Tabla de contenidos
- ¿Qué es una nota de crédito?
- ¿Cómo funcionan las notas de crédito SAT?
- - ¿Cuándo se utilizan las notas de crédito?
- ¿Qué hace la nota de crédito?
- ¿Cómo se registran las notas de crédito?
- - Emisor de la nota de crédito (vendedor)
- - Receptor de la nota de crédito (comprador)
- ¿Cómo emitir una nota de crédito?
- ¿Cuál es el tratamiento de los impuestos en las notas de crédito?
- ¿En qué casos está injustificada su emisión?
- ¿Cuándo se aplican los CFDI de egresos?
- ¿Se puede cancelar una nota de crédito?
- Preguntas frecuentes
Seguro en algún momento te ha tocado emitir una factura de una operación que al final se canceló y no sabes bien cómo anularla. Lo más directo sería corregir la factura o pedir que se cancele, aunque existe otra opción que ayuda a tener un control más claro de tus movimientos y a respaldar el reembolso al cliente si ya se hizo un cobro. Este recurso se llama nota de crédito, y aquí te contamos lo esencial que conviene tener presente sobre ella.
En México, el SAT es quien regula cómo se usan y se emiten estas notas, que tienen un papel importante en la facturación y en la contabilidad de las empresas.
¿Qué es una nota de crédito?
Una nota de crédito es un documento oficial emitido por un proveedor o vendedor para corregir errores en una factura previamente emitida. Esto puede incluir ajustes en los precios, cantidades o cualquier otro detalle relevante. En esencia, es una forma de rectificar errores y garantizar la precisión en los registros contables.
Estos documentos, que muchos conocen como comprobantes de egresos, se mencionan en el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación. Se usan cuando se necesita hacer una devolución, un descuento o una bonificación, y pueden emitirse en los siguientes casos:
- Cuando un cliente devuelve un producto
- Cuando ha habido un error en el cobro al cliente
- Cuando no se haya aplicado el descuento correspondiente
- Cuando se emiten facturas erróneas
- Cuando un costo se haya modificado sin aviso
¿Cómo funcionan las notas de crédito SAT?
Las notas de crédito del SAT, que muchos conocen como CFDI de tipo egreso, son documentos electrónicos que respaldan devoluciones de dinero, descuentos o bonificaciones que se otorgan al cliente. Estas notas las emite quien hizo el CFDI original, ya sea una factura o una nota de cargo, y se usan para ajustar el monto de la transacción de forma correcta.
¿Cuándo se utilizan las notas de crédito?
Las notas de crédito se usan en distintos momentos, por ejemplo:
- Devoluciones de mercancía. Cuando un cliente devuelve un producto por la razón que sea, el vendedor le entrega una nota de crédito para regresarle el dinero que pagó, ya sea todo o en parte.
- Descuentos por pronto pago. Si un cliente liquida antes de la fecha acordada, el vendedor puede sacar una nota de crédito por el descuento aplicado.
- Bonificaciones por volumen. Cuando un cliente compra en grandes cantidades, el vendedor puede hacer una nota de crédito como bonificación por ese volumen.
- Correcciones de errores. Si aparece un error en la factura, ya sea en el precio o en la cantidad, se usa una nota de crédito para ajustar el monto y corregir.
- Cancelaciones de operaciones. Cuando una venta se cancela por completo, se emite la nota de crédito para borrar la factura que se había generado y dejar todo en orden.
¿Qué hace la nota de crédito?
La nota de crédito tiene varios usos que se vuelven clave en la operación diaria. Para empezar, ayuda a tener registros claros y en orden porque refleja cualquier cambio que salga en las transacciones de negocio. También permite corregir errores, algo que siempre se agradece, porque así se cuidan las relaciones con clientes y proveedores. Al final del día, ayuda a resolver broncas de facturación de forma rápida y sin hacer un lío que afecte la relación comercial.
¿Cómo se registran las notas de crédito?
El registro contable de notas de crédito no es un trámite más para la empresa si quiere mantener sus cuentas claras y cumplir con el SAT.
Implica sentar en los libros de quien emite y de quien recibe la nota de crédito, así como hacer los ajustes que toquen en ingresos, gastos, impuestos y en las demás cuentas que se muevan con este proceso.
Para entender mejor cómo se hace este registro, conviene separar el papel de quien emite la nota y de quien la recibe:
Emisor de la nota de crédito (vendedor)
El emisor de la nota de crédito, generalmente el vendedor, debe realizar los siguientes registros contables para reflejar adecuadamente la transacción en sus libros.
Debe:
- Devoluciones sobre ventas. Esta cuenta refleja el monto total de las devoluciones de dinero realizadas a los clientes por la devolución de mercancía o servicios. Se debita por el importe de la devolución
- Descuentos sobre ventas. Esta cuenta registra los descuentos otorgados a los clientes por pronto pago o por otras razones. Se debita por el importe del descuento
- Gastos de ventas. A veces, sacar una nota de crédito puede traer gastos extra para quien la emite, como el costo de envío o reponer el inventario que regresa. Estos gastos se anotan en la cuenta de gastos de ventas para dejar claro que forman parte de lo que cuesta hacer la operación.
- Ventas (ajuste o anulación). Si la nota de crédito se emite para anular una venta completa, se debe realizar un asiento de ajuste en la cuenta de ventas, revirtiendo el ingreso original
Haber:
- Cuentas por cobrar. Esta cuenta se acredita por el importe de la devolución o descuento otorgado al cliente, reduciendo la deuda pendiente del cliente
- Inventario (devolución). Si la nota de crédito se emite por la devolución de mercancía, se acredita la cuenta de Inventario para reflejar el regreso de los bienes al almacén
- Cuentas por cobrar (ajuste). Cuando se cancela una venta, se registra en cuentas por cobrar para quitar la deuda que ya no se va a cobrar al cliente.
Por ejemplo, si un cliente regresa un producto de $1,000, incluyendo el IVA del 16%, se anota para dejar claro que esa deuda ya quedó anulada.
- Debe: Devoluciones sobre Ventas ($1,000 MXN)
- Haber: Cuentas por Cobrar ($1,000 MXN)
- Haber: IVA por Acreditar ($160 MXN)
Receptor de la nota de crédito (comprador)
El receptor de la nota de crédito, generalmente el comprador, debe realizar los siguientes registros contables para reflejar correctamente la transacción en su contabilidad.
Debe:
- Inventario o cuentas por pagar. Cuando se genera una nota de crédito por la devolución de mercancía, se apunta en inventario porque ese producto regresa y hay que sumarlo de vuelta al almacén, simple.
Ahora, si esa devolución se va a cubrir con un reembolso en efectivo, se apunta en cuentas por pagar, dejando registrado que quien hizo la nota tiene pendiente ese pago con quien regresó la mercancía.
- Compras (ajuste). Si la nota de crédito se emite para ajustar el precio de una compra anterior, se realiza un asiento de ajuste en la cuenta de compras, modificando el costo original de la adquisición
Haber:
- Devoluciones sobre compras. Esta cuenta se acredita por el importe de la devolución o descuento recibido del proveedor
- Acreedores diversos. Si la nota de crédito implica un reembolso en efectivo, se acredita la cuenta de acreedores diversos para registrar la deuda del emisor con el receptor
- Cuentas por pagar (ajuste). Si se hace un ajuste al precio de una compra, se anota en cuentas por pagar para reflejar que ahora se debe menos al proveedor, así de sencillo.
Por ejemplo, cuando un cliente recibe una nota de crédito por quinientos pesos por un descuento en una compra pasada, se registra para dejar claro que la deuda se redujo:
- Debe: Inventario ($500 MXN)
- Haber: Devoluciones sobre compras ($500 MXN)
¿Cómo emitir una nota de crédito?
El SAT pone a disposición de los contribuyentes su portal para la generación de comprobantes de egresos. Para emitirlos, deberás seguir estos pasos:
- Acceder al portal del SAT.
- Seleccionar la opción de generación de CFDI.
- En el apartado “Tipo de comprobante” deberás indicar que corresponde a un “Egreso”.
- Si todavía no se ha pagado, en el apartado de forma de pago hay que poner que se trata de una condonación.
- Si ya se liquidó la transacción, entonces se indica la forma de pago que se usará para hacer la compensación, sea en efectivo, con cheque, por transferencia o como se acuerde.
- Además, se señala que el pago se hizo en una sola exhibición, para dejar constancia de que la devolución quedó bien registrada.
¿Cuál es el tratamiento de los impuestos en las notas de crédito?
Cuando se hace una nota de crédito, la factura no se borra. Lo que se genera es otro documento que se tiene que incluir en la declaración anual . En pocas palabras, este comprobante de egresos no elimina la factura que ya se había emitido.
Lo que una nota de crédito hace es aplicar una deducción al pago de las obligaciones fiscales del contribuyente, ya que, de cualquier modo, la primera factura emitida sigue teniendo efectos fiscales que no se anulan.
¿En qué casos está injustificada su emisión?
El CFF únicamente considera improcedentes los CFDI de egresos cuando no exista una justificación o soporte documental que acredite las devoluciones, descuentos y bonificaciones.
Adicionalmente, el SAT recomienda no llevar a cabo la emisión de estos comprobantes debido a que pueden ser utilizados para justificar devoluciones inexistentes y porque generan un trámite adicional que deben presentar los contribuyentes en su declaración y del que serán sujetos de multas y sanciones en caso de no hacerlo.
¿Cuándo se aplican los CFDI de egresos?
Como hemos visto, las notas de crédito son documentos que no anulan los efectos fiscales de otros CFDI. Por ello, estas facturas también deben presentarse ante la autoridad fiscal.
El periodo para hacerlo es durante la declaración anual en el caso de alguna persona moral. Esto significa que el descuento aplicable en el pago de impuestos solo se verá reflejado hasta este momento y deberás cumplir con los pagos aplicables en tus declaraciones mensuales.
¿Se puede cancelar una nota de crédito?
Las notas de crédito del SAT no tienen relación directa con el IMSS. El IMSS se encarga de llevar las cotizaciones y prestaciones de seguridad social de las personas trabajadoras, mientras que el SAT se ocupa de los impuestos federales.
De igual forma, las notas de crédito del SAT no tienen que ver con el ISSSTE. Este instituto se encarga de manejar las cuotas y prestaciones de seguridad social para las y los servidores públicos, y sus procesos van por su cuenta, separados del SAT.
También es bueno tener presente que si se cancela una factura fuera de tiempo, pueden aplicar una multa de entre el 5% y el 10% del valor total de la factura. En cambio, para las notas de crédito no existe un plazo fijo para generarlas.
Vale mencionar que cuando una empresa emite muchas facturas de egresos, esto puede llamar la atención del SAT y en una de esas, terminar en una revisión fiscal.
Preguntas frecuentes
¿La emisión de una nota de crédito SAT afecta la PTU?
Emitir una nota de crédito no tiene un impacto directo en la Participación de los Trabajadores en las Utilidades. La PTU se calcula con base en la utilidad fiscal del ejercicio, y las notas de crédito no modifican de forma directa ese cálculo.
Aunque en algunos casos específicos, una nota de crédito podría afectar de manera indirecta la PTU, por ejemplo, si se cancela una venta que ya se había sumado en la utilidad fiscal. Aun así, este efecto depende de cada situación y no es algo que pase en automático.
¿Cómo se relaciona una nota de crédito con el IMSS o ISSSTE?
La verdad, una nota de crédito que maneja el SAT no tiene nada que ver con el IMSS, porque ese instituto se encarga de las cuotas y prestaciones de seguridad social de las personas que trabajan, mientras que el SAT solo ve temas de impuestos federales. Lo mismo aplica con el ISSSTE, ya que las notas de crédito del SAT no se cruzan con ese instituto, que lleva las cuotas y prestaciones de quienes laboran en el sector público y funciona por su cuenta.
¿El área de recursos humanos es la encargada de emitir la nota de crédito?
Recursos humanos puede echar la mano en el proceso de una nota de crédito cuando se necesita info de los empleados, como datos fiscales o detalles de salario, pero no es el área que emite el CFDI. Esa chamba le toca a contabilidad o a la persona que tenga la autorización para sacar estos comprobantes dentro de la empresa.
¿Dentro del recibo de nómina se integra la nota de crédito?
El recibo de nómina muestra los pagos y las deducciones que se le hacen a una persona en un periodo determinado. Por sí solas, las notas de crédito no se consideran como pagos ni como deducciones dentro de ese recibo. Solo en casos raros, se llega a poner la información de una nota de crédito en el recibo, y es más como referencia o para aclarar un ajuste en el salario, pero no es algo que se haga de forma común.
¿Se ve modificada la prima de antigüedad o la prima vacacional por la nota de crédito?
La prima de antigüedad se calcula con base en el tiempo de servicio del trabajador y no se ve afectada por ajustes en la facturación o impuestos.
Al igual que la prima de antigüedad, las notas de crédito del SAT no modifican la prima vacacional de los trabajadores. La prima vacacional se calcula con base en el salario del trabajador y tampoco se ve afectada por ajustes en la facturación o impuestos.
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¿La LFT menciona la nota de crédito dentro su jurisprudencia?
La Ley Federal del Trabajo (LFT) no hace menciones específicas a las notas de crédito del SAT. La LFT regula la relación laboral entre empleadores y trabajadores, y no se ocupa de temas fiscales.
¿Hay algún trámite necesario en el IMSS Desde Su Empresa (IDSE) para realizar la nota de crédito?
La emisión de una nota de crédito del SAT no requiere ningún trámite específico en el IMSS Desde Su Empresa (IDSE). El IDSE es una plataforma para realizar trámites relacionados con la seguridad social, y las notas de crédito no son trámites de Seguro Social.
