“Daily Scrum”: ¿Por qué es mejor registrarla en una hoja de cálculo?

¿Qué es el “daily scrum”?

La “daily scrum”, también conocida como “daily standup”, es una reunión corta, usualmente de 15 minutos, útil para el seguimiento y desarrollo de proyectos.

Se realiza diariamente, a la misma hora y en el mismo lugar con todos los miembros del equipo y sirve para saber cómo va cada uno de ellos.

En una “daily scrum” no se deben tratar temas específicos, sino únicamente responder 3 preguntas:

1. ¿Qué hice ayer?
2. ¿Qué haré hoy?
3. ¿Qué impedimentos tengo?

Cuando cada miembro del equipo responde las tres preguntas, todos obtienen una idea general de lo que ya se hizo y de lo que falta por hacer.

El líder del equipo debe dar seguimiento de estas notas a lo largo del tiempo. Mantener un registro de las notas del “daily scrum” beneficia a los equipos a largo plazo, proporcionando información valiosa para futuras mejoras.

¿Cómo una hoja de cálculo puede sustituir a la “daily scrum”?

Uno de los problemas del “daily scrum” es que muchas veces los miembros del equipo no tienen disponibilidad para asistir a las reuniones. Además, si estas se hacen a distancia, hay más interrupciones que cuando son en persona.

La solución a estos inconvenientes es utilizar una hoja de cálculo para responder las 3 preguntas y además tiene varias ventajas:

• Es más eficiente que las reuniones en persona o a distancia. Es mucho más eficiente si cada miembro del equipo responde las preguntas en una hoja de cálculo que luego todos los demás podrán ver y evita tratar temas específicos con la pérdida de tiempo que representa. Las videollamadas o los correos electrónicos no resuelven estos inconvenientes como sí lo hace una hoja de cálculo.

• Minimiza las interrupciones. Cuando los miembros del equipo trabajan cada uno en sus tareas, la “daily scrum” puede interrumpir la concentración y el avance en esas tareas. Una hoja de cálculo soluciona este inconveniente porque los miembros del equipo que estén imposibilitados de asistir, podrán responder las 3 preguntas antes o después de que ocurra la “daily scrum” y se pondrán al día con lo que los demás miembros de su equipo hayan respondido a través de la hoja de cálculo.

• Resuelve problemas de horario. La hoja de cálculo es especialmente útil cuando los miembros del equipo están en lugares diferentes zonas horarias. Pueden actualizar la hoja de cálculo de acuerdo a la hora programada para la reunión pero con el horario de la zona en la que viven. Los demás miembros del equipo podrán ver las actualizaciones después. También evita trabajo de organización adicional al líder del equipo cuando no todos los miembros puedan asistir a la hora que se tiene pensada.

¿Cuáles son las desventajas de sustituir la “daily scrum” por una hoja de cálculo?

La hoja de cálculo es un elemento muy útil para sustituir a la “daily scrum” presencial, pero requiere que todos los miembros del equipo estén en sintonía con el objetivo de esta herramienta.

Si los miembros del equipo ven la sustitución como una hoja de cálculo más, prevalecerán algunas desventajas:

• Las hojas de cálculo no inician conversaciones por sí solas. El líder del equipo sólo puede proporcionar el formato con las tres preguntas para que el resto de miembros contesten. En la hoja de cálculo no hay una introducción ni nada que motive a que todos expongan lo que se pide. Tampoco permite colaborar si alguien tiene la solución al problema de un miembro del equipo. Aunque se pueden hacer comentarios, la hoja de cálculo no es la mejor herramienta para mantener la comunicación.

• La hoja de cálculo no cumple la función social ni de formación de los equipos. No se puede socializar a través de una hoja de cálculo y esto convierte el trabajo en algo aburrido. Y es todavía menos favorable para crear o reforzar una cultura de colaboración a distancia.

• Es muy fácil olvidar llenar una hoja de cálculo. A falta de un disparador que traiga a la mente que es hora la “daily scrum” en Excel o Google Sheets, será difícil completar las respuestas porque las hojas de cálculo por sí mismas no ofrecen recordatorios que los usuarios puedan programar.

Finalmente, dar el paso para sustituir las “daily scrum” por una hoja de cálculo, requiere de una fuerte o al menos bien encaminada cultura de colaboración entre los miembros del equipo para que cumpla su objetivo. Además necesita del compromiso de todos para que la herramienta funcione como debería. De lo contrario, todas las ventajas que ofrece quedarán desvanecidas en un mundo donde el trabajo a distancia ha cobrado más fuerza y lo hará aún más difícil.