Tabla de contenidos
- ¿Qué es el CFDI?
- ¿Para qué sirve el CFDI?
- ¿Cuáles son los 6 tipos de CFDI?
- ¿Cuáles son los usos del CFDI?
- ¿Qué debe de contener tu CFDI?
- ¿Cómo generar correctamente tu CFDI?
- Preguntas frecuentes
Cuando escuchamos las palabras impuestos o Servicio de Administración Tributaria (SAT), no es raro que se nos frunza un poco el ceño. Es casi automático. Y es que, seamos honestos, muchas veces eso significa que vienen nuevos cambios fiscales que no siempre son tan claros de entrada. Al principio, todo suena enredado. Además, sabemos que esos ajustes no llegan solos. Suelen traer consigo un impacto directo en la tesorería de las empresas. Más costos. Más obligaciones. Y más cosas por revisar.
¿Qué es el CFDI?
El CFDI, o Comprobante Fiscal Digital por Internet, es lo que hoy conocemos como factura electrónica. Ya no hay papeles volando ni sellos de tinta. Todo es digital.
Para que tenga validez oficial, debe seguir los requisitos del artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF). Eso significa que no cualquier archivo cuenta como CFDI, tiene que cumplir con lo que marca la ley. Y como se genera y se manda por Internet, ahí es donde entra lo de “digital”. Por eso también se le llama factura electrónica.
Para que sea más fácil de usar, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) creó una plataforma en línea llamada Servicio de Generación de Factura Electrónica CFDI. Ahí, cualquier contribuyente puede entrar, llenar sus datos fiscales y listo. El sistema genera dos archivos:
- Un PDF, que muestra la factura tal como la conocemos, con toda la información clara para el contribuyente.
- Un archivo .XML, que contiene la misma información, pero en un formato que solo los sistemas del SAT pueden leer.
El archivo XML es esencial, aunque no sea legible a simple vista. Ahí está todo: datos del emisor, receptor, montos, impuestos, y cualquier otro detalle fiscal. Con esto, el SAT puede llevar un mejor control de la información fiscal, asegurar el cumplimiento de las obligaciones y reducir errores o malas prácticas.
¿Para qué sirve el CFDI?
El CFDI es un requisito fiscal indispensable en México. Funciona como el respaldo oficial para registrar operaciones comerciales y controlar los ingresos y egresos, tanto de personas morales como físicas con actividad empresarial.
Entre sus funciones más importantes están:
- Comprobante de transacciones. El CFDI actúa como un recibo digital. Certifica que una compra o servicio se realizó formalmente y deja constancia válida ante el SAT.
- Base para la declaración de impuestos. Toda la información del CFDI sirve para calcular impuestos como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el Impuesto Sobre Renta (ISR). Además, permite alinear la contabilidad de la empresa con lo reportado al SAT, garantizando coherencia en las declaraciones fiscales.
- Control de gastos. Con los CFDI es más fácil categorizar ingresos y egresos. Eso ayuda a identificar en qué se está gastando más y dónde hay oportunidad para mejorar el uso de recursos.
- Combate a la evasión fiscal. Al estar ligados al RFC, los CFDI pueden ser rastreados fácilmente por el SAT. Esto reduce el riesgo de facturas falsas y limita el uso del efectivo sin control. La facturación electrónica promueve transparencia y formalidad en las operaciones.
- Información para el SAT. Los datos de los CFDI le permiten al SAT tener un panorama claro sobre la economía. Así puede analizar qué sectores están creciendo y diseñar políticas fiscales más acertadas.
¿Cuáles son los 6 tipos de CFDI?
Para cubrir diferentes tipos de operaciones, el SAT clasificó varios tipos de CFDI. Cada uno cumple con funciones específicas según el tipo de movimiento fiscal que se quiera registrar.
Ingreso:
Es el más común. Se usa cuando entra dinero por la venta de un producto o servicio. Si vendes algo o das un servicio, este es el comprobante que necesitas. Ejemplos: Facturas, recibos por honorarios o arrendamiento.
Egreso:
También se le llama nota de crédito. Sirve para registrar una salida de dinero. Va ligado a una factura anterior y refleja descuentos, cancelaciones o devoluciones. Ejemplo: Notas de crédito aplicadas a clientes.
Traslado:
Este tipo es clave para el transporte de mercancías. Cuando mueves productos de un lugar a otro, se genera un CFDI de traslado. Ejemplo: Carta porte que acompaña el envío.
Nómina:
Aquí se documentan los pagos al personal. Es el recibo digital que acredita el sueldo y prestaciones de un trabajador. Ejemplo: Recibo de nómina que llega cada quincena o mes.
Recepción de pagos:
Se usa cuando el cliente paga después de recibir la factura. Ideal para pagos en parcialidades o diferidos. Ejemplo: Recibo por pagos parciales de una venta a crédito.
Retenciones e información de pagos:
Este CFDI sirve para mostrar impuestos retenidos al pagar a alguien más. También se usa para declarar ciertos pagos a terceros. Ejemplo: Pagos a proveedores con ISR retenido incluido.
Con la finalidad de abarcar diversas operaciones, el SAT ha establecido diferentes tipos de CFDI, cada uno con características y usos específicos.
¿Cuáles son los usos del CFDI?
El CFDI cambió por completo la forma en que las empresas documentan sus operaciones en México. Desde su implementación, ha traído ventajas claras tanto para los contribuyentes como para el SAT. Entre sus usos principales se encuentran:
- Registro de operaciones. Cada CFDI sirve para dejar constancia de una operación específica. Puede ser una venta, un pago o una retención de impuestos. Esto permite llevar un historial claro de la actividad comercial de cada empresa.
- Cumplimiento fiscal. Este comprobante es la base para cumplir con las obligaciones fiscales.
Se usa para calcular impuestos, determinar bases gravables y presentar declaraciones. - Facilita auditorías. Al estar todo en formato digital, los procesos de revisión por parte de las autoridades son más ágiles y menos invasivos.
- Disminución del papel. Con los CFDI se reduce el uso de documentos físicos, lo que también ayuda al cuidado del medio ambiente.
- Mayor eficiencia administrativa. La emisión y recepción automática de estos comprobantes agiliza los procesos internos y simplifica la contabilidad.
- Transparencia en las operaciones. La información que contienen los CFDI ayuda a promover operaciones más claras y visibles, lo que genera mayor confianza entre empresas, clientes y autoridades.
¿Qué debe de contener tu CFDI?
Los comprobantes fiscales digitales a que se refiere el artículo 29 de este Código, deberán contener los siguientes requisitos:
- La clave del RFC de quien los expida y el régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR). Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes fiscales
- El número de folio y el sello digital del SAT, referidos en la fracción IV, incisos b) y c) del artículo 29 del Código Fiscal, así como el sello digital del contribuyente que lo expide
- El lugar y fecha de expedición
- La clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) (visita nuestra calculadora RFC) de la persona a favor de quien se expida
- La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen
- El valor unitario consignado en número
- El importe total consignado en número o letra
- Tratándose de mercancías de importación:
- El número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano
- En importaciones efectuadas a favor de un tercero, el número y fecha del documento aduanero, los conceptos y montos pagados por el contribuyente
- Además, los contenidos en las disposiciones fiscales, que sean requeridos y dé a conocer el SAT, mediante reglas de carácter general
Los CFDI que se generen para efectos de amparar la retención de contribuciones deberán contener los requisitos que determine el SAT mediante reglas de carácter general.
En caso de que no reúnan algún requisito de los establecidos en el artículo 29 del Código Fiscal o cuando los datos contenidos en los mismos se plasmen en forma distinta a las disposiciones fiscales, no podrán deducirse o acreditarse fiscalmente.
¿Cómo generar correctamente tu CFDI?
Para emitir los CFDIs, la empresa debe tener vigente la Firma Electrónica Avanzada (FIEL). También, debe tramitar ante el SAT un Certificado de Sellos Digitales (CSD) que será usado para cada una de las facturas.
El proceso de facturación y certificación (o timbrado de nómina) puede hacerlo el empleador.El SAT tiene una herramienta en su portal. Es gratuita y te permite emitir tus CFDIs. Pero… no es la más rápida del mundo. Si tienes que hacer muchas facturas al mes, puede volverse eterno.
Por eso existen los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Ellos tienen software especializado. Te ayudan a emitir y certificar CFDI de forma más ágil y sin dolores de cabeza. Y son como tener un cajero automático de facturas, listo para usarse cuando lo necesites. Ideal si tu empresa necesita velocidad y orden en su facturación.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se refleja la liquidación de un empleado en el CFDI de nómina?
La liquidación de un empleado se refleja en el CFDI de nómina como pagos por separación. Esto incluye indemnización, prima de antigüedad, vacaciones no gozadas, entre otros conceptos. Deben especificarse los montos y desglosarse cada concepto correspondiente.
Visita nuestra calculadora liquidación.
¿El proceso de selección de personal incluye la generación de algún CFDI?
No, el proceso de selección de personal no incluye la generación de CFDI. Los CFDI se emiten una vez que el empleado ha sido contratado y se realizan los pagos correspondientes.
¿La prima vacacional debe aparecer en el CFDI de nómina y cómo se calcula?
Sí, la prima vacacional debe aparecer en el CFDI de nómina. Se calcula como un porcentaje del salario correspondiente a los días de vacaciones. Generalmente, la prima vacacional es del 25% del salario durante el periodo vacacional.
Puedes consultar a la tabla de vacaciones para confirmar el número de vacaciones que tiene un trabajador por año de trabajo. Y la calculadora prima vacacional para consultar el cálculo de esta prestación.
¿El escritorio virtual IMSS permite la consulta o emisión de CFDI?
No, el escritorio virtual MSS no permite la consulta o emisión de CFDI. El escritorio virtual se utiliza principalmente para gestiones relacionadas con la seguridad social, como consultas de vigencia de derechos y reportes de movimientos afiliatorios.
¿El REPSE afecta la emisión de CFDI para empleados de empresas subcontratistas?
Sí. Si eres una empresa subcontratista registrada en el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE), hay que cumplir con todo lo que marca la ley. Eso incluye emitir correctamente el CFDI de nómina a los trabajadores. Sin pretextos.
¿Se puede usar la eFirma para emitir un CFDI?
También sí. La eFirma sirve como tu sello personal y digital. Con ella puedes emitir CFDI de forma segura y válida ante el SAT. Todo queda bien amarrado.
¿Qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre el CFDI de nómina?
Pues bien claro. La Ley Federal del Trabajo (LFT) indica que el empleador debe entregar comprobantes de pago. Y sí, deben ser en formato CFDI, para cumplir con los requisitos fiscales y que los pagos sean transparentes.
¿Cómo ayuda el CFDI a entender tu salario bruto y neto?
El CFDI de nómina te dice todo. Cuánto ganas, qué te descuentan, y cuánto es lo que realmente te llevas. Es tu recibo de nómina con todos los detalles. Desde tu salario bruto, hasta lo que te llega al bolsillo.
Si quieres saber exactamente cuánto te queda, usa nuestra calculadora de salario bruto a neto. Así ves todo claro y sin letras chiquitas.
