¿Qué es la maquila de nómina?

La maquila de nómina es el proceso mediante el cual, una empresa o despacho especializado realiza a nombre de una empresa que lo contrata, el cálculo de la nómina y de los impuestos (en materia laboral y de seguridad social). El contrato que se realiza entre ambas partes, es de servicio, por la gestión de nómina; sin embargo la información pertenece 100% a la empresa que contrata el servicio.

Así, teniendo como ejemplo la empresa A que contrata a la empresa B para realizar su maquila, se tienen los siguientes recursos y características:

1. Los empleados pertenecen a la empresa A, por lo tanto esta empresa paga los sueldos y salarios y es responsable de otorgar la seguridad social a sus empleados.
2. La empresa B sólo realiza los cálculos, gestiones de la nómina e impuestos con la información que recibe; pero todo esto es pagado por la empresa A. Por ejemplo: el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Impuesto Sobre Nómina (ISN) e Impuesto Sobre la Renta (ISR).
3. La empresa A es laboralmente responsable de los empleados, por lo tanto la empresa B no tiene responsabilidad solidaria con esta.
4. La empresa B debe ser responsable de los errores derivados de un mal proceso, una mala gestión o cálculo que lleve a la empresa A a pagar multas.

En este corto video te explicamos más a detalle y sencillamente lo que es maquila de nómina:

¿Por qué elegir una maquila de nómina?

Cada vez, más compañías recurren a especialistas en maquila de nómina debido a lo siguiente:

1. Ahorro de costos en nómina y capacitación. Es menos costoso tener una empresa especializada en nómina que armar todo un equipo de trabajo, a quien también debes capacitar.
2. Costos de licenciamiento. Contratar, instalar y arrancar con un software de nómina puede ser una tarea muy difícil y altamente costosa, dependiendo de los beneficios que puede traer cada plataforma, entre más beneficios, más costoso es. Adquiriendo los servicios de maquila, se evalúa los beneficios que ofrecen con la misma cuota de pago.
3. Complejidad de la nómina. En México, cumplir con todas la leyes en materia laboral y de seguridad social es muy complejo. Es por eso que, es mejor dejarlo en manos expertas.

Ventajas y desventajas de la maquila de nómina

Ventajas:

• Permite a las empresas centrarse en su verdadero negocio.
• Tienes un experto realizando tu proceso de nómina, garantizando tus cálculos y pago de impuestos.
• Ahorro de costos. En licenciamiento de software, timbrado de recibos, y en recurso humano al no tener un departamento propio.
• Muy útil para micro, pequeñas y medianas empresas que tienen poco personal.
• La empresa contratante es dueña de su información.

Desventajas:

• De elegir un despacho poco profesional puede haber errores de cálculo que debe asumir la empresa contratante.
• Una empresa ajena tiene toda la información de la empresa que contrata los servicios y puede hacer mal uso de ella.
• Frecuentemente, se debe supervisar el trabajo y los pagos para asegurar que se está cumpliendo con la Ley.
• El proceso de integración a veces es muy largo y puede contener flujos de falta de información que lleva a cometer errores.

Si estás pensando en contratar una maquila de nómina te recomendamos siempre elegir por un despacho que brinde garantías de servicio y tener un contrato escrito que detalle el procedimiento de ejecución, el servicio detallado, así como los alcances de responsabilidad de ambas empresas.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo se relaciona el organigrama de una empresa con la maquila de nómina?

El organigrama define la estructura jerárquica y las relaciones laborales dentro de una empresa. La empresa de maquila utiliza esta información para determinar los roles y responsabilidades de cada empleado. Es fundamental para calcular correctamente las prestaciones y deducciones de cada uno.

¿Cómo se considera el desempeño de los empleados en la maquila de nómina?

Aunque la empresa de maquila se encarga de los cálculos de la nómina, el desempeño de los empleados es evaluado por la empresa contratante. El desempeño puede influir en incrementos salariales, bono (bono de puntualidad, bono de productividad, bono de asistencia)  o promociones, pero no es un factor directo en los cálculos de la nómina que realiza la empresa de maquila.

¿Qué papel juega la maquila de nómina en el cálculo y pago de aguinaldo, PTU y prima vacacional?

La empresa de maquila se encarga de calcular y pagar el aguinaldo, la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) y prima vacacional de acuerdo con las leyes laborales y los contratos colectivos de trabajo. Estos cálculos se basan en la información proporcionada por la empresa contratante, como el salario base y la antigüedad laboral de cada empleado.

¿Cuál es la relación entre Recursos Humanos y la maquila de nómina?

Recursos Humanos es el departamento encargado de gestionar a los empleados dentro de una empresa. Al contratar una empresa de maquila, Recursos Humanos sigue siendo responsable de la relación laboral, pero delega los cálculos de la nómina y las obligaciones fiscales a la empresa especializada.

¿Para qué sirven las calculadoras de finiquito y liquidación en el contexto de la maquila de nómina?

La calculadora de finiquito y calculadora liquidación son herramientas que permiten estimar los pagos que debe recibir un empleado al terminar su relación laboral. Aunque la empresa de maquila realiza estos cálculos de forma precisa, estas calculadoras pueden ser útiles para que los empleados tengan una idea aproximada de lo que les corresponde.

¿Qué relación tienen las normas NOM-035 y NOM-037 con la maquila de nómina?

La NOM 035 establece los factores de riesgo psicosocial en el trabajo, mientras que la NOM 037 trata sobre la seguridad psicosocial en los centros de trabajo. Aunque la empresa de maquila no es directamente responsable de cumplir con estas normas, la información que proporciona la empresa contratante sobre el ambiente laboral puede influir en los cálculos de la nómina. Especialmente en lo que respecta a prestaciones adicionales o compensaciones por condiciones de trabajo adversas.

¿Cómo afecta un cambio en el salario mínimo a los cálculos de nómina en una empresa que utiliza servicios de maquila?

Un cambio en el salario mínimo implica una actualización en los cálculos de nómina de todos los empleados cuyo salario se encuentre por debajo de este. La empresa de maquila debe ajustar sus sistemas y procesos para reflejar este cambio y garantizar que todos los pagos se realicen de manera correcta y a tiempo.