Régimen fiscal: ¿Qué es? ¿Cuáles tipos hay?

En México, el tema de impuestos no da tregua. Y sí, el régimen fiscal de cada país define cómo se cobran, cuándo se pagan y qué se declara. No hay escapatoria, básicamente. Y eso aplica aunque uno trabaje por su cuenta. Lo que muchos dueños de negocio o freelancers se preguntan es: ¿También me toca contribuir? Spoiler: sí. Aunque el SAT no lo grite con fuegos artificiales, cualquier persona que genere ingresos debe entender qué régimen le toca. Vamos por partes, sin rollos.

¿Qué es el régimen fiscal?

No hay que complicarlo. Régimen fiscal es el conjunto de reglas que dicen cómo debes pagar impuestos según tu actividad económica. Como si fueran las reglas del juego que dicta el SAT.  A esto también se le llama sistema tributario.

Lo importante es esto: Cada persona o empresa tiene un lugar en ese sistema. Ya sea que vendas café en Coyoacán o tengas una startup en Monterrey, hay un régimen que te corresponde. Y ese régimen define qué declaraciones haces, cada cuándo, y cuánto te toca pagar.

¿Qué es una persona física?

Persona física suena muy formal, pero es simplemente cualquier individuo. Sí, todos los mortales entramos aquí. Desde el dentista que trabaja en su consultorio hasta alguien que da clases de guitarra por su cuenta. La ley les reconoce derechos, sí, pero también obligaciones fiscales. Y claro, pueden trabajar solos o asociados con otros.

¿Qué es una persona moral?

Ahora, persona moral ya es otro boleto. Aquí hablamos de entidades que no son personas, pero que existen legalmente. Sindicatos, asociaciones civiles, colegios de profesionistas, sociedades mercantiles… Todas ellas son personas morales. Y sí, también tributan.

¿Cómo saber si soy persona física o moral?

Esta distinción parece básica, pero da más dolores de cabeza de los que uno pensaría. Y no es solo cosa de abogados o contadores. Saber si estás registrado como persona física o moral define casi todo tu trato con el SAT, con clientes, con proveedores… Y también con recursos humanos.

¿La forma rápida de saberlo? Constancia de situación fiscal. Ahí dice todo.

Desde el punto de vista empresarial, conviene que RRHH tenga esto claro cuando se contrata a alguien por honorarios o servicios. No es lo mismo emitir un CFDI como persona física que como moral. Cambian las obligaciones, las deducciones y hasta los impuestos retenidos.

Y sí: hay quienes tienen ambas figuras. Persona física con actividad empresarial y al mismo tiempo accionistas o socios de una persona moral. Por eso vale la pena revisar cada caso con lupa. Sobre todo si hay que integrar eso a los procesos de nómina, contabilidad y facturación.

Tipos de régimen fiscal si eres persona física

A ver, aquí viene lo jugoso. Si eres persona física y trabajas por tu cuenta, vendes algo o prestas servicios, tienes que saber esto: Hay cinco regímenes fiscales activos en el SAT. Cada uno con sus reglas, con sus fechas y con sus dolores de cabeza.

Vamos a resumirlos con ejemplos reales, para que nadie se pierda:

1. Incorporación fiscal. Ideal para quienes tienen negocios chiquitos o prestan servicios sin título profesional. Por ejemplo: peluquerías, papelerías, lavanderías, tienditas. Siempre y cuando no pasen de dos millones de pesos al año.
2. Actividades empresariales. Aquí ya no hay tope de ingresos. Aplica para actividades industriales, comercio, ganadería, pesca, etc. Por ejemplo: restaurantes, guarderías, ferreterías, bares.
3. Arrendamiento de inmuebles. Si rentas propiedades, entras aquí. Desde locales hasta departamentos o habitaciones.
4. Servicios profesionales. Para médicos, diseñadores, psicólogos, freelancers, y demás profesiones que trabajan de forma independiente. No tienen patrón, pero sí tienen SAT.
5. Asalariado. Este es el más común, empleados de empresas. En general, solo hacen una declaración anual.

¿Cuáles son las obligaciones fiscales de las personas físicas?

Las personas físicas tienen que hacer varias cosas para cumplir con Hacienda. Y no, no es opcional, tienen que:

• Inscribirse en el RFC
• Mantener actualizada su información
• Emitir facturas con sello digital
• Declarar ingresos según el régimen
• Cumplir con otros requisitos específicos del régimen fiscal en el que estén

Desde RRHH es clave tener esto claro si se trabaja con colaboradores externos o esquemas mixtos.

Tipos de regímenes fiscales para personas morales

Ya dijimos que son entidades. Y tienen dos caminos posibles:

1. Régimen general. Para empresas que buscan lucro. Bancos, aseguradoras, arrendadoras, sociedades mercantiles.
2. Régimen con fines no lucrativos. Aquí entran sindicatos, asociaciones civiles, fondos de inversión. Su objetivo no es ganar dinero, pero sí tienen que reportar al SAT.

¿Qué obligaciones tienen las personas morales?

Aquí no hay pretextos. Por lo que desde el primer día que comienzan operaciones tienen que:

• Inscribirse en el RFC
• Obtener firma electrónica certificada (necesitas un notario para esto)
• Llevar contabilidad electrónica
• Hacer pagos provisionales
• Presentar declaración anual
• En regímenes no lucrativos, hacer declaraciones informativas
• Entregar documentación específica según el régimen

Desde la gestión, esto implica tener contadores bien alineados, procesos automatizados y revisiones internas periódicas. Lo que no se reporta bien, después sale caro.

¿Cómo puedo saber en qué régimen fiscal estoy?

A veces uno firma, da sus datos y arranca a trabajar sin tener del todo claro en qué régimen fiscal quedó registrado. Y luego vienen las preguntas cuando toca declarar, facturar o hacer cualquier trámite con el SAT. La buena noticia es que hay forma de saberlo sin adivinar ni hacer llamadas eternas:

• Puedes ingresar directamente al portal del SAT con tu RFC y contraseña o tu e.firma.
• Una vez dentro, busca la sección que dice “Constancia de Situación Fiscal”. Ahí está todo: tu régimen fiscal, si eres persona física o moral, tu actividad económica, domicilio fiscal, etc.

Desde recursos humanos, también vale la pena revisar esa constancia cuando se contrata nuevo personal, porque a veces hay inconsistencias entre lo que declara el colaborador y lo que tiene registrado ante el SAT. Y eso, tarde o temprano, genera broncas. Tener claro el régimen fiscal ayuda a evitar deducciones mal hechas, errores en la nómina o problemas con comprobantes fiscales. Literal, es una de esas cosas que más vale saber desde el día uno.

¿Qué régimen fiscal soy si no trabajo?

Esta es una de las dudas más comunes, especialmente para personas jóvenes o en transición laboral. Porque sí: aunque no estés trabajando, puedes tener un régimen fiscal asignado.

Por ejemplo, si alguna vez diste de alta tu RFC, aunque sea para un trámite escolar o bancario, el SAT probablemente ya te asignó un régimen por default. En muchos casos, se trata del Régimen de Personas Físicas Sin Actividad Económica. No genera obligaciones fiscales, pero ahí está.

¿Y por qué importa saber esto desde recursos humanos? Porque hay casos donde alguien entra a trabajar y ya trae arrastrando ese régimen “pasivo”. Y si va a facturar como freelance o bajo un esquema mixto, hay que hacer los ajustes adecuados desde el SAT.

También aplica si la empresa contrata prestadores de servicios. Hay que verificar que estén en un régimen compatible con emisión de CFDI. No es lo mismo ser del régimen de sueldos que de actividad empresarial o de incorporación fiscal.

Así que sí, el régimen fiscal no solo aplica cuando uno tiene empleo. Puede existir incluso sin ingresos. Y conviene tenerlo bien identificado.

Sí o sí, hay que estar en un régimen fiscal

No hay vuelta. Quien tiene una actividad económica, debe registrarse en el régimen fiscal correspondiente. Ya que esto permite que Hacienda sepa cómo y cuánto se paga. Ya sea persona física o moral, esta clasificación guía todos los pasos fiscales. Y en la operación diaria de las empresas, esto no es un tema menor. Así que desde RRHH hasta dirección general, hay que tenerlo bajo control.

Preguntas frecuentes

¿Cómo afecta el aguinaldo al régimen fiscal del trabajador?

El aguinaldo es una prestación obligatoria que, desde el punto de vista fiscal, se considera ingreso. Eso significa que debe reportarse y aparece en el régimen fiscal de sueldos y salarios. Si se pasa del tope exento que marca la ley (30 días de salario mínimo), la diferencia se vuelve gravable. Así que es clave que recursos humanos calcule y registre bien este ingreso en la nómina de diciembre. Utiliza nuestra calculadora aguinaldo, funciona para cualquier trabajador, sin importar si está en un régimen tradicional o como actividad empresarial.

¿Qué tiene que ver el cálculo de bruto a neto con el régimen fiscal?

Todo. El paso de bruto a neto es donde realmente se ve el impacto del régimen fiscal del trabajador. Quienes tributan como personas físicas en sueldos y salarios verán ahí aplicadas las retenciones de ISR, cuotas del IMSS y otras deducciones de nómina. El recibo de nómina debe dejar claro cómo del sueldo completo se llegó al monto final que recibe el colaborador.

¿Qué diferencia hay entre calculadora finiquito y calculadora liquidación respecto al régimen fiscal?

La calculadora finiquito calcula lo ordinario (sueldo, vacaciones, prima, etc.). La calculadora liquidación, en cambio, aplica cuando hay un despido injustificado. En ambos casos, el régimen fiscal del trabajador incide directamente en qué montos son gravables, qué conceptos van exentos, y cómo se debe emitir el comprobante fiscal. Las dos herramientas son útiles, pero cada una tiene un contexto fiscal distinto.

¿La calculadora prima vacacional considera el régimen fiscal del empleado?

Sí. La calculadora prima vacacional ayuda a determinar cuánto debe pagarse adicional a los días de vacaciones, y también cuánto es gravado según el régimen fiscal. Si es trabajador asalariado, hay un porcentaje exento por ley y el resto se acumula al ingreso. Es fundamental para cumplir con las normas fiscales y también con la LFT.

¿Qué pasa con el desempeño, la NOM 035 y el régimen fiscal?

Aunque suene desconectado, el desempeño laboral y la aplicación de la NOM 035 (que evalúa factores psicosociales) puede tener efectos indirectos sobre el régimen fiscal, sobre todo cuando se vinculan a bonos o incentivos. Si se otorgan compensaciones variables por desempeño, deben reflejarse correctamente en el CFDI, y se consideran parte del ingreso fiscal del trabajador.

¿Cómo influye la NOM 037, la nómina, el organigrama y otras prestaciones en el régimen fiscal?

La NOM 037, que regula el trabajo remoto, puede cambiar la forma en que se estructuran ciertas percepciones en la nómina. Lo mismo con prestaciones nuevas o ajustes en el organigrama. Todo debe cuadrar con lo declarado ante el SAT y con el régimen fiscal del trabajador. Por ejemplo:

• La prima vacacional debe registrarse como percepción
• La PTU debe calcularse y reportarse correctamente
• El salario mínimo sirve como base para exenciones
• Y la distinción entre salario neto y bruto debe estar bien clara en los CFDIs

Todo esto influye directa o indirectamente en cómo la empresa cumple con sus obligaciones fiscales y laborales.