5 herramientas básicas para cualquier negocio

El crear un negocio nunca ha sido una tarea fácil, una vez dentro parece que el tiempo, las tareas y el mantenerse actualizado nunca terminan. Se tienen que realizar constantes investigaciones, aumentar las ventas, tener buena comunicación con socios y empleados, promocionar productos, solo por nombrar algunas de las principales actividades que se realizan en un negocio.

En la actualidad, la tecnología se ha incrementado y convertido en una herramienta de apoyo para prácticamente todas las industrias y proyectos. Si hablamos específicamente de herramientas que ayudan a un negocio encontramos muchas opciones, las más destacadas suelen centrarse en la mejora de procesos, facilitación de la comunicación, administración de datos entre otros.

Algunas más, son herramientas especializadas y que ofrecen funciones muy particulares como son el monitoreo de campañas e interacciones digitales, el envío y recepción de archivos de gran tamaño, algunas otras dirigidas a la contabilidad y finanzas con funciones como revisión y generación de facturas electrónicas, monitoreo de ingresos e incluso la revisión del historial crediticio.

A continuación te presentamos 5 herramientas que ayudarán a tu proyecto sin importar la etapa en que se encuentre.

Dropbox

Almacenamiento de información

El almacenamiento y la accesibilidad a información y archivos de trabajo es indispensable para los colaboradores de cualquier empresa, en este sentido y considerando las nuevas formas de trabajo remoto, lo más conveniente es almacenar todos los archivos en “la nube”.

Si lo que buscas es el poder sincronizar todos tus archivos de forma automática a la hora de editarlos, una buena, además de popular opción es Dropbox, dentro de sus especificaciones ofrece un almacenamiento gratuito de 2GB y la seguridad indispensable para trabajos en línea.

“La nube” es un espacio de almacenamiento digital que ofrece muchas ventajas entre las que destaca la comodidad, disponibilidad y movilidad ya que los archivos guardados de esta forma ofrecen acceso desde cualquier dispositivo, la posibilidad de consultar los archivos a cualquier hora y lo más importante, desde cualquier parte del mundo.

Otras herramientas de almacenamiento en la nube muy útiles y que ofrecen planes gratuitos son: Google Drive y One Drive.

Slack

Comunicación entre trabajadores

La comunicación siempre ha jugado un papel determinante en la consolidación e impulso de un negocio, ya sea dentro o fuera de la oficina es importante contar con herramientas que permitan la interacción en tiempo real de colaboradores. Slack es precisamente un chat que permite el intercambio de mensajes, archivos y todo tipo de información de manera inmediata.

Esta aplicación permite ingresar en cualquier lugar desde tu smartphone o navegador, además, es posible comunicarse con un numero ilimitado de personas y en su versión gratuita, almacena la información, archivos y chats hasta por una semana, tiempo suficiente para hacer un respaldo o copia de seguridad por parte de los trabajadores.

Esta herramienta, es de las más utilizadas por empresas de todos los sectores y tamaños. Sin importar el lugar en el que se encuentren tus colaboradores con Slack, podrán mantener el trabajo en equipo.

Evernote

Gestor de Notas

La aplicación se puede utilizar en web y mobile, funciona como un asistente personal que te permite la gestión de notas y recordatorios digitales. Evernote es parecido a una libreta, con distintas hojas que en las que puedes organizar las anotaciones por temas o grupos de temas.

Son ideales para tener acceso fácil e inmediato a indicaciones del día a día, usuarios y contraseñas de distintas plataformas que utilices, calendarios de actividades y pendientes entre otros. Mantén la organización de tu trabajo en cualquier circunstancia con esta aplicación.

Otras herramientas similares son Microsoft One Note y Simple Note, además, las tres opciones que te compartimos son gratuitas.

Trello

Gestor de tareas

Quizá uno de los retos mas significativos en la coordinación de equipos y trabajo en conjunto es precisamente la asignación y seguimiento de tareas, sobre todo, cuando estas son interdependientes. Para esto Trello ofrece una solución muy completa, pues permite asignar de forma digital tareas y proyectos que pueden ser individuales o grupales.
Funciona a través de tableros dinámicos en los que puedes crear diferentes tarjetas para áreas y personas, la herramienta cataloga por color todas las tarjetas relacionadas y puedes irlas moviendo de una parte del tablero a otro conforme la tarea avanza o cambia de responsable.

Esta herramienta brinda visibilidad a detalle para todos los integrantes de la organización, así como un seguimiento detallado de los progresos en cada tarea sin importar el área ni el número de participantes involucrado.

Kompás

Facturación y monitoreo de ingresos

Finalmente es indispensable el monitoreo de los resultados del negocio y para esto, podemos apoyarnos de Kompás, una aplicación de administración y monitoreo para negocios que permite tener una visión completa de todas las finanzas y créditos activos.

Con esta app puedes consultar los ingresos y egresos de tu negocio, descargar un archivo Excel con el detalle de toda las facturas generadas y recibidas durante un periodo de tiempo de tu elección, incluso, cuenta con una sección para checar el buro de crédito gratis.

Conocer el estatus del buró de crédito te permite mantener finanzas sanas y tener acceso a más y mejores créditos personales y para tu negocio. Kompás también ofrece una sección de calendario donde puedes programar recordatorios sobre pagos recurrentes o cualquier compromiso financiero importante para tu empresa.

Aunque esta no es una herramienta gratuita resulta muy útil pues, además, te ofrece descuentos con distintos proveedores de logística, papelería, entrega a domicilio entre otros, gracias al convenio que sostiene con distintas empresas dentro de su programa de lealtad.

Sin duda hoy es posible encontrar una herramienta que te ayude a optimizar y mejorar cualquier actividad del día a día; Esperamos que esta información te sea de gran utilidad, para elegir las mejores y más útiles herramientas para tu proyecto.