamentos tienen la capacidad de ofrecer mejores precios e, incluso, meses de prueba gratuitos.

4. Olvidar la complejidad de la nómina

Si realizamos actividades empresariales, lo principal es enfocarse en el core del negocio, a fin de generar ventajas competitivas para la organización. Con la maquila de nómina es posible despreocuparse por esa tarea que no genera valor por sí misma. Vale la pena tener en mente que el principal activo de todas las organizaciones es su gente, por lo que una buena gestión de la nómina permite cumplir en tiempo y forma con los colaboradores, al tiempo que se cumple con las normas impuestas por las autoridades

5. Seguridad en los procesos de pago

Al tener contratado el servicio de maquila de nómina, no solo se realizan los pagos relacionados con los trabajadores, como la dispersión de nómina, sino también los cálculos correctos de liquidaciones y finiquitos. Recuerda que, si estos no se realizan de manera correcta, puede conllevar demandas laborales que representan gastos para las empresas. Además, se busca que se realicen los cálculos para el pago de cuotas obrero patronales en tiempo y forma, así como la presentación de variables, cálculo de diferencias y pago de impuestos.

Criterios para elegir un proveedor

Al considerar los beneficios de la maquila de nómina, no basta con buscar ahorro de tiempo. Elegir al proveedor adecuado puede marcar la diferencia entre una operación fluida y una serie de dolores de cabeza administrativos. Aquí un checklist básico para tomar una decisión con criterio:

• Experiencia comprobable en el sector. No todos los proveedores entienden las particularidades de cada industria. Asegúrate de que tenga casos similares al tuyo.
• Certificaciones en seguridad de datos. Se manejarán datos sensibles de tu equipo. Verifica que cumpla con estándares como ISO 27001 o normativas locales de protección de datos.
• Soporte y atención al cliente. Cuando hay errores en nómina, el tiempo cuenta. Pregunta si hay soporte dedicado, horarios de atención y tiempos de respuesta.
• Transparencia en costos. Cuidado con las letras chiquitas. Asegúrate de tener claridad sobre tarifas por servicio, costos adicionales y condiciones de contrato.

Si estás pensando en contratar una maquila de nómina, te recomendamos realizar una cotización. Busca elegir una empresa que brinde garantías de servicio y tener un contrato escrito que detalle el procedimiento de ejecución y los alcances de responsabilidad de ambas partes.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se relacionan los beneficios de la maquila de nómina con el cálculo correcto del salario neto y bruto?

La maquila ayuda a automatizar el proceso de nómina, lo que reduce errores en el cálculo del salario neto y bruto. Esto mejora la precisión de pagos y evita ajustes posteriores.

¿La maquila de nómina considera el aguinaldo en sus cálculos?

Sí. Parte de los beneficios de la maquila de nómina es asegurar que prestaciones como el aguinaldo se calculen correctamente, incluso usando herramientas como nuestra calculadora de aguinaldo.

¿Qué pasa con el finiquito si se usa maquila de nómina?

Un servicio bien gestionado incluye el cálculo correcto del finiquito. Algunas plataformas ofrecen también acceso a una calculadora de finiquito como la nuestra, para mayor claridad en las liquidaciones.

¿La maquila de nómina puede manejar también procesos de liquidación?

Sí, dentro de los beneficios de la maquila de nómina está incluir procesos de liquidación, siempre respetando la LFT. Hay servicios que usan una calculadora de liquidación integrada como la nuestra.

¿Incluye la maquila el cálculo de la prima vacacional?

Totalmente. La prima vacacional se considera dentro de los cálculos estándar. Muchos servicios incluso permiten revisarla mediante una calculadora prima vacacional automatizada como la nuestra.

¿Cómo impacta la maquila de nómina en la aplicación de la NOM 037?

La NOM 037, enfocada en el trabajo remoto, requiere control claro de jornadas y pagos. Uno de los beneficios de la maquila de nómina es facilitar ese cumplimiento con reportes auditables.

¿Qué papel juega el organigrama en una buena maquila de nómina?

Tener un organigrama claro permite que la maquila funcione mejor. Identifica niveles jerárquicos, responsables y estructura salarial, lo que mejora la precisión en los procesos automatizados.