La nómina es el documento más importante de toda empresa, en ella se encuentran los salarios y retenciones de los empleados con los que se remunera por su servicio y además se llevan a cabo los cobros que por ley le corresponde al patrón canalizar a las entidades pertinentes. Errar en el cálculo de la nómina puede significar, en el mejor de los casos, una pequeña diferencia de pagos, pero también podría resultar en problemas para la empresa al existir discrepancias con otras entidades como el SAT o el seguro social.
La nómina comprende un cálculo extenso con innumerables factores y variables. Podría decirse que antes de los avances tecnológicos todas las empresas utilizaban un método manual, pero en la actualidad, existiendo tantas herramientas que facilitan el proceso, los errores con este tipo de cálculo resultan más evidentes.
No contar con un tiempo prolongado para calcular la nómina
Al ser un cálculo en el que influyen las sumas de salario más horas extras, la resta de retenciones, la multiplicación por los días laborados o el cálculo del porcentaje de las tasas de ISR, calcular la nómina para todos los empleados y sus diferentes situaciones podría ser caótico. Por esta razón es recomendable que si la nómina debe realizarse de esta forma, contar con el tiempo de verificar que toda la información y los cálculos realizados sean correctos.
Utilizar nóminas anteriores como base
Si bien, la nómina cuenta con un formato y muchos trabajadores se encuentran en condiciones similares de empleo, estas no siempre serán iguales, ya que dependen de factores tan personales como días no laborados, la existencia de algún bono o descuento mensual, horas extras e incluso la antigüedad del trabajador. Por ello, no es recomendable utilizar como referencia nóminas anteriores.
¿Y qué tal las nóminas calculadas automáticamente? ¿Están exentas de errores? ¡No! A pesar de que existen programas informáticos especializados para realizar las nóminas de manera íntegra, los errores humanos no se pueden evadir completamente. Lo más común es que estos errores se originen en el ingreso de los datos.
El uso de un RFC no validado
El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es la clave que te identifica como persona física o moral ante el SAT. Muchas veces, al no utilizar las herramientas que brinda el SAT en su portal, entre ellas la verificación, se manejan los datos de algunos empleados con un RFC mal digitado o incluso no dado de alta. Para evitar esto, es necesario verificar los RFCs ante las páginas oficiales del SAT.
Problemas con la CURP
La Clave Única de Registro de Población se asigna a todos los ciudadanos mexicanos y es una forma de identificación oficial. Su aparición en la nómina sirve para identificar a la persona a quien se le está pagando, y un error común suele ser escribirla de manera incorrecta o duplicarla (utilizar la misma para dos empleados diferentes). Es recomendable siempre verificar que se trata de la clave correcta, que consta de 18 caracteres y que ésta coincida con el nombre del empleado.
Errores en el régimen fiscal
Suelen ocurrir incidencias entre los requisitos solicitados por el SAT en el régimen fiscal, por lo que es necesario verificar si el empleado está asignado como persona física o moral y si las claves numéricas coinciden con los folios asignados para los catálogos publicados del SAT.
Percepciones gravables
Para la retención de impuestos, es importante conocer si las percepciones que componen la nómina del empleado deben ser gravables o quedan exentas. Gravar o exentar una suma que no sea necesaria creará discrepancias y resultará en problemas a largo plazo.
Identificar los números negativos
A partir del 1 de Enero de 2017, el SAT implementó una nueva norma donde no se permite plasmar en la nómina importes con valor igual a cero o números negativos, como sería el caso de presentarse el pago de viáticos o subsidio para el empleo que en realidad no representan un ingreso para el trabajador. Esto se soluciona creando un apartado llamado “otros pagos” para diferenciarlos de los ingresos a percibir.
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