Outsourcing: ¿Qué es? ¿Cómo funciona?

Estar al día ya no es lujo. Es necesidad. Y eso incluye la forma en la que las empresas acceden al talento humano. Desde hace ya varios años, el outsourcing ha tomado fuerza en el mercado mexicano como una alternativa para agilizar procesos y resolver necesidades operativas sin sobrecargar la nómina directa.

Se escucha en todos lados. Lo usan grandes compañías, pero también pymes. Se menciona en juntas, en foros, en reformas. Pero, ¿de qué se trata realmente? ¿Por qué tantas empresas lo aplican? ¿Y qué tanto puede ayudar… o meter en problemas?

Vamos al grano: ¿qué es el outsourcing?

Cuando una empresa no puede o no quiere encargarse de todo, entra el outsourcing. Básicamente, es cuando se contrata a otra empresa para que haga ciertas tareas o funciones. No es nuevo, pero en los últimos años tomó mucha fuerza en México.

No se trata de “sacarse la chamba de encima”, sino de enfocarse en lo que realmente es estratégico y dejar lo demás a un proveedor que se especializa en eso. Puede ser limpieza, reclutamiento, soporte técnico, mantenimiento, manufactura, lo que sea.

¿El punto? Hacer más con menos recursos internos. Y, cuando se usa bien, sí puede ayudar a reducir costos, liberar tiempos y operar de forma más ágil. Eso sí, no es una receta mágica y tiene sus letras chiquitas.

Tipos de outsourcing que sí existen (y que vale la pena conocer)

No todo se llama outsourcing por igual. Hay varios modelos, y cada uno se adapta a distintas necesidades. Aquí te van, contados sin tanto rollo técnico:

• Táctico: Para tareas no esenciales, como vigilancia o limpieza. Se busca ahorrar sin meterse en camisa de once varas.

• Estratégico: Aquí ya se habla de una relación más profunda. Se busca que el proveedor sea un aliado real. Por ejemplo, una empresa de TI que maneja toda la infraestructura digital.

• Co-Sourcing: Las dos partes comparten responsabilidades y riesgos. Es trabajo en equipo, pero con camiseta dividida.

• In-house: El proveedor manda gente, pero ellos trabajan dentro de las instalaciones del cliente.

• Off-shoring: Cuando se contrata a alguien en otro país, normalmente para ahorrar en costos. Por ejemplo, desarrollo de software desde India.

• Off-site: El proveedor hace su trabajo desde su propia sede. Como un despacho contable que lleva tu nómina desde su oficina.

No hay uno mejor que otro. Todo depende del giro, del momento de la empresa y de lo que se quiere lograr.

¿Y cómo se ve el outsourcing en la vida real?

En la práctica, el outsourcing se mete hasta la cocina. Literal. Desde fábricas de ropa que mandan su producción a maquilas externas, hasta empresas que contratan a diseñadores freelance o desarrolladores de software en otro país.

También es común ver agencias de reclutamiento que se hacen cargo de todo el proceso para buscar personal especializado, sin que la empresa cliente tenga que lidiar con currículums o entrevistas.

¿Funciona? Sí, pero hay que saber elegir al proveedor. Un mal outsourcing puede costar más caro que hacerlo in-house.

Lo bueno y lo no tan bueno del outsourcing

Ventajas que sí hacen diferencia:

• Ahorro en sueldos, equipo o mantenimiento
• Acceso rápido a especialistas sin contratar directamente
• Enfoque del equipo interno en lo importante
• Flexibilidad para escalar operaciones sin cargar la nómina
• Menos inversión en capacitación o infraestructura
• Más tecnología sin tener que comprarla

Pero no todo es miel sobre hojuelas:

• Se pierde un poco de control sobre cómo se hacen las cosas
• Si el proveedor no cumple, se cae todo
• Riesgos legales si no se arma bien el contrato
• Puede generar dependencia en áreas clave
• Si no hay exclusividad, la competencia te puede quitar al proveedor o al talento
• A veces se siente como que hay “dos equipos” dentro de la misma empresa

Por eso, desde Recursos Humanos, conviene revisar bien con qué procesos sí tiene sentido aplicar outsourcing y en cuáles mejor no meterse.

Preguntas frecuentes

¿Las personas contratadas por outsourcing tienen derecho a recibir aguinaldo?

Sí, sin vueltas. Aunque estén bajo un esquema de outsourcing, los trabajadores siguen siendo empleados formales y, por lo tanto, tienen derecho a su aguinaldo. La ley no distingue si fue contratado directo o vía proveedor externo. Desde RH conviene dejarlo clarísimo desde el inicio con ambas partes, para evitar malentendidos cuando llegue diciembre.

Puedes calcular tu aguinaldo utilizando nuestra calculadora aguinaldo.

¿Un patrón bajo esquema de outsourcing puede evitar pagar finiquito?

Legalmente no. Si el trabajador termina la relación laboral, sea voluntaria o no, el empleador —aunque sea una empresa de outsourcing— está obligado a pagar del finiquito lo que marca la ley: sueldos pendientes, partes proporcionales y cualquier otro concepto como prima vacacional o aguinaldo. No es negociable.

Para saber cuánto te corresponde, utiliza nuestra calculadora finiquito.

¿El outsourcing puede alterar el cálculo de la liquidación en caso de despido?

Lo que cambia es quién hace el pago, pero el cálculo sigue igual. Si se trata de un despido injustificado, la empresa de outsourcing debe cubrir la liquidación completa. Incluye antigüedad, prestaciones y PTU. El colaborador no debe quedar en desventaja solo por haber sido subcontratado.

Para calcular la liquidación, puedes usar nuestra calculadora liquidación.

¿Los trabajadores en outsourcing reciben prima vacacional como los demás?

Claro que sí. Están cubiertos por las mismas leyes. Si tienen derecho a vacaciones, también tienen derecho a la prima vacacional. El hecho de estar en un esquema de outsourcing no cambia esa obligación. Lo importante es que Recursos Humanos lo tenga en su checklist de cumplimiento al monitorear a proveedores.

Puedes calcular la prima vacacional usando nuestra calculadora prima vacacional.

¿La NOM-035 también aplica cuando hay outsourcing?

Sí, la NOM-035 aplica para todos los trabajadores, y no solo “aplica”, es clave. Los riesgos psicosociales no desaparecen solo porque el personal venga de otra empresa. Si hay gente trabajando en las instalaciones, bajo presión, con estrés o carga emocional alta, la empresa contratante y la de outsourcing comparten la responsabilidad de prevenir y atender estos factores.

¿El outsourcing está obligado a cumplir con la NOM-037 sobre igualdad laboral y no discriminación?

Sí, las empresas de outsourcing deben cumplir con la NOM-037. Las empresas de outsourcing también tienen que garantizar que no haya discriminación por género, edad, discapacidad, orientación sexual o cualquier otro factor. Y más aún si prestan servicio dentro de otra empresa, porque eso afecta directamente al ambiente laboral de todos.

¿El outsourcing puede influir en la forma en la que se calcula la nómina?

Sí, y aquí hay que tener cuidado. Aunque la nómina la maneje una empresa externa, eso no significa que se pueda hacer “a modo”. Los trabajadores en outsourcing deben estar dados de alta con salario real, prestaciones completas y todos los conceptos conforme a ley. Desde RH conviene auditar esto de vez en cuando, sobre todo si se subcontratan servicios sensibles.

Si necesitas verificar tu salario, usa nuestra calculadora nómina.

¿Se puede recibir PTU estando en outsourcing?

Sí. La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) no desaparece con el outsourcing. Lo que sí varía es de qué empresa vienen las utilidades. Si la subcontratada genera ganancias, le toca repartir. Lo importante es que el contrato esté claro y se respete el derecho del trabajador.

¿Un trabajador bajo outsourcing puede recibir menos del salario mínimo?

Jamás. La ley es clarísima: ningún trabajador formal en México puede recibir menos del salario mínimo. Estar contratado por outsourcing no justifica ninguna excepción. Si eso pasa, es una señal de que el proveedor no está cumpliendo y habría que revisar o incluso cortar la relación comercial.

¿Cómo influye el organigrama de la empresa de outsourcing en los derechos del trabajador?

Mucho más de lo que se cree. Si el proveedor tiene un organigrama mal definido o procesos poco claros, eso puede generar duplicidad de funciones, vacíos en supervisión y confusión sobre a quién rendir cuentas. Desde la empresa contratante, es clave exigir orden interno, sobre todo cuando el personal trabaja en sitio. El caos organizativo del proveedor se vuelve tu problema si no se pone atención.