Presupuesto empresarial: ¿Qué es? ¿Cómo se elabora?

En el cambiante entorno empresarial actual, la importancia de contar con un presupuesto bien estructurado se hace cada vez más evidente. Un ejemplo claro es el de Toys “R” Us. Una empresa que en 2017, a pesar de haber sido un gigante en la industria de los juguetes, se vio obligada a declararse en bancarrota. Este colapso se debió, en gran parte, a un endeudamiento excesivo y a la falta de adaptación de su presupuesto a los rápidos cambios tecnológicos y de mercado. 

Debido a la experiencia de Toys “R” Us, se enfatiza en la importancia de planificar un presupuesto que permita a las empresas controlar y optimizar el uso de sus recursos financieros, permitiendo que se establezcan objetivos realistas y exista anticipación a desafíos económicos para lograr así una toma de decisiones efectiva y basada en datos confiables. 

Esto a su vez da como resultado una eficiencia en la operación del negocio y promueve el ahorro para futuras contingencias, de esta manera se contribuye a la sostenibilidad del negocio y a su crecimiento en un entorno cada vez más dinámico y competitivo. En este artículo, exploraremos la importancia de un presupuesto bien planificado, sus elementos clave y los pasos esenciales para su correcta elaboración y ejecución.  

¿Qué es un presupuesto empresarial?

El presupuesto empresarial es una herramienta esencial de planificación que permite estimar y detallar, en un período específico, los ingresos, gastos, operaciones y recursos de la empresa. Este documento actúa como una guía que recoge todas las actividades necesarias para alcanzar los objetivos establecidos con anterioridad en un plan financiero, incorporando proyecciones a mediano y largo plazo y considerando tanto gastos e ingresos fijos como variables. Además, define puntos de equilibrio y metas, lo que facilita el cálculo de recursos y beneficios potenciales. 

Más allá de transformar los planes y objetivos futuros en cifras concretas y accionables, el presupuesto empresarial también facilita el control y seguimiento de la actividad. Al comparar periódicamente los resultados reales con los previstos, la empresa puede detectar desviaciones y ajustar sus estrategias, reduciendo riesgos financieros y la incertidumbre, mientras impulsa su crecimiento sostenible. 

Además, cabe mencionar que existen diferentes tipos de presupuestos empresariales, los cuales es importante conocer para gestionar adecuadamente la empresa. A continuación, se detallan.   

Presupuesto de efectivo 

Es un presupuesto que proyecta y gestiona el movimiento de entradas y salidas de efectivo de la empresa durante un período determinado, garantizando la liquidez necesaria para cubrir gastos operativos, el pago de deudas e inversiones. Su objetivo es asegurar que el negocio disponga de los recursos económicos necesarios para mantener su funcionamiento adecuado. 

Presupuesto de ventas

En este presupuesto se detallan las proyecciones de ventas esperadas en un período específico, facilitando la definición de los objetivos de la empresa. Para su elaboración, es fundamental considerar factores como el historial del negocio, las tendencias del sector y el análisis de la demanda en el mercado, permitiendo así una planificación más precisa y realista.

Presupuesto de producción 

En este presupuesto se detallan los costos asociados a la fabricación de bienes o la prestación de servicios que ofrece la empresa. En él se establece la cantidad de productos o servicios que deben generarse para alcanzar las ventas proyectadas, garantizando un equilibrio entre la oferta y la demanda. Su principal objetivo es optimizar la eficiencia operativa, asegurando el uso adecuado de los recursos y la maximización de la rentabilidad.

Presupuesto de gasto operativo

Este presupuesto asegura una asignación óptima de los recursos con los que cuenta la empresa, permitiendo que mantenga su productividad sin comprometer su rentabilidad. Detalla los costos esenciales para el funcionamiento diario, incluyendo sueldos, alquiler, suministros, mantenimiento, servicios públicos y otros gastos operativos.

Además, identifica áreas donde se pueden reducir costos, mejorar la eficiencia y maximizar el uso de los recursos disponibles. Un presupuesto operativo bien estructurado ayuda a prever posibles déficits o excedentes, permitiendo realizar ajustes estratégicos a tiempo para garantizar estabilidad financiera.

Presupuesto de marketing

Este presupuesto establece los recursos financieros asignados a las estrategias de marketing, incluyendo actividades como publicidad, promoción, comercialización y branding. Su principal objetivo es optimizar el retorno de inversión (ROI) y fortalecer el posicionamiento de la empresa en el mercado. 

Para su elaboración, es fundamental analizar el público objetivo, las tendencias del sector y el desempeño de campañas anteriores, asegurando una distribución eficiente del presupuesto. Además, debe contemplar tanto estrategias digitales como tradicionales, permitiendo así una mayor visibilidad y alcance. 

Presupuesto de inversiones

Es un presupuesto que permite planificar y evaluar la viabilidad de futuras inversiones dentro de una empresa. Su objetivo principal es determinar la diferencia entre los recursos disponibles y los fondos necesarios para llevar a cabo dichas inversiones, asegurando una asignación eficiente del capital. 

Para su elaboración, se analizan factores como el costo de los proyectos, el retorno esperado, los plazos de recuperación y las fuentes de financiamiento, ya sean internas o externas.

Presupuesto maestro 

Este presupuesto es la integración de todos los presupuestos individuales de la empresa. Su principal objetivo es facilitar la planificación global de la actividad del negocio en un ejercicio fiscal. Permite coordinar y alinear las distintas áreas de la empresa, asegurando que los recursos se asignen de manera eficiente para cumplir con los objetivos financieros de la compañía. 

El presupuesto maestro se compone, principalmente, de dos grandes bloques: 

• Presupuesto operativo: Incluye estimaciones de ventas, costos de producción, gastos administrativos y de comercialización. 
• Presupuesto financiero: Contempla el flujo de efectivo, el estado de resultados proyectado y el balance general previsto.

¿Por qué es importante un presupuesto empresarial?

El presupuesto empresarial tiene como principal objetivo garantizar la viabilidad económica de un proyecto. Permite establecer metas a corto, mediano y largo plazo, sirviendo como una referencia clave para la gestión y planificación de las actividades de la organización. 

Además, proporciona un control efectivo sobre las finanzas de la empresa, lo que permite identificar riesgos y oportunidades en los movimientos económicos. Esto facilita la optimización de recursos y fomenta el crecimiento del negocio. También, juega un papel fundamental en la gestión de la financiación, ya que, al prever las necesidades económicas futuras, la empresa puede evaluar y acceder al capital requerido de manera planificada y acorde a sus circunstancias. 

Un presupuesto empresarial acertado no solo ayuda a evitar la necesidad de recurrir a financiamiento imprevisto, sino que también permite cumplir con las obligaciones financieras y legales a tiempo, lo que fortalece la estabilidad y sostenibilidad de la empresa.   

¿Qué debe llevar un presupuesto empresarial?

Un presupuesto empresarial está compuesto por diversos elementos que reflejan las distintas áreas y actividades del negocio. A continuación, se detallan los principales elementos que lo conforman: 

Ingresos estimados

Se refiere a la proyección de los fondos que la empresa espera recibir durante un período de tiempo determinado, este puede ser mensual, trimestral o anual. Son la base sobre la cual se planifican los gastos, inversiones y estrategias operativas. 

Dentro de este rubro se incluyen las ventas proyectadas (ingresos por venta de productos o servicios, tendencias de mercado o análisis de comportamiento de demanda), cuentas por cobrar (como facturas pendientes de pago por clientes, créditos otorgados a terceros), y otras fuentes de ingreso (Alquiler de activos o licencias de uso, regalías, intereses generados por inversiones, subvenciones). 

Costos

Se refiere a los recursos económicos destinados a la producción y adquisición de los bienes y servicios que vende la empresa. Aquí es donde se registran:

• Costos fijos: Son costos que no muestran variación ante el nivel de producción. 
• Costos variables: Son costos que cambian acorde a la cantidad de producción o a la cantidad vendida. 

Gastos

Son todos aquellos desembolsos necesarios para la administración y operación de la empresa, pero que no están directamente vinculados con la producción. Los gastos se clasifican en: 

• Gastos operativos: Están relacionados con la gestión diaria de la empresa. 
• Gastos financieros: Son los intereses y cargos asociados a la financiación de la empresa, como intereses de préstamos o pago de deudas. 
• Gastos extraordinários: Son gastos no previstos, como multas o reparaciones imprevistas. 

Flujo de efectivo proyectado 

Estima las entradas y salidas de efectivo en un período determinado. Su objetivo es prever si la empresa contará con la liquidez necesaria para cubrir gastos operativos, inversiones y obligaciones financieras. Permitiendo la predicción de déficits y la toma de decisiones estratégicas. 

Punto de equilibrio

Se refiere al nivel de ventas o ingresos en el que los costos tanto fijos como variables son iguales con los ingresos generados. En este punto se dice que la empresa ni gana ni pierde dinero. Por lo que, la importancia de que una empresa conozca su punto de equilibrio, radica en conocer la cantidad de unidades que debe vender para cubrir sus costos y evitar pérdidas. Ayudando a tomar decisiones como fijación de precios, reducción de costos e incluso evaluar la viabilidad de nuevos proyectos. 

Inversiones y financiamiento 

Las inversiones y financiamiento son dos componentes clave dentro de un presupuesto empresarial, ya que determinan cómo se utilizarán y obtendrán los recursos económicos para el crecimiento y sostenibilidad de la empresa. Por un lado, las inversiones representan el uso de recursos financieros para adquirir activos o desarrollar proyectos que generen valor a largo plazo. Mientras que el financiamiento engloba a las fuentes de capital que la empresa utilizará para cubrir sus necesidades económicas futuras, ya sea para inversiones u operación de la misma.  

Período de ejecución

Se refiere al tiempo durante el cuál se aplicará y controlará el presupuesto. Es un intervalo donde se estiman y gestionan los ingresos, gastos y recursos financieros para garantizar una ejecución eficiente. Estos períodos de ejecución pueden ser mensuales, trimestrales, anuales o plurianuales. 

Análisis de riesgos y contingencias

Es el proceso de identificar, evaluar y prever posibles eventos que podrían afectar la estabilidad financiera de la empresa. Ayudando a minimizar el impacto de imprevistos y así garantizar que el negocio pueda continuar operando incluso ante situaciones adversas. 

¿Cómo se elabora un presupuesto empresarial?

La elaboración de un presupuesto empresarial depende en gran medida del tipo de presupuesto que se desea elaborar. En el caso de un presupuesto maestro que abarca todas las áreas de la empresa, el proceso a seguir sería mediante una serie de pasos clave que se detallan a continuación:  

1. Definir la situación financiera de la empresa para determinar un presupuesto realista y alcanzable, basado en las capacidades actuales del negocio. 
2. Establecer objetivos y metas financieras que sirvan como guía para orientar los recursos y las inversiones hacia las áreas estratégicas de la empresa. 
3. Analizar los datos históricos de la empresa, como los ingresos y gastos de años anteriores, proporcionando un punto de partida valioso para realizar proyecciones y estimaciones más precisas. 
4. Presupuestar gastos, cubriendo tanto gastos fijos como gastos variables.
5. Realizar proyecciones de flujo de efectivo para prever entradas y salidas de dinero, y así garantizar el cumplimiento de los compromisos financieros de la empresa. 
6. Asignar recursos entre cada área de la organización de forma equitativa y acorde a las necesidades de cada departamento o proyecto.
7. Realizar un seguimiento periodico para controlar el presupuesto y verificar si las previsiones se están cumpliendo correctamente o existen desviaciones. 
8. Comparar las previsiones con los resultados reales y realizar las correcciones pertinentes al presupuesto para mantener un rumbo financiero adecuado.  

¿Quién realiza el presupuesto de una empresa?

El presupuesto de una empresa generalmente es elaborado por el departamento de finanzas o contabilidad, bajo la supervisión directa del director financiero o el gerente de finanzas. No obstante, en empresas más pequeñas, esta responsabilidad puede recaer en el propietario o administrador del negocio. 

El proceso de elaboración del presupuesto puede implicar la colaboración de otros departamentos, como ventas, y operaciones, con el fin de garantizar que las proyecciones de ingresos y los gastos sean realistas y estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. 

¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y un plan financiero?

Al hablar de un presupuesto empresarial, es fundamental considerar la planificación financiera, ya que ambos conceptos están estrechamente relacionados. En este caso, la planificación financiera, es un proceso estratégico a largo plazo que define los objetivos económicos de la empresa y establece las tácticas necesarias para alcanzarlos. Proporcionando una visión clara de su futuro financiero. Por otro lado, el presupuesto empresarial convierte esta estrategia financiera en cifras concretas. Detallando los ingresos y gastos para un periodo específico, que puede ser mensual, trimestral, anual o plurianual.

De este modo, podemos entender que la planificación financiera es el desglose de las acciones y metas económicas que la empresa desea cumplir en un plazo determinado. Acciones que el presupuesto empresarial convertirá en cifras específicas, garantizando una ejecución controlada y eficiente. 

¿Cuáles son los beneficios de tener un presupuesto empresarial?

Contar con un presupuesto empresarial tiene una variedad de beneficios clave para las empresas, entre estos beneficios destacan: 

• La anticipación de ingresos y gastos, que permite prever los flujos financieros, asegurando el uso eficiente de los recursos económicos disponibles. 
• Facilita la evaluación de inversiones, así como la toma de decisiones sobre expansión, contratación y otras áreas estratégicas del negocio. 
• Ayuda a mejorar la gestión del flujo de caja, ya que identifica los momentos de mayor gasto o menor ingreso, garantizando que siempre haya liquidez para cubrir las necesidades de la empresa. 
• Ayuda a tener acceso a financiamiento, ya que al tener un presupuesto bien estructurado, con montos alineados a estrategias y objetivos realistas, demuestra una gestión financiera responsable. Esto aumenta las posibilidades de obtener préstamos o atraer inversionistas. 

¿Cuáles son los desafíos más comunes al crear y gestionar un presupuesto?

Gestionar un presupuesto empresarial no siempre es una tarea sencilla, ya que en el proceso pueden surgir varios desafíos, tales como:  

• Dar estimaciones inexactas, ya que prever ingresos y gastos con precisión puede ser complicado, especialmente en mercados volátiles. Una mala estimación puede resultar en déficits o excedentes innecesarios que afecten la estabilidad financiera de la empresa. 
• Tener datos desactualizados que llevan a la creación de un presupuesto mal estructurado, resultando en una planificación financiera ineficaz. 
• Emergencias o costos inesperados que desajustan el presupuesto, sobre todo si la empresa aún no cuenta con fondos de contingencia. 
• Falta de revisión continua al presupuesto, lo que puede generar en desviaciones de efectivo que afecten la exactitud de las proyecciones y metas establecidas. 
• Establecer metas financieras inalcanzables que resulten en la pérdida de credibilidad del presupuesto y afecte negativamente la planificación de futuros presupuestos.

Para minimizar estos desafíos, es clave hacer un seguimiento constante, tener una base de datos sólidos y contar con la disposición para hacer ajustes cuando sea necesario. 

El Presupuesto Empresarial como clave para un buen crecimiento sostenible

Después de analizar a detalle el papel fundamental que juega un presupuesto empresarial bien estructurado, podemos decir que es mucho más que un simple documento financiero. Es una herramienta estratégica que convierte la visión y los objetivos de la empresa en cifras concretas y alcanzables. Por lo que, contar con un presupuesto es vital para las empresas, ya que permite anticipar ingresos y gastos. Lo que optimiza el uso de los recursos al establecer metas claras que guíen la toma de decisiones. 

Para los negocios, un presupuesto bien diseñado se convierte en la piedra angular para el crecimiento sostenible y su estabilidad financiera. Por lo que si aún no has comenzado a elaborar un presupuesto para tu empresa, es el momento perfecto para hacerlo. Asegura el futuro financiero de tu negocio y optimiza tus recursos hoy mismo. 

Preguntas frecuentes

¿Qué porcentaje del presupuesto empresarial suele destinarse a la nómina y por qué es importante controlarlo?

El porcentaje del presupuesto empresarial destinado a la nómina puede variar de acuerdo a la industria, el tamaño de la empresa y su modelo de negocio, pero generalmente se encuentra entre el 20% y 50% sobre los gastos totales. En sectores como el tecnológico o de servicios, donde el capital humano es fundamental, este porcentaje puede superar el 50%, mientras que en industrias manufactureras o de producción con mayor inversión en maquinaria y materiales, suele ser menor. 

Controlar este porcentaje es crucial para garantizar la sostenibilidad financiera de la empresa, evitando que los costos laborales excesivos impacten negativamente en la rentabilidad. Mantener una gestión de nómina eficiente permite equilibrar los salarios con otros gastos operativos, asegurando el pago puntual a los colaboradores y manteniendo la competitividad del negocio sin poner en riesgo su estabilidad económica.

¿Cómo influye el presupuesto empresarial en el cálculo de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU)?

El presupuesto empresarial es fundamental para prever, calcular y gestionar adecuadamente la PTU, ya que al estimar ingresos, costos y gastos, permite anticipar posibles desequilibrios financieros y garantizar el cumplimiento de esta obligación sin incurrir en sanciones. 

Además, contar con un presupuesto bien estructurado facilitará la asignación de partidas específicas para el pago de la PTU. Lo que garantiza que la empresa esté preparada y disponga de los recursos necesarios llegado el momento. Esto garantiza una optimización en la rentabilidad sin comprometer el pago de los trabajadores. 

¿Cuáles son los principales factores presupuestarios a considerar al calcular una liquidación laboral?

El cálculo de una liquidación es clave en un presupuesto, ya que implica considerar el salario base, alguna bonificación, comisiones e ingresos adicionales. Así como, prever costos de indemnización, pagos pendientes como vacaciones, horas extra, deducciones fiscales, aportes a la seguridad social y retenciones legales. 

Dado que la liquidación de un trabajador puede representar un gasto significativo. Es esencial evaluar su impacto en la liquidez de la empresa y prever los fondos necesarios para garantizar la estabilidad del presupuesto y el equilibrio financiero. Por esta razón, Runa pone a tu disposición su calculadora de liquidación, una herramienta segura y eficiente que te permitirá calcular el monto exacto de la liquidación e integrarlo fácilmente a tu presupuesto.

¿Es necesario ajustar el presupuesto empresarial de forma anual para cubrir el gasto de la prima vacacional?

Es recomendable ajustar el presupuesto anualmente para garantizar que la empresa pueda cubrir el gasto de la prima vacacional. Aunque el monto exacto varía según las políticas salariales y la cantidad de trabajadores, es fundamental asignar una partida específica para este concepto. 

De esta manera, se asegura la disponibilidad de fondos al momento del pago. Evitando imprevistos financieros y manteniendo un flujo de caja estable a lo largo del año. 

¿Qué riesgos puede enfrentar una empresa si no incluye el aguinaldo dentro de su presupuesto empresarial anual?

Si una empresa no incluye el pago del aguinaldo en su presupuesto empresarial anual, probablemente enfrentará dificultades para cumplir con esta obligación a tiempo, afectando su flujo de caja y su capacidad para cubrir otros compromisos financieros. Esto, a su vez, podría derivar en incumplimientos que conlleven sanciones, multas e incluso alguna demanda laboral, poniendo en riesgo tanto la estabilidad financiera como la reputación de la empresa. Además, la falta de previsión puede generar desconfianza y desmotivación entre los empleados, deteriorando el ambiente laboral y afectando la productividad y la retención de talento humano. 

Por ello, no considerar el aguinaldo dentro del presupuesto expone a la empresa a riesgos legales, financieros y operativos que pueden comprometer su estabilidad y desempeño a largo plazo. 

¿Cuáles son las situaciones en las que un presupuesto empresarial puede afectar el cálculo y pago del finiquito?

Una planificación inadecuada del presupuesto empresarial puede generar serios problemas al momento de cumplir con las responsabilidades laborales y legales relacionadas con el finiquito. Esto ocurre cuando el presupuesto no contempla correctamente los gastos asociados a la terminación de la relación laboral, lo que puede provocar desajustes financieros y afectar la estabilidad de la empresa. Además, si la empresa carece de liquidez debido a una mala gestión presupuestaria, podría enfrentar dificultades para cumplir con estos pagos en el momento adecuado. 

Por otro lado, la falta de previsión ante posibles fluctuaciones económicas, con recesiones o aumentos de impuestos, puede agravar aún más la situación, poniendo en riesgo el cumplimiento de sus obligaciones con los trabajadores. Un presupuesto empresarial sólido y bien estructurado es clave para evitar estos inconvenientes y garantizar la sostenibilidad del negocio.  

¿Cómo puede el departamento de recursos humanos colaborar en la elaboración de un presupuesto que optimice el capital humano?

El departamento de recursos humanos desempeña un papel clave en la planificación del presupuesto empresarial, ya que gestiona de manera eficiente los costos laborales y garantiza que las políticas salariales y de compensación sean justas, atractivas y sostenibles a largo plazo. Su contribución incluye el análisis de vacantes existentes, las proyecciones de crecimiento de personal y la identificación de áreas que requieren nuevas contrataciones, lo que permite prever con precisión los costos asociados a la fuerza laboral. 

También, juega un papel fundamental al identificar oportunidades para mejorar la eficiencia del equipo existente. Ajustando el presupuesto para asignar fondos para programas de formación y desarrollo, optimizando el desempeño del personal y fortaleciendo la productividad.