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Sobre SPIA Seguridad Privada
SPIA Seguridad Privada es una empresa mexicana dedicada a brindar servicios de seguridad privada, vigilancia y protección a empresas, organizaciones e instalaciones. Su trabajo consiste en cuidar los espacios, bienes y operaciones de sus clientes mediante agentes de seguridad capacitados para prevenir incidentes, identificar situaciones de riesgo y actuar cuando sea necesario. En este rubro, la prevención es parte del trabajo de todos los días. Porque cuando se trata de seguridad, lo ideal es que los problemas se detecten antes de que alguien tenga que salir corriendo a resolverlos.
La empresa ofrece servicios que responden a las necesidades de protección de cada cliente, con personal asignado a diferentes instalaciones y horarios. Esto implica bastante coordinación detrás de cada servicio. No basta con enviar a un agente a un puesto de vigilancia. También hay que organizar turnos, verificar asistencias, mantener actualizada la información del personal y asegurar que cada ubicación cuente con la cobertura necesaria. Con 140 colaboradores, llevar ese control requiere tiempo y orden. Y cuando los equipos trabajan en distintos puntos, la gestión puede complicarse más de lo esperado. Por eso, SPIA identificó la necesidad de contar con herramientas que facilitaran la administración de sus agentes y ayudaran al área de Recursos Humanos a trabajar con información más clara y accesible.
¿Qué desafíos enfrentaban?
Antes de implementar Runa, uno de los principales retos de SPIA Seguridad Privada era administrar a un equipo que no trabaja en una sola oficina ni cumple necesariamente el mismo horario. Sus agentes de seguridad están distribuidos en distintas ubicaciones y cubren turnos según las necesidades de cada servicio. Para Recursos Humanos, esto significaba llevar un seguimiento constante de las asistencias, revisar las jornadas trabajadas y mantener al día la información de cada colaborador. Una tarea que puede parecer sencilla cuando se mira desde fuera, pero que requiere bastante coordinación cuando hay varios turnos y puestos de vigilancia involucrados.
La gestión de la nómina también dependía de contar con registros correctos de asistencia. Cada jornada debía revisarse para que la información utilizada en el cálculo de los pagos fuera confiable. Cuando parte de ese trabajo se realiza de forma manual, el equipo administrativo termina dedicando muchas horas a recopilar datos, revisar registros y confirmar información. Y basta con que falte un dato para que empiece la búsqueda. Una asistencia por aquí, un turno por allá y alguien preguntando quién tiene el registro actualizado. SPIA quería evitar ese tipo de situaciones y encontrar una forma más práctica de llevar el control de su personal, reducir errores y hacer que el trabajo diario de Recursos Humanos fuera más ordenado.
¿Cómo les ha ayudado Runa?
Con Runa, SPIA Seguridad Privada pudo reunir la gestión de nómina y asistencias en una sola plataforma. Esto ha facilitado la organización de la información de sus agentes y el seguimiento de los turnos que cumplen en las distintas ubicaciones donde presta servicios. Ahora el equipo de Recursos Humanos cuenta con una herramienta que le permite consultar los datos del personal y administrar procesos que antes requerían mayor trabajo manual. Para una empresa que necesita saber quién está asignado a cada turno y llevar un registro de las jornadas, tener esa información mejor organizada representa una ayuda importante.
Como explica Gabriel Arellano, Gerente de Recursos Humanos de SPIA Seguridad Privada, Runa les permite “reducir procesos manuales y tener mayor control de nuestro personal en diferentes ubicaciones”. Ese cambio tiene bastante sentido dentro de su operación. Cuando los colaboradores trabajan en distintos puntos, contar con registros de asistencia accesibles facilita el seguimiento y reduce el tiempo que se dedica a buscar o confirmar información. El equipo puede revisar los datos con mayor facilidad y mantener una visión más clara de lo que ocurre en cada servicio. No se trata de estar pendiente de cada agente a cada minuto, sino de contar con información confiable para administrar mejor al personal.
Otro beneficio ha sido la facilidad para revisar los datos relacionados con las asistencias antes de procesar la nómina. En una empresa de seguridad privada, donde existen distintos horarios y jornadas, esta información es importante para mantener un control adecuado de los pagos. Al tener los registros más organizados, Recursos Humanos puede dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y concentrarse en otras necesidades del equipo. “Ahora podemos dar seguimiento a las asistencias y organizar mejor la información de nuestros guardias, lo que facilita el trabajo diario de Recursos Humanos”, comparte Gabriel Arellano. En conjunto, estos cambios ayudan a que la administración del personal sea más práctica y que los procesos internos acompañen mejor el ritmo de la operación.
¿Por qué eligieron Runa?
SPIA Seguridad Privada eligió Runa porque necesitaba una plataforma que le permitiera gestionar la nómina y las asistencias de sus colaboradores desde un mismo lugar. Para una empresa que trabaja con agentes distribuidos en diferentes instalaciones, tener la información organizada es fundamental. Cada turno debe estar cubierto, las asistencias deben registrarse correctamente y Recursos Humanos necesita contar con datos actualizados para realizar su trabajo. Si esa información está repartida entre distintos registros, cualquier consulta puede tomar más tiempo del necesario. Y cuando hay varios servicios funcionando al mismo tiempo, lo último que se necesita es perder una mañana entera buscando un dato.
La posibilidad de reducir tareas manuales y tener mayor visibilidad sobre el personal fue otro de los motivos importantes para elegir la plataforma. SPIA buscaba una herramienta que ayudara a ordenar sus procesos sin complicar las actividades del día a día. Con Runa, encontró una forma de centralizar información, facilitar el seguimiento de las asistencias y administrar mejor a sus 140 colaboradores. Esto permite que el equipo de Recursos Humanos trabaje con mayor claridad y tenga más tiempo para atender asuntos relacionados con la gestión del personal.
Para SPIA, contar con procesos administrativos organizados también ayuda a mantener la continuidad de sus servicios. La seguridad privada exige coordinación, responsabilidad y atención constante a lo que ocurre en cada ubicación. Por eso, tener una herramienta que facilite el control de turnos, asistencias y nómina aporta orden a una operación donde cada detalle cuenta. Así como un buen agente de seguridad necesita saber qué ocurre en su puesto, Recursos Humanos necesita tener claridad sobre la información de su equipo. Con Runa, SPIA puede gestionar estos procesos de manera más sencilla y concentrar sus esfuerzos en seguir brindando un servicio confiable a sus clientes.
