¿Cómo organizar una fiesta de fin de año?
¡Ya se acerca el fin de año! Y sabemos lo que esto significa en las empresas: es necesario organizar la fiesta de fin de año o como la “posada”, como se conoce en México. Sabemos que esto puede generar un poco de estrés para el heroico equipo que está a cargo de la organización del evento, por ello, te compartimos los siguientes tips para que tu fiesta sea todo un éxito.
Si aún te preguntas, ¿por qué es importante realizar este tipo de eventos? Es importante que tengas en cuenta que nuestro trabajo suele ser nuestro segundo hogar y el estar en contacto con nuestros compañeros ayuda a crear una buena relación de trabajo. El organizar este tipo de fiestas produce beneficios que te compartimos a continuación.
Beneficios de organizar fiestas de fin de año
- Se construye una mejor relación entre colaboradores y, por ende, aumenta el sentido de compañerismo.
- Después de momentos de estrés, la fiesta de fin de año es una oportunidad para relajarse y divertirse.
- Fortalece la cultura empresarial de la organización.
- Organizar este tipo de evento demuestra que estás preocupado por tu equipo, lo que incrementa la motivación y reduce la rotación.
- Te permite comunicar de manera más efectiva la visión de la empresa de cara al próximo año.
Tips para tener una fiesta anual exitosa
1.- Prepara un presupuesto
El primer paso es tener en cuenta el presupuesto estimado para este evento. Recomendamos planear el evento con dos meses de anticipación, a fin de tener asegurados los espacios y la logística del evento. Desarrollar un presupuesto claro te ayudará a que sea aprobado por tus líderes con mayor facilidad.
2.- Número de asistentes
Debemos conocer el número de personas que asistirán al evento para poder elaborar un presupuesto más exacto. Esto normalmente se negocia con el área de finanzas para conocer si será únicamente para el trabajador o un acompañante. Puedes hacer uso de un Google Form para confirmar la asistencia y registrar requerimientos especiales (por ejemplo, si algún colaborador tiene restricciones alimenticias).
3.- Elegir el lugar, platillos y bebidas
La elección del lugar en donde se llevará a cabo la fiesta es de los primeros pasos que debemos definir, ya que esta constituye la primera decisión importante. Adicionalmente, para elección de platillos y bebidas, normalmente los salones de eventos cuentan con una pre-cita en donde podremos conocer de manera anticipada, el menú que se oferta y sus costos, además de los términos y condiciones de la renta del lugar.
4.-Hablar con proveedores para negociar regalos para los empleados
En algunas empresas, se busca hacer colaboraciones con los proveedores principales para los “regalos navideños” que se repartirán entre el talento. Por ejemplo, en algunas ocasiones suelen donar materiales o regalos que contengan la marca de su empresa como mochilas, termos, loncheras y dependiendo de la relación que se tenga con las empresas se podrá negociar algunos electrodomésticos.
5.- Entretenimiento (música y show)
El entretenimiento durante la fiesta es de vital importancia, ya que este es el motivo por el cual se organiza. Lo ideal es que comparemos las diferentes opciones y realicemos la mejor elección en cuanto calidad o precio. Ten en cuenta que algunos salones de eventos incluyen el servicio de entretenimiento, pueden recomendar algunos proveedores e inclusive conseguir descuentos para las empresas.
6.-Enviar invitaciones a los empleados
Una vez establecida la hora y fecha del evento debemos enviar las invitaciones a nuestro personal. Puedes apoyarte de tu equipo de diseño para hacer una invitación divertida o bien, utilizar algún software de diseño que le dé una imagen profesional a la invitación. Dentro del contenido de la misma brinda toda la información necesaria sobre el evento: lugar, fecha, hora, código de vestimenta, etc.
7.- Escucha sugerencias
Es importante que busques el feedback de los asistentes. De esta forma podrás tener ideas para el evento del próximo año. Busca que la gente participe de manera anónima para tener insights más honestos.
Recuerda que la fiesta de fin de año es uno de los eventos más esperados de tus colaboradores, por lo que es importante tomar en cuenta todos los beneficios que produce en la organización como una mayor colaboración y motivación.
Planea este evento con tiempo, negocia con los proveedores, comunica la información de la fiesta con exactitud y busca crear un ambiente sano y respetuoso de convivencia.
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