Una de las tareas que probablemente quite el sueño a los departamentos de recursos humanos es la nómina. Principalmente, luego de la reforma de outsourcing en 2021, ya que las empresas, en lo general, y las áreas de recursos humanos, en lo particular, han visto un incremento importante en su carga de trabajo. Esto ha llevado a los negocios a contemplar cada vez con más interés la contratación de servicios de maquila de nómina.
¿Qué es maquila de nómina?
Maquila de nómina es el servicio que te permite contratar profesionales especializados en el cálculo de la nómina, así como la determinación de impuestos y los derivados de ella.
El servicio de administración de la nómina generalmente solo incluye los cálculos. Las empresas que tienen un departamento de recursos humanos utilizan estos servicios para reducir el costo asociado con el cálculo de la nómina, además de evitar la adquisición de personal para esta actividad.
La empresa contratada se encarga del cálculo de su nómina, la puntualidad de su elaboración y la responsabilidad de los cálculos y descuentos de los impuestos, así como de las prestaciones que otorgue su empresa, pagos y depósitos de sueldos, préstamos y bonos adicionales.
El servicio de maquila de nómina es hecho a la medida, pues ofrece el apoyo de especialistas de nómina quienes tienen conocimientos profundos de los aspectos legales, fiscales y laborales.
¿Qué beneficios obtengo si utilizo la maquila de nómina?
1.- Mantener el control de tu gestión de recursos humanos. En algunas ocasiones, los servicios de maquila no te permiten tener relación con el área de recursos humanos, pues ellos se encargan de las incidencias, otorgar permisos, pago y gestión de impuestos, control bancario, etc. Sin embargo esta forma no es recomendable, ya que es importante que la empresa principal mantenga el control de estos documentos confidenciales.
2.- Ahorro de costos en nómina y capacitación. Se recomienda que la persona que esté a cargo del área de nómina sea un experto, debido a que los errores asociados con la nómina suelen generar una alta cantidad de multas por parte del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Sistema de Administración Tributaria (SAT). Es de suma importancia que los procesos sean realizados en tiempo y forma.
Beneficios económicos de la maquila de nómina
Actualmente, ronda entre los 150 y los 300 pesos mexicanos por empleado. Sin embargo, es importante acercarse al área de ventas, ya que estos departamentos tienen la capacidad de ofrecer mejores precios e, incluso, meses de prueba gratuitos.
- Eliminar costos de licenciamiento. La mayoría de los programas dedicados al área de nóminas tiene un periodo de licenciamiento que suele tener costos extras, así como actualizaciones y capacitaciones. Con la maquila de nómina, la empresa no tendrá que realizar estos pagos por licenciamiento.
- Olvidar la complejidad de la nómina. Si realizamos actividades empresariales, lo principal es enfocarse en el core del negocio, a fin de generar ventajas competitivas para la organización. Con la maquila de nómina es posible despreocuparse por esa tarea que no genera valor por sí misma. Vale la pena tener en mente que el principal activo de todas las organizaciones es su gente, por lo que una buena gestión de la nómina permite cumplir en tiempo y forma con los colaboradores al tiempo que se cumple con las normas impuestas por las autoridades.
- Seguridad en los procesos de pago. Al tener contratado el servicio de maquila de nómina, no solo se realizan los pagos relacionados con los trabajadores, como la dispersión de nómina, si no también los cálculos correctos de liquidaciones y finiquitos. Recuerda que, si estos no se realizan de manera correcta, puede conllevar a demandas laborales que representan gastos para las empresas. Además, se busca que se realicen los cálculos para el pago de cuotas obrero patronales en tiempo y forma, así como la presentación de variables, cálculo de diferencias y pago de impuestos.
Si estás pensando en contratar una maquila de nómina, te recomendamos realizar una cotización. Busca elegir una empresa que brinde garantías de servicio y tener un contrato escrito que detalle el procedimiento de ejecución y los alcances de responsabilidad de ambas partes.
