Escritorio virtual IMSS: ¿Qué es? ¿Cómo acceder?

Realizar trámites es uno de los aspectos que menos gusta a las personas porque suelen ser procesos que implican dedicarles tiempo. Sin embargo, el boom digital ha ayudado a agilizar muchos de ellos y, en el caso del IMSS, tienes la opción del escritorio virtual que busca disminuir tiempos. ¿Ya lo conoces?

¿Qué es el escritorio virtual IMSS?

Imagina tener una oficina del IMSS abierta todo el día. Sin filas, sin gritos, y sin la clásica pelea con el vigilante por no llevar copia del INE. Eso es justo el escritorio virtual IMSS. Una plataforma que el Instituto Mexicano del Seguro Social lanzó para facilitarle la vida a quienes tienen que lidiar con trámites, tanto a trabajadores como a empresas.

No es nueva, pero sí ha ido mejorando poco a poco. Y la idea central es clara: que puedas hacer gestiones sin tener que ir en persona a la subdelegación del IMSS. Por lo que desde cualquier computadora y con buena conexión, puedes revisar temas como afiliaciones, incapacidades, altas, bajas y mucho más. Y lo mejor… Sin depender de horarios.

¿Para qué sirve el escritorio virtual IMSS?

Para no perder tiempo. Así de simple. Porque todos los que trabajamos en temas de personal sabemos lo que es perder medio día solo para entregar un papel o tener que enviar a alguien de Recursos Humanos a hacer fila con todo y carpetas bajo el brazo.

Con esta herramienta digital. Eso ya no es necesario en muchos casos. Sirve para hacer trámites directos, evitar intermediarios y quitarle presión a procesos que antes eran burocráticos hasta el cansancio. Está abierta 24/7. Y eso hace una gran diferencia cuando necesitas consultar algo urgente o dar seguimiento fuera del horario típico. Desde RRHH o como parte del equipo directivo, tener acceso al escritorio virtual IMSS es como tener un pase exprés para lo administrativo. Con sus detalles, sí, pero mucho más ágil que el camino tradicional.

¿Cómo registrarte en el escritorio virtual IMSS?

Registrarte no tiene costo. Solo basta con ingresar al escritorio virtual IMSS y darte de alta en el sistema. Ya sea como trabajador, persona física o persona moral.

Ten a la mano:

• Clave Única de Registro de Población (CURP)
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) (visita nuestra calculadora RFC)
• Efirma, antes Firma Electrónica Avanzada (FIEL) 
• También se recomienda las versiones más actualizadas de Explorer y Java

Ahora sigue esta serie de pasos:

• En primer lugar, accede a «Crear cuenta»
• Ingresa tu CURP
• Ahora teclea tu RFC y sube tus archivos de la efirma: en «certificado» el documento .Cer y en «Clave privada» el .Key. Escribe tu contraseña
• Haz clic en «Verificar» y cuando el sistema valide tus archivos «Acepta»
• Luego da clic en «Autenticar» y te mostrará tus datos
• Si todo es correcto, haz clic en «Acciones» y selecciona «Finalizar trámite»
• Aparecerá un mensaje de aprobación de datos y le das «Aceptar»
• Luego deberás leer la carta de usos y términos, tienes que dar clic en el cuadro indicando que la has leído y «Aceptar»
• Finalmente, aparecerá un recuadro con el RFC que se ha registrado y nuevamente tendrás que cargar los archivos de la efirma para «Verificar».
• Saldrá un mensaje de que todo está correcto, entonces da clic en «Aceptar»
• Luego haz clic en el botón «Firmar» y listo, ya podrás ingresar después de 30 minutos a tu escritorio virtual

¿Quién necesita una firma digital en el escritorio virtual IMSS?

La firma digital del IMSS es una herramienta de certificación, seguridad y de firma electrónica. La cual debe tener toda entidad empleadora (persona física o moral) que requiera hacer movimientos, compartir e intercambiar información con el instituto.

Por lo que para obtener la firma digital se debe acceder al portal del IMSS. Los elementos de esta firma son:

• Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE)
• Certificado digital, archivo con terminación .PFX
• Usuario
• Contraseña

¿Qué trámites puedes realizar en el escritorio virtual IMSS?

Con base en la información del IMSS, los trámites que pueden realizar los afiliados son los siguientes. 

En el caso de los trabajadores:

• Asignación de Número de Seguridad Social (NSS)
• Incorporación al seguro de salud para la familia
• Consulta y actualización de información del asegurado
• Actualización de datos de los beneficiarios
• Registro de hijos con CURP
• Cambio de clínica o Unidad de Medicina Familiar (UMF)
• Alta en clínica o UMF
• Integración voluntaria al régimen obligatorio del seguro social
• Consulta de incapacidad
• Inscripción de cuenta CLABE
• Agendar cita

Los empresarios pueden hacer estos movimientos:

• Alta de registro patronal (personas físicas o morales)
• Informe de incapacidades
• Descarga de comprobante fiscal
• Dictamen electrónico
• Inscripción de obras de construcción
• Servicio integral de registro de obras de construcción
• Consulta de riesgo de trabajo terminados
• Dictamen del estado de adeudo
• Sistema de pago referenciado (SIPARE)
• Modificaciones en el seguro de riesgos de trabajo

Problemas comunes al ingresar al escritorio virtual del IMSS

Estos son algunos de los problemas más comunes que hemos detectado le ocurren a los usuarios:

• Al presentar algún problema al ingresar a tu escritorio virtual IMSS mantén la calma y espera algunos minutos para volverlo a intentar, pero antes elimina el caché, las cookies y el historial del navegador
• Una falla común es el Error 500x, que se origina por una conexión deficiente o un sistema del dispositivo que esté lento. Por lo que en este caso tienes que verificar tu conexión o intentarlo en otro dispositivo
• Si te aparece el error 401, el problema puede ser que la efirma no está cargando adecuadamente. Revisa que cada dato ingresado sea el correcto y verifica que la versión del Java y del navegador estén actualizadas

En conclusión, agiliza los procesos y trámites del IMSS con el escritorio virtual. Si todavía no te registras, hazlo para que tengas todos tus movimientos al día de forma ágil y segura.

Preguntas frecuentes

¿El escritorio virtual IMSS tiene algo que ver con la Ley Federal del Trabajo?

No es una herramienta legal per se, pero sí ayuda a cumplir con ciertas obligaciones que están en la Ley Federal del Trabajo. Por ejemplo: mantener actualizado el expediente del trabajador, emitir constancias de no adeudo o simplemente tener al día la información que pueden pedirte en una inspección laboral. Desde Recursos Humanos, es una buena aliada para evitar sustos administrativos.

¿El escritorio virtual IMSS afecta con la liquidación?

No se expide directamente la liquidación de los trabajadores. Sin embargo, sí proporciona información útil para su cálculo (Visita nuestra calculadora liquidación), como el historial laboral y el salario.

¿Qué tiene que ver el escritorio virtual IMSS con la nómina?

No se genera la nómina con el escritorio virtual IMSS. Sin embargo, sí permite consultar información relevante para su elaboración. Tal y como el historial de incidencias laborales y las deducciones de nómina por seguridad social.

¿El escritorio virtual IMSS afecta a las vacaciones o la prima vacacional?

No se calcula las vacaciones o la prima vacacional. Sin embargo, sí permite consultar el saldo de vacaciones disponibles y el historial de vacaciones tomadas. Visita nuestra calculadora prima vacacional.

¿No sabes qué son las vacaciones para tus empleados? Puedes consultar nuestra tabla de vacaciones.

¿Tienen relación el escritorio virtual IMSS y la prima de antigüedad?

El escritorio virtual IMSS no lo usas para calcular la prima de antigüedad. Sin embargo, sí permite consultar el historial laboral IMSS, el cual es necesario para su cálculo.

¿Tiene relación con el RENAPO?

Indirectamente. Ya que algunos datos que aparecen en el CURP vienen del RENAPO. Y en el escritorio virtual IMSS puedes consultar CURP, nombre completo y fecha de nacimiento. Eso ayuda para detectar inconsistencias o validar datos cuando hay problemas de homonimias o duplicidades.

¿El escritorio virtual IMSS afecta a las semanas cotizadas?

Se permite consultar el historial de cotizaciones al IMSS. Lo cual es útil para saber cuántas semanas cotizadas tiene un trabajador.

¿De qué manera el escritorio virtual IMSS reemplaza a una subdelegación IMSS?

No se reemplaza la necesidad de acudir a una subdelegación IMSS en algunos casos. Por ejemplo, para realizar trámites como la inscripción al IMSS o la actualización de datos personales.

¿Puedo descargar comprobantes o constancias desde el escritorio virtual IMSS?

Sí. Puedes bajar el comprobante fiscal, constancia de no adeudo y otros documentos que antes pedían que fueras hasta la ventanilla. Con eso puedes completar expedientes laborales o tener soporte cuando haces auditorías internas.

¿Tiene impacto en el cálculo de salario neto?

Sí, de forma indirecta. Porque desde ahí puedes verificar cuánto se está descontando por seguridad social. Y eso es clave para validar que los recibos de nómina estén bien. Ya que te ayuda a transparentar lo que el trabajador está pagando como cuota obrero. Y si usas una calculadora salario neto, la info del escritorio virtual te puede servir para validar que todo cuadra.