Tabla de contenidos
- ¿Qué es la ICSOE?
- ¿Quienes están obligados a reportar al ICSOE?
- ¿Cuáles son las características del sistema ICSOE?
- ¿Cuándo se deberá presentar el primer informe?
- ¿Qué sucede si no presento está informativa en tiempo y forma?
- ¿Qué pasos se deben seguir para el ingreso?
- Preguntas frecuentes
Desde que entró en vigor la reforma en subcontratación, quedó una cosa muy clara: todas las personas físicas o morales que presten servicios especializados están obligadas a mostrar sus contratos. ¿Por qué? Porque el artículo 15-A de la Ley del Seguro Social lo establece así. Según la norma, hay que presentar esa información cada cuatro meses y entregarla antes del día 17 de enero, mayo y septiembre. Y no se trata solo de tenerla a la mano, sino de compartirla con el IMSS tal como lo pide la ley.
Para facilitar este trámite —que dicho sea de paso, no es menor— el Instituto Mexicano del Seguro Social habilitó una plataforma específica. Se llama Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados, o simplemente ICSOE. Básicamente, sirve para que quienes están en este esquema puedan reportar los contratos de forma ordenada y en tiempo.
¿Qué es la ICSOE?
¿Quienes están obligados a reportar al ICSOE?
Toda persona física o persona moral que cuente con registro en el REPSE —es decir, que ofrezca servicios especializados o se dedique a ejecutar obras bajo ese esquema— tiene una obligación clara: presentar, cada cuatro meses, los informes correspondientes en la plataforma ICSOE. No es opcional ni menor; forma parte de los requisitos que exige la ley para poder operar dentro del marco legal de la subcontratación especializada.
¿Cuáles son las características del sistema ICSOE?
El sistema conocido como Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados (ICSOE) tiene varias características que lo vuelven una herramienta útil para cumplir con lo que exige la normativa en temas de subcontratación laboral en México. Algunas de las funciones más relevantes que ofrece son las siguientes:
- Aplicativo web, de acceso totalmente en línea en Google Chrome
- Disponibilidad las 24 horas de los 365 días del año
- Interacción amigable
- Permite la carga de trabajadores uno a uno o de forma masiva
- Asignar capturistas para la carga de información
Lo que hace destacar al ICSOE es que combina varios elementos clave: es accesible, fácil de usar, cuenta con funcionalidades bastante completas, y además ofrece seguridad y confiabilidad en el manejo de la información. Todo eso lo convierte en una herramienta clave para aquellas empresas que contratan o subcontratan servicios especializados, o bien que llevan a cabo obras bajo ese mismo esquema en México. En pocas palabras, es una pieza central para mantenerse dentro del marco legal vigente..
¿Cuándo se deberá presentar el primer informe?
La fecha límite para entregar el primer informe en la plataforma ICSOE depende del momento en que comenzaron a tener efecto los contratos de servicios especializados o de ejecución de obra que se van a reportar. Los plazos que se deben considerar son los siguientes:
Contratos firmados a partir del 24 de abril de 2021
- Primer informe: Debió entregarse a más tardar el 17 de septiembre de 2021.
- Informes posteriores: Se presentan de forma cuatrimestral, antes del día 17 de enero, mayo y septiembre.
Los contratos con ajustes derivados de la reforma laboral de 2021
- Primer informe: También tuvo como fecha límite el 17 de septiembre de 2021.
- Informes posteriores: Se mantiene el mismo esquema cuatrimestral, con corte antes del día 17 de enero, mayo y septiembre.
Contratos celebrados desde el 18 de septiembre de 2021 en adelante
- Primer informe: En estos casos, el primer informe debe entregarse dentro de los 15 días hábiles posteriores a la fecha en que el contrato entra en vigor.
- Informes posteriores: Luego se continúa con el calendario cuatrimestral habitual: enero, mayo y septiembre, con fecha límite el día 17 de cada uno
¿Qué sucede si no presento está informativa en tiempo y forma?
No presentar la ICSOE en tiempo y forma puede traer consecuencias importantes para las empresas, tanto legales como económicas. No es un tema menor ni algo que se pueda dejar para después.
El IMSS no solo puede, sino que está facultado legalmente para imponer sanciones cuando una empresa no presenta la ICSOE como corresponde. Y las multas, hay que decirlo, no son simbólicas: pueden ir desde 500 hasta 2,000 veces el valor de la UMA. El monto final varía según cuántos trabajadores estén implicados y si la empresa ya había fallado antes en este cumplimiento.
¿Qué pasos se deben seguir para el ingreso?
El acceso al sistema ICSOE implica seguir una serie de pasos específicos, que buscan asegurar que la información enviada cumpla con todos los requisitos formales. A continuación, se detalla el proceso completo para ingresar y registrar los datos correctamente:
- Para acceder al sistema, se debe de acceder a www.imss.gob.mx y en el apartado “sitio de interés” elegir el banner ICSOE.
- Desde esta pestaña también podrá consultarse material de apoyo para facilitar el cumplimiento de la obligación.
- Se debe de ingresar con la eFirma del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para persona física y moral.
- Se debe realizar la carga de una copia del registro otorgado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) es decir el REPSE
- Después de haberse registrado se le otorgará un usuario y contraseña como contratista, y el sistema enviará un correo electrónico con la liga para realizarlo.
- Adicionalmente se deben de cargar los datos de los trabajadores que prestaron el servicio especializado, de manera manual o a través de una carga masiva.
- Enviar la información, firmandola ingresando nuevamente la e.firma.
Preguntas frecuentes
¿Cómo una carta de recomendación puede apoyar a la ICSOE?
Una carta de recomendación puede ser una aliada útil para respaldar la implementación de la ICSOE. Al venir de una fuente confiable, genera confianza, muestra experiencias positivas y ayuda a que los equipos internos acepten mejor la herramienta.
¿Al presentar la ICSOE se puede generar una modificación en la cultura organizacional o el desempeño?
La presentación de la ICSOE puede tener un impacto real en la cultura organizacional. Fomenta la transparencia, mejora la gestión de riesgos, agiliza procesos y refuerza el cumplimiento legal, lo que se traduce en un mejor desempeño general.
¿Qué relación tiene la ICSOE con el área de recursos humanos?
Recursos Humanos juega un rol central en la implementación de la ICSOE. Se encarga de comunicar, capacitar, validar datos, gestionar contratos y dar seguimiento al cumplimiento, asegurando que todo funcione conforme a lo que marca la norma.
¿El derecho laboral hace mención sobre la ICSOE?
El derecho laboral en México no menciona de forma explícita la ICSOE, pero la herramienta está alineada con principios legales sobre subcontratación y formalización del empleo. Funciona como un mecanismo de apoyo para garantizar derechos laborales.
¿De qué manera la ICSOE se relaciona con el pago de la PTU?
Aunque la ICSOE no está directamente vinculada con la PTU, la información que se reporta ahí —como días trabajados y número de empleados— puede servir para validar datos importantes en el cálculo de este derecho laboral.
¿La NOM 035 o NOM 037 hacen mención acerca de presentar la ICSOE?
Ni la NOM 035 ni la NOM 037 hacen referencia a la ICSOE, ya que su enfoque es la salud y seguridad en el trabajo. Sin embargo, otras disposiciones como la LFT o la Ley del Seguro Social sí están directamente relacionadas con su uso.
¿Cómo se relaciona el FONACOT con la ICSOE?
La ICSOE y el FONACOT no están conectados directamente. Una se enfoca en contratos especializados y el otro en créditos para trabajadores, aunque ambos forman parte del ecosistema legal y operativo que impacta a empresas y colaboradores.
