Obligaciones del patrón: ¿Cuáles son? ¿Cómo cumplirlas?

Las obligaciones del patrón son los deberes legales que una empresa o persona empleadora debe cumplir frente a sus trabajadores y las autoridades, en materias como salarios, prestaciones, seguridad social y condiciones de trabajo. Su cumplimiento protege los derechos laborales y ayuda a prevenir contingencias legales y operativas. En esta guía conocerás las principales obligaciones en México y cómo coordinar su seguimiento desde RRHH, Nómina y Finanzas.

¿Qué son las obligaciones del patrón?

Son responsabilidades exigibles al empleador que comprenden acciones cotidianas, como pagar salarios y proporcionar herramientas, y actividades periódicas o relacionadas con eventos específicos, como presentar avisos, conservar documentación y atender requerimientos.

Además de la Ley Federal del Trabajo (LFT), intervienen disposiciones de seguridad social, vivienda, impuestos y seguridad y salud laboral. Por ello, cumplir con el pago de nómina no cubre todas las responsabilidades de la empresa.

Para organizar su seguimiento, conviene distinguir entre obligaciones legales, compromisos contractuales y prácticas voluntarias de gestión. También deben revisarse las exigencias particulares de la actividad, las condiciones del centro de trabajo y las características de la contratación.

¿Cuáles son las obligaciones del patrón según la LFT?

El artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) reúne obligaciones patronales sobre salarios, herramientas, seguridad, capacitación y trato digno. Otras disposiciones regulan prestaciones y responsabilidades específicas.

Pago de salarios, prestaciones y condiciones pactadas

El patrón debe pagar puntualmente los salarios pactados y respetar los contratos sin reducir los derechos mínimos legales. La revisión de nómina debe contemplar aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, descansos y, cuando proceda, participación de los trabajadores en las utilidades (PTU), además de verificar cálculos y pagos.

Herramientas, seguridad y capacitación

El patrón debe proporcionar materiales e instrumentos adecuados, implementar medidas de seguridad e higiene y ofrecer capacitación y adiestramiento, conforme a los artículos 132 y 153-A de la LFT.

La llamada Ley Silla exige proporcionar asientos con respaldo y descansos según las actividades y condiciones del centro de trabajo. Desde el 15 de diciembre de 2025 son exigibles todas sus disposiciones, incluida la adecuación correspondiente del Reglamento Interior de Trabajo.

Trato digno, protección laboral y constancias

El patrón debe evitar el maltrato, respetar los derechos durante el embarazo y la maternidad, conceder cinco días laborables pagados de permiso de paternidad por nacimiento o adopción e implementar, con los trabajadores, un protocolo contra la discriminación de género, la violencia y el acoso u hostigamiento sexual. Las fracciones VII y VIII del artículo 132 distinguen dos constancias:

• Días trabajados y salario percibido: cada quince días, a solicitud del trabajador.
• Servicios prestados: dentro de tres días, cuando el trabajador la solicite o se separe de la empresa.

También deben considerarse las prohibiciones del artículo 133 y los derechos de preferencia del artículo 154.

Registro y reducción de la jornada laboral

La reforma publicada el 1 de mayo de 2026 incorporó al artículo 132, fracción XXXIV, el registro electrónico del inicio y fin de la jornada laboral. Durante 2026 transcurre un periodo de adecuación. Las disposiciones generales que determinarán el ámbito de aplicación y las excepciones entrarán en vigor el 1 de enero de 2027. La jornada semanal se reducirá gradualmente de 48 horas en 2026 a 40 en 2030, sin disminuir salarios ni prestaciones.

¿Qué obligaciones tiene el patrón ante el IMSS?

El patrón debe registrarse e inscribir a los trabajadores que se encuentren en los supuestos del régimen obligatorio. Esta responsabilidad se sustenta en los artículos 12 y 15 de la Ley del Seguro Social (LSS).

La inscripción y el pago de cuotas son obligaciones del empleador porque permiten cumplir con el régimen de aseguramiento y financiamiento de la seguridad social establecido por la ley. Entre las principales obligaciones ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) se encuentran:

• Obtener el registro patronal correspondiente.
• Inscribir a los trabajadores y comunicar altas, bajas y modificaciones salariales.
• Determinar y enterar las cuotas obrero-patronales.
• Revisar la prima del seguro de riesgos de trabajo conforme a las reglas correspondientes.
• Conservar registros de nómina y proporcionar información al Instituto.
• Permitir las inspecciones y visitas previstas legalmente.

Según el artículo 15, los avisos señalados en su fracción I deben presentarse dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles; cada movimiento debe revisarse junto con sus reglas específicas. Asimismo, su fracción II exige conservar durante cinco años los registros que establece.

El plazo de inscripción no elimina los riesgos de presentar un alta después de un accidente. El artículo 77 contempla capitales constitutivos por avisos posteriores al siniestro, incluso cuando se presentan dentro del plazo legal.

Para prevenir diferencias, Nómina y RRHH deberían verificar las fechas de ingreso, baja y cambio salarial, conservar los acuses y comprobar que los movimientos hayan sido aceptados.

¿Qué obligaciones tiene el patrón ante el INFONAVIT?

Las responsabilidades ante el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) comprenden aportaciones para vivienda y, cuando corresponde, descuentos para amortizar créditos. El artículo 29 de la Ley del INFONAVIT establece las obligaciones patronales en esta materia. Su cumplimiento incluye:

• Inscribir al patrón y a los trabajadores, así como presentar los avisos correspondientes.
• Determinar y pagar la aportación patronal del 5% sobre la base salarial aplicable.
• Efectuar y enterar los descuentos relacionados con créditos de los trabajadores cuando procedan.
• Proporcionar la información necesaria para determinar y verificar las obligaciones.

La aportación patronal y el descuento por crédito son conceptos distintos. La primera constituye una obligación a cargo del empleador; el segundo se vincula con la amortización del financiamiento del trabajador y debe aplicarse conforme a las disposiciones y avisos correspondientes.

Desde el sexto bimestre de 2025, se aplica la reforma al artículo 29 relativa a descuentos por ausencias o incapacidades. Cuando el descuento está expresado en pesos o cuota fija en veces el salario mínimo (VSM), no debe disminuirse proporcionalmente por los días sin salario debido a estas incidencias.

No obstante, el descuento no puede superar el salario pagado ni los límites legales aplicables. El patrón no está obligado a cubrir con recursos propios las cantidades que legalmente no pudieron descontarse, conforme al Criterio Normativo 01/2025 del INFONAVIT.

Dentro del proceso de nómina, conviene revisar los avisos de retención, modificación o suspensión y comprobar que su tratamiento coincida con los importes calculados y enterados.

¿Qué obligaciones fiscales tiene el patrón al pagar nómina?

Quienes realizan pagos por salarios deben atender obligaciones fiscales relacionadas con las retenciones y la documentación de esos pagos. Los artículos 96, 97 y 99 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establecen responsabilidades relevantes para este proceso. Las principales son:

• Calcular, retener y enterar el Impuesto sobre la Renta (ISR) conforme a las disposiciones fiscales.
• Expedir y entregar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) correspondientes a los pagos de nómina.
• Realizar el cálculo anual del impuesto cuando proceda, considerando las excepciones legales.
• Solicitar y verificar la información fiscal necesaria de los trabajadores.

Antes de cerrar cada periodo, Finanzas y Nómina necesitan comprobar la consistencia entre los importes pagados, las retenciones, los CFDI y los registros contables. Este control permite identificar comprobantes pendientes, datos incorrectos o diferencias entre lo calculado y lo efectivamente pagado. Los hallazgos deben asignarse a una persona responsable para su corrección y seguimiento.

¿Cuáles son las obligaciones del patrón en la NOM-035?

La NOM-035-STPS-2018 establece medidas para prevenir factores de riesgo psicosocial y promover un entorno organizacional favorable. Sus exigencias se determinan según el número de trabajadores de cada centro de trabajo. La siguiente tabla resume las diferencias principales:

El detalle debe revisarse en el campo de aplicación y los numerales de la NOM-035 publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF). Los exámenes médicos y las evaluaciones psicológicas o clínicas se requieren bajo los supuestos previstos por la norma; no constituyen una exigencia indiscriminada para toda la plantilla.

Desde RRHH, el seguimiento debe conectar los hallazgos con medidas concretas. Por ejemplo, si se detectan dificultades asociadas con cargas de trabajo o comunicación, conviene establecer acciones, responsables y evidencias de seguimiento, además de conservar los resultados de las evaluaciones.

¿Qué permisos debe conceder el patrón para deberes cívicos y comisiones?

El artículo 132 contempla permisos para cumplir deberes cívicos y desempeñar comisiones sindicales o del Estado. Las fracciones IX y X establecen las condiciones de estos dos supuestos.

Permisos para cumplir deberes cívicos

La fracción IX contempla el tiempo necesario para votar en elecciones y procesos de revocación de mandato, así como cumplir servicios de jurados, electorales y censales cuando deban realizarse dentro del horario de trabajo. Para organizar la operación, la empresa puede establecer un canal de aviso y registro que facilite la cobertura de actividades, sin convertirlo en una barrera para ejercer el derecho.

Permisos para comisiones sindicales o del Estado

La fracción X establece permisos para desempeñar comisiones accidentales o permanentes del sindicato o del Estado. Requiere aviso oportuno y que el número de trabajadores comisionados no perjudique la buena marcha del establecimiento. El tiempo de ausencia podrá descontarse, salvo que se compense con igual tiempo de trabajo efectivo. Su tratamiento debe revisarse y documentarse conforme al supuesto concreto.

Cuando la comisión sea permanente, la disposición contempla el regreso al puesto conservando derechos si ocurre dentro del término de seis años. Los sustitutos tienen carácter interino y se consideran de planta después de ese periodo. Debido a estas condiciones, conviene documentar la naturaleza de la comisión, el aviso, el periodo y el tratamiento correspondiente. Una política interna clara ayuda a evitar decisiones diferentes ante situaciones equivalentes.

¿Qué debe hacer el patrón durante una inspección laboral?

El patrón debe permitir las inspecciones laborales y proporcionar la información exigible, conforme al artículo 132, fracción XXIV. La autoridad competente puede ser federal o local, según la actividad y la materia objeto de revisión. Para atender una inspección de manera ordenada, la empresa puede seguir esta secuencia:

1. Verificar la identificación del inspector y la orden de inspección. Revisar el centro de trabajo, el objeto y el alcance de la diligencia.
2. Designar a la persona que atenderá la visita. Conviene que conozca la operación y pueda localizar a los responsables de la información.
3. Facilitar la revisión correspondiente. Presentar la documentación requerida y atender el recorrido o las entrevistas que formen parte de la diligencia.
4. Revisar el acta. Identificar los hechos asentados y conservar la copia correspondiente.
5. Dar seguimiento. Registrar requerimientos, responsables y plazos comunicados por la autoridad.

El acta puede documentar cumplimientos e incumplimientos detectados durante el recorrido o la revisión documental. Su levantamiento no significa, por sí mismo, que siempre existan infracciones, conforme al proceso de inspección de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). La preparación debe ser continua: un expediente accesible y actualizado permite responder con mayor claridad que reunir documentos únicamente cuando llega una visita.

¿Qué papel juega el personal de RRHH en el cumplimiento de las obligaciones del patrón?

El departamento de Recursos Humanos facilita la aplicación y el seguimiento de las obligaciones patronales. Su función incluye mantener actualizadas las políticas, coordinar información, detectar incumplimientos y orientar a quienes gestionan equipos.

Coordinación y seguimiento del cumplimiento

Para convertir las obligaciones en actividades verificables, la empresa puede utilizar una matriz como la siguiente. La distribución de responsables es orientativa y debe adaptarse a su estructura.

Esta matriz permite detectar actividades sin responsable, documentos faltantes y diferencias entre áreas. Cada pendiente debe tener una fecha de atención y una persona encargada de cerrarlo.

Gestión documental y prevención de conflictos

La documentación ayuda a acreditar lo que la empresa realiza. El artículo 804 de la LFT contempla la conservación y exhibición en juicio de documentos como:

• Contratos individuales, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable.
• Listas de raya, nóminas o recibos de pago de salarios.
• Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo.
• Comprobantes de prestaciones y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.

Los plazos de conservación deben revisarse por tipo de documento y junto con las demás leyes aplicables. Un solo plazo general para todo el expediente puede resultar insuficiente.

Además de organizar expedientes, RRHH puede detectar situaciones que deriven en conflictos: permisos mal registrados, condiciones contractuales poco claras, pagos cuestionados o supervisores que desconocen los procedimientos. La capacitación interna y las revisiones periódicas ayudan a corregir estas diferencias e integrar el cumplimiento patronal a la operación diaria.