Visa mexicana: ¿Qué es? y ¿Para qué sirve en la nómina?

Cada vez más empresas en México están contratando personal extranjero. Es algo que trae beneficios, sí, pero también tiene su grado de complejidad. La Ley Federal del Trabajo, en su artículo 7, lo establece con claridad: mínimo el 90 por ciento del personal debe ser mexicano. Eso deja un margen de solo 10 por ciento para colaboradores extranjeros. No saberlo puede salir caro. Por eso es clave tener en mente los requisitos migratorios y legales desde el inicio. Así se evitan sanciones y se facilita integrar talento de otros países sin trabas ni sorpresas.

¿Qué es la visa mexicana?

La visa mexicana es el documento que permite a una persona extranjera entrar legalmente al país. La otorga el Gobierno de México y no es igual para todos. Cambia según la nacionalidad y, sobre todo, según el motivo del viaje. Si se trata de una contratación laboral, hay que tener claro qué tipo de visa corresponde. No es un simple trámite. Elegir mal o no cumplir con lo que pide la ley puede traer problemas serios para la empresa y el trabajador.

Tipos de visa mexicana

Antes de contratar a una persona extranjera, hay que tener claro qué tipo de visa necesita. No todas sirven para lo mismo, y elegir la incorrecta puede complicar el proceso desde el inicio.

• Visa de turista

Esta es solo para visitas temporales, con fines recreativos o personales. Permite estar en México hasta 180 días, pero no autoriza trabajar ni recibir ingresos en el país. Nada de contratos ni pagos.

• Visa de trabajo

Es la que se requiere cuando la persona va a laborar formalmente en México. Normalmente se necesita una oferta de empleo por parte de una empresa mexicana. Dependiendo del caso, hay distintas modalidades según la duración del contrato o el tipo de actividad.

• Visa de estudiante

Esta aplica para quienes vienen a estudiar, ya sea en primaria, secundaria, universidad o posgrado. Su duración depende del programa educativo. No es una visa laboral, aunque en ciertos casos puede permitir actividades complementarias bajo autorización.

• Visa de residente temporal o permanente

Estas son para quienes planean vivir en México por un periodo largo o de forma definitiva. Dan derechos distintos, como la posibilidad de trabajar sin necesidad de una visa adicional, pero los requisitos también son más amplios.

Cada visa tiene requisitos específicos y plazos distintos para su gestión.

¿Cuál es su importancia en la nómina?

La diversidad para las empresas es muy importante ya que representa una buena imagen corporativa ante los ojos de la sociedad. Hoy en día, las empresas buscan esto, contratar personas de distintos países para tener una amplia variedad de ideologías que permita enriquecer el desempeño de la empresa.

Los empleados extranjeros que deseen trabajar en una empresa mexicana deberán de respetar los requisitos que solicita la LFT y solicitar el permiso de trabajo necesario.

Requerimientos para la empresa

Cuando una empresa en México está pensando en incorporar talento extranjero, hay un punto legal que no se puede pasar por alto. La ley es clara: al menos el 90 por ciento del personal contratado debe ser mexicano. Esto no es opcional. Y además, hay que cumplir con todo lo que marca la legislación laboral y migratoria. Hablamos de ofrecer un salario justo, otorgar las prestaciones que marca la ley y asegurar condiciones de trabajo seguras y dignas.

Un paso fundamental en este proceso es registrarse ante el Instituto Nacional de Migración (INM) como empleador autorizado. Sin este registro, no se pueden solicitar permisos de trabajo para personal extranjero. Aunque el trámite no es complicado, sí puede tomar varias semanas, así que conviene preverlo con tiempo y meterlo dentro de la planeación estratégica de talento. Anticiparse aquí hace toda la diferencia.

Requerimientos  para el empleado

El Instituto Nacional de Migración (INM) es el encargado de tramitar las constancias del empleador y validar la documentación. El trabajador extranjero debe presentar: pasaporte vigente, forma migratoria, identificación y la oferta formal de empleo en papel membretado.

Después de obtener el permiso, el extranjero debe acudir al consulado mexicano en su país para estamparlo en su visa. El permiso puede tener estancias temporales mínimas de 3 meses y solo se renueva si cambia a permanente. Controlar la vigencia de estos documentos es crucial, pues si se vencen pueden imponerse multas tanto a la empresa como al trabajador.

Impacto de la visa mexicana en la gestión de nómina

El tipo de visa influye en cómo se registra al trabajador ante el IMSS y el SAT. Para emitir CFDI de nómina, el colaborador extranjero debe contar con un RFC válido. Además, se deben considerar las retenciones fiscales (ISR) específicas para extranjeros.

Por ejemplo, calcular la nómina de un empleado mexicano y uno extranjero con visa de trabajo puede diferir en montos de ISR o aportaciones a seguridad social, lo que hace indispensable contar con procesos claros y software que soporte estas diferencias.

Errores comunes al contratar extranjeros

Sumar talento extranjero puede ser una gran ventaja para la empresa. Aporta nuevas ideas, experiencia distinta y una mirada fresca. Pero también viene con reglas claras que no se pueden dejar de lado. Hay procesos legales y migratorios que deben cumplirse al pie de la letra. Si no se manejan bien, los riesgos crecen: desde sanciones hasta conflictos legales. Por eso vale la pena tener claro cuáles son los errores más comunes. Detectarlos a tiempo es una forma de proteger tanto al negocio como al propio colaborador.

• Registrar empleados sin tener vigente el permiso de trabajo.
• No dar seguimiento a la renovación de la visa.
• Confundir visa de turista con permiso laboral.
• No reportar al INM cambios de salario o puesto.

Estos errores exponen a la empresa a sanciones, multas y riesgos de incumplimiento fiscal y laboral.

Buenas prácticas para empresas que contratan extranjeros

Cuando se aplican buenas prácticas, contratar talento extranjero deja de ser un dolor de cabeza y se convierte en un proceso claro, legal y bien llevado. Una gestión bien hecha no solo reduce riesgos, también habla bien de la empresa. Refuerza su reputación y, además, mejora la experiencia del colaborador desde el primer día. Al final, todo se trata de hacer las cosas bien desde el inicio.

• Mantener un calendario de vencimientos migratorios.
• Coordinar áreas de Recursos Humanos, finanzas y legal para alinear procesos.
• Usar software de nómina que contemple particularidades fiscales de empleados extranjeros.
• Comunicar de manera clara a los colaboradores extranjeros los pasos y tiempos de su proceso migratorio.

Estas prácticas permiten reducir riesgos y mejorar la experiencia del colaborador.

Beneficios de integrar correctamente a extranjeros en la nómina

Cuando se cumple con todos los requisitos, la empresa obtiene beneficios claros:

• Cumplimiento legal y reducción de riesgos.
• Mayor confianza y compromiso del colaborador extranjero.
• Posicionamiento como empresa incluyente y global.
• Acceso a talento diverso y especializado que puede fortalecer la competitividad.

Integrar talento extranjero de manera ordenada y legal refleja profesionalismo y proyecta a la empresa como un empleador atractivo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el pago de un trabajador extranjero en términos de “bruto a neto”?

El cálculo de bruto a neto no cambia demasiado. Se descuentan impuestos, aportaciones al IMSS y demás, igual que con cualquier otro trabajador. Lo que sí puede variar es cuánto se retiene, según el tipo de visa o situación fiscal que tenga la persona. Por eso es mejor no hacerlo a mano. Lo ideal es usar un sistema de nómina que ajuste todo eso solo, sin margen de error. Porque si algo sale mal, los líos legales no tardan.

¿Cómo influye el “organigrama” en la contratación de extranjeros?

El organigrama ayuda a visualizar en qué áreas y puestos se integrarán los empleados extranjeros, facilitando que Recursos Humanos y legal identifiquen si se cumple con el tope del 10% de personal foráneo que marca la Ley Federal del Trabajo. Además, permite planear procesos de inducción y acompañamiento adecuados.

¿Qué impacto tiene la contratación de extranjeros en el “desempeño” de la empresa?

La diversidad cultural puede enriquecer el desempeño organizacional al aportar nuevas ideas y enfoques. Sin embargo, si no se gestionan bien los permisos de trabajo y la integración, pueden surgir retrasos, costos extras o rotación innecesaria. Un proceso migratorio claro mejora el rendimiento del equipo y del negocio.

¿Cómo se maneja el “aguinaldo” para trabajadores extranjeros en México?

Si el contrato está en regla, el aguinaldo aplica igual que para cualquier trabajador mexicano. No hay diferencia. Son mínimo 15 días de salario al año, o lo proporcional si la persona no lleva el año completo en la empresa. Lo importante es calcularlo bien, incluirlo en el CFDI de nómina y cumplir con lo que marca la ley fiscal. No hay vuelta de hoja. Si el puesto está formalizado, el derecho al aguinaldo también lo está.

¿Los empleados extranjeros tienen derecho a “PTU” (Participación de los Trabajadores en las Utilidades)?

Sí, tienen derecho. Siempre que haya una relación laboral formal y trabajen bajo subordinación, los colaboradores extranjeros deben estar incluidos en la PTU, igual que cualquier otro empleado. La clave está en que cuenten con su permiso migratorio en regla, que les permita realizar actividades remuneradas en México. Si eso está cubierto, la empresa debe considerarlos en el reparto de utilidades como parte del equipo, sin excepción.

¿Cómo se paga la “prima vacacional” a un trabajador extranjero?

La prima vacacional para extranjeros se paga igual que a los mexicanos: mínimo 25% sobre el salario correspondiente a sus días de vacaciones. Es importante que Recursos Humanos documente correctamente estos pagos para cumplir con la Ley Federal del Trabajo y con las retenciones fiscales aplicables.

¿Cuál es el rol de “Recursos Humanos” en la contratación y nómina de extranjeros?

Desde Recursos Humanos se coordina todo el proceso de incorporación de personal extranjero. Esto incluye verificar que cuenten con permisos de trabajo válidos, darlos de alta correctamente ante el IMSS y el SAT, y gestionar su RFC si aún no lo tienen. También es necesario dar seguimiento a la vigencia de sus documentos migratorios. Además, el área debe asegurarse de que el pago de su nómina y prestaciones como aguinaldo, prima vacacional y PTU se realice en tiempo, evitando contratiempos legales o fiscales.