Reglamento Interno: ¿Cómo hacer uno?

Cuando una empresa comienza a expandirse, la necesidad de un Reglamento Interno de trabajo cobra más importancia. Esto es tanto por el bien de la organización como por el de los colaboradores que trabajan en ella. Al contar con reglas claras se facilita el control, la seguridad y la productividad dentro de la empresa.

Aunque los empresarios y jefes de una empresa sean conscientes de la necesidad de un Reglamento Interno de trabajo, también es posible que no estén muy seguros sobre por dónde deben comenzar. La Ley Federal del Trabajo (LFT) en sus artículos 423 y 424 enlista las normas que se deben seguir para crear el Reglamento Interno de una empresa. 

¿Cómo se debe crear un Reglamento interno de Trabajo?

• Los representantes de los trabajadores y del patrón se reunirán para formular las normas que conformarán el reglamento. 
• Cuando se llegue a un acuerdo, los representantes de ambas partes deberán firmar el reglamento y cualquiera de las partes deberá depositarlo en la Junta de Conciliación y Arbitraje (JFCA) en un plazo máximo de 8 días después de su firma y será efectivo a partir de la fecha de su depósito en la junta. 

Si el reglamento incluye disposiciones que vayan en contra de leyes, reglamentos o contrato colectivo (por ejemplo, que las trabajadoras embarazadas trabajen turno nocturno); estas normas no tendrán ningún efecto legal. 

• El patrón debe imprimir el reglamento y distribuirlo entre los empleados. La empresa también tiene la obligación de colocarlo en los lugares más visibles del lugar de trabajo. 
• Si algún trabajador y/o el patrón encuentran omisiones importantes en las normas del Reglamento o disposiciones que vayan en contra de la ley. Estas podrán incluirse o modificarse posteriormente a través de una petición a la Junta de Conciliación y Arbitraje. 

Estas son las normas que la Ley Federal del Trabajo establece para la creación del Reglamento Interno de las empresas. Además de estar apegado a la ley, este servirá a la empresa y a los trabajadores como sustento legal en la relación laboral. Por eso es muy importante que el Reglamento sea claro, funcional y esté apegado a la ley. 

Aspectos legales del Reglamento Interno de trabajo

• El artículo 424 de la LFT establece que los Reglamentos que estén en las Juntas de Conciliación y Arbitraje serán públicos. De esta manera cualquier persona podrá consultarlos, ya sea física o digitalmente. 
• En caso de que una persona solicite una copia del Reglamento, la Junta tendrá obligación de expedir esa copia. 
• Las empresas que están buscando crear o renovar su Reglamento podrán consultar las normas de otras empresas similares en actividades para saber qué puntos debe incluir de acuerdo a su giro y naturaleza. 
• El Reglamento se debe distribuir a todos los empleados y es recomendable que estos firmen de recibido y comprendido. Esta medida sirve para respaldar al patrón en caso de un conflicto en la relación obrero – patronal. 

¿Qué debe incluir un Reglamento Interno?

El artículo 423 de la Ley Federal de Trabajo establece que un Reglamento Interno de trabajo debe incluir:

• Horario laboral de entrada y salida de los trabajadores.
• Tiempos para comida y descanso laboral durante el horario laboral.
• Ubicación de inicio y final de la jornada laboral.
• Días y horarios establecidos para realizar la limpieza de las instalaciones, herramientas y/o maquinaria. 
• Días y lugares de pago.
• Reglamento para evitar riesgos de trabajo.
• Normas para el uso de asientos de acuerdo al artículo 132 fracción V
• Enlistado de labores insalubres y peligrosas que no deberían realizar los menores y protección laboral que deben tener las embarazadas.
• Tiempos y formas para exámenes médicos a los cuáles se deben someter los empleados. Al igual que las medidas para mantener un ambiente sano en el lugar de trabajo. 
• Permisos y licencias.
• Medidas disciplinarias y su aplicación. En caso de que se trate de una suspensión disciplinaria, esta no deberá exceder de los 8 días. 
• Normas necesarias para asegurar la seguridad de los trabajadores de acuerdo al giro de la empresa. 

Recuerda que el Reglamento Interno de trabajo enumera las normas que deben existir dentro del lugar de trabajo. Pero no es el documento que deba incluir los procedimientos, manuales o guías para realizar un trabajo o para el manejo de los recursos de la empresa. 

¿Se necesita la participación de un sindicato en un Reglamento?

No necesariamente. Los artículos 423 y 424 de la Ley Federal de Trabajo, no determinan como obligatorio que exista un sindicato que represente a los trabajadores durante la creación del Reglamento Interno. 

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Preguntas Frecuentes

¿Es necesario tener el acta constitutiva de la empresa para crear un Reglamento Interno de Trabajo? 

No es un requisito indispensable presentar el acta constitutiva al momento de registrar el Reglamento Interno de Trabajo ante la Junta de Conciliación y Arbitraje. Sin embargo, es recomendable tenerla a la mano ya que puede ser útil para establecer normas específicas según el objeto social y las actividades declaradas de la empresa. El acta constitutiva ayuda a alinear el reglamento con los objetivos y naturaleza legal de la organización.

¿Se pueden incluir políticas sobre becarios en el Reglamento Interno de Trabajo? 

Sí, el reglamento puede incluir apartados específicos sobre el manejo y regulación de  becarios dentro de la empresa. Es importante establecer claramente sus derechos, obligaciones, horarios especiales, supervisión y actividades permitidas, siempre en cumplimiento con la Ley Federal del Trabajo y considerando que los becarios tienen una relación especial de aprendizaje con la empresa que debe ser protegida y regulada adecuadamente.

¿Cómo se debe especificar el manejo de la nómina y conversiones de salario bruto a neto en el reglamento?

 El reglamento debe establecer claramente las políticas de nómina, incluyendo los procedimientos para el cálculo de salarios bruto a neto, fechas de pago, método de pago y documentación requerida. Es importante incluir una sección que explique los conceptos de deducciones y retenciones que se aplicarán al salario bruto para llegar al neto, así como los procedimientos para aclaración de dudas sobre estos cálculos.

¿Se pueden incluir beneficios como vales de despensa y viáticos en el Reglamento Interno? 

Sí, es recomendable incluir una sección específica sobre prestaciones y beneficios adicionales como vales de despensa y viáticos. El reglamento debe especificar los montos o porcentajes, criterios de elegibilidad, procedimientos para solicitarlos y comprobarlos, así como las políticas de uso y restricciones aplicables. Esto ayuda a tener claridad sobre estos beneficios y evitar malentendidos.

¿Es necesario incluir información sobre el IMSS, ISSSTE y trámites ante la subdelegación IMSS? 

Aunque no es obligatorio, es recomendable incluir una sección que explique los procedimientos relacionados con la seguridad social, ya sea Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) o Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE). Esto incluye procesos para altas, bajas, modificaciones salariales, incapacidades y la información sobre la subdelegación IMSS correspondiente. Esta información ayuda a los trabajadores a conocer sus derechos y obligaciones en materia de seguridad social.

¿Se debe incluir información sobre la prima vacacional y el cálculo de finiquito? 

Sí, es importante incluir un apartado que explique claramente cómo se calcula la prima vacacional, los periodos de vacaciones y el proceso para solicitarlas. Igualmente, debe especificarse cómo se calcula el finiquito en caso de terminación laboral, incluyendo los conceptos que lo integran y los procedimientos para su pago.

¿Cómo se debe abordar el tema de evaluación de desempeño y cultura organizacional en el reglamento? 

El reglamento debe incluir una sección que explique los procesos de evaluación de desempeño, incluyendo periodicidad, criterios de evaluación y consecuencias. También es importante establecer los elementos clave de la cultura organizacional, como valores, comportamientos esperados y normas de convivencia que la empresa busca fomentar.

¿Es necesario incluir información sobre el REPSE y la NOM-035 en el Reglamento Interno? 

Sí, es recomendable incluir información sobre el registro ante el  Registro de Prestadoras de Servicios Especializados (REPSE) si la empresa realiza servicios de subcontratación, así como las disposiciones de la NOM 035 relacionadas con factores de riesgo psicosocial. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento normativo y establece claramente las responsabilidades tanto de la empresa como de los trabajadores en estos aspectos.