Persona física: ¿Que es?, ¿Para qué sirve? y ¿Cómo se constituye?

En cualquier junta donde se hable de negocios, tarde o temprano sale el tema: persona física vs. persona moral. Y aunque suene a lenguaje técnico, esta diferencia tiene implicaciones reales y muy prácticas para cualquier empresa, despacho o emprendimiento en México.

Entender bien qué significa ser persona física, cómo opera en el sistema tributario y qué obligaciones conlleva es clave para evitar errores que, tarde o temprano, terminan en multas, bloqueos del SAT o simplemente trámites eternos.

¿Qué entendemos por persona física?

Cuando el Servicio de Administración Tributaria (SAT) habla de una persona física, se refiere a un individuo, tal cual: alguien con nombre y apellido que realiza alguna actividad económica. Puede ser asalariado, freelance, comerciante, profesionista o emprendedor. No necesita tener socios ni constituir una empresa, basta con que trabaje por cuenta propia o reciba ingresos.

Este término toma relevancia en el momento en que alguien decide “formalizar” lo que hace. Antes de registrarse ante Hacienda, lo primero que hay que definir es si se dará de alta como persona física o como persona moral. Esa decisión va a marcar el tipo de régimen, las declaraciones, los impuestos y hasta el tipo de clientes que se pueden atender.

¿Dónde está la diferencia entre persona física y persona moral?

La clave está en la estructura y el objetivo:

Persona física

• Definición: Es un individuo humano, con derechos y obligaciones legales
• Ejemplos: Empleados, profesionistas independientes, comerciantes, estudiantes
• Objetivos: Pueden ser personales, laborales o empresariales a pequeña escala
• SAT: Se registra en el SAT con su CURP y obtiene un RFC
• Impuestos: Dependen del régimen fiscal al que se inscriba (asalariados, servicios profesionales, actividades empresariales, etc.)

Persona moral

• Definición: Es una entidad jurídica creada por dos o más personas físicas para cumplir fines económicos o sociales. No tiene existencia física por sí misma
• Ejemplos: Sociedades mercantiles (S.A. de C.V., S. de R.L.), asociaciones civiles
• Objetivos: Lucrativos (empresas) o no lucrativos (asociaciones civiles)
• SAT: Se constituye legalmente y luego se registra en el SAT con su acta constitutiva y obtiene un RFC
• Impuestos: Pagan el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el Impuesto al Valor Agregado (IVA) si realizan actividades empresariales

Ejemplos que aterrizan el tema

1. Si un profesionista firma como “Laura Ramírez”, es una persona física. Si firma como “Servicios Integrales LAR S.A. de C.V.”, entonces opera como persona moral.
2. Las personas físicas pueden estar casadas, tener hijos, beneficiarios. Las morales no.
3. La moral tiene una sola nacionalidad. La física puede tener doble, triple…
4. Las personas morales deben declarar ingresos siempre. Las físicas, solo si rebasan ciertos montos (por ejemplo, más de 4 millones anuales).
5. Los regímenes para una persona física pueden ser asalariado, profesional, arrendador o empresarial. En cambio, las personas morales solo se registran como régimen general o no lucrativo.

¿En qué se parecen entonces?

Ambas, físicas y morales, tienen derechos y obligaciones. Pueden firmar contratos, tener domicilio fiscal, abrir cuentas bancarias y hasta participar en licitaciones. La diferencia está en la estructura.

Para alguien que apenas arranca un negocio, operar como persona física suele ser la ruta más directa y práctica. Los trámites son más rápidos, se evitan notarios y, en muchos casos, el mismo emprendedor puede representar legalmente el negocio. Pero si hay socios de por medio, o si se planea crecer con estructura más compleja, lo recomendable es constituirse como persona moral.

Obligaciones fiscales de una persona física en México

Las responsabilidades cambian según el régimen fiscal, pero hay obligaciones que se repiten para casi todos los casos:

• Registro ante el SAT: Lo primero es tramitar el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) como persona física, usando CURP e identificación oficial.
• Declaración de ingresos: Se deben reportar los ingresos obtenidos al SAT, al menos una vez al año, mediante la Declaración Anual del Impuesto Sobre la Renta (ISR).
• Pago de impuestos: Dependiendo de la actividad, se puede pagar ISR, Impuesto al Valor Agregado (IVA) y retenciones.
• Facturación: Si se realizan actividades económicas, es obligatorio emitir facturas electrónicas o comprobantes fiscales válidos.
• Otras obligaciones: En algunos casos hay que presentar declaraciones informativas, retenciones o registros adicionales.

Desde RH, cuando se contrata a alguien por honorarios, vale la pena asegurar que cumple con estas obligaciones, porque también protege a la empresa ante una revisión del SAT.

¿Cómo saber si soy una persona física o moral?

Depende de cómo está armado el negocio.

• Si alguien trabaja por su cuenta, sin socios ni estructura formal, y cobra con factura, probablemente es persona física.
• Si hay una sociedad constituida ante notario, con acta, razón social y RFC propio, es persona moral.

En los hechos, muchas veces los negocios arrancan como persona física y evolucionan a moral conforme crecen o requieren financiamiento, más control o contratos más complejos.

¿Qué se necesita para registrarse ante el SAT como persona física?

Nada del otro mundo, pero hay que tenerlo en orden:

• Clave Única de Registro de Población (CURP) y una identificación oficial vigente (INE o pasaporte)
• Comprobante de domicilio reciente
• Acceso al portal del SAT o cita presencial
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) (si no lo tienes, lo tramitas ahí mismo). Recuerda que puedes utilizar nuestra calculadora RFC para verificar tu régimen fiscal y otros datos importantes

Para registrarte como persona física debes darte de alta en el SAT bajo esta categoría. En cambio, si deseas registrarte como persona moral, el proceso es más tardado, ya que todos los socios deben acudir con un notario para dar de alta la sociedad y posteriormente en el SAT.

Pasos para registrarse como persona física en el SAT

El proceso de inscripción al RFC se realiza a través del SAT, ya sea de manera presencial en una de sus oficinas o en línea a través de su portal web.

A continuación, te explico los pasos a seguir para registrarte como persona física en el SAT:

Preinscripción en línea (opcional)

• Accede al portal del SAT
• En el menú principal, selecciona “Trámites y servicios” y luego “Inscripción al RFC”
• Elige la opción “Preinscripción de personas físicas” y captura los datos solicitados
• Imprime el comprobante de preinscripción con el número de folio asignado

Acude a una oficina del SAT

• Ubica la oficina del SAT más cercana a tu domicilio
• Presenta los siguientes documentos originales y copias:
  • Identificación oficial vigente (INE, pasaporte o cédula profesional)
  • CURP (Clave Única de Registro de Población)
  • Comprobante de domicilio fiscal no mayor a tres meses (recibo de luz, teléfono, etc.)
  • Comprobante de preinscripción en caso de haber realizado el trámite en línea

Entrega la documentación y solicita tu inscripción

• Un funcionario del SAT te atenderá, revisará tu documentación y te solicitará tu firma y huella digital
• Recibirás tu Cédula de Identificación Fiscal (CIF) con tu RFC y la hoja de “Acuse de Inscripción” al RFC

4. Cumplir con tus obligaciones fiscales

• Una vez inscrito en el RFC, debes cumplir con las obligaciones fiscales que correspondan a tu régimen fiscal, como la declaración anual del ISR y el pago de otros impuestos, en caso de ser aplicable

¿Qué se puede hacer con el registro como persona física?

Mucho más de lo que parece. Estar dado de alta como persona física te permite:

• Emitir comprobantes fiscales válidos (Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI))
• Abrir cuentas bancarias para negocio
• Acceder a créditos o financiamientos formales
• Participar en licitaciones públicas
• Registrar empleados si decides contratar
• Cumplir con requisitos legales y evitar sanciones
• Acceder a beneficios sociales si se vincula con el IMSS o ISSSTE

Y algo más: también abre puertas con clientes grandes. Muchas empresas no contratan a prestadores de servicios informales, así que estar dado de alta como persona física profesionaliza tu trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se integra una persona física al organigrama de una empresa sin estar en nómina?

Una persona física puede colaborar como proveedor o prestador de servicios sin formar parte del organigrama tradicional. Aunque no aparezca en la nómina, sí se le puede asignar un rol estratégico, por ejemplo en proyectos externos, consultoría o servicios especializados. Desde Recursos Humanos, es clave documentar bien esta relación para que no se confunda con una relación laboral encubierta.

¿Influye ser persona física en la forma en la que se evalúa el desempeño?

Sí, aunque el enfoque cambia. Una persona física contratada por honorarios se evalúa más por resultados y cumplimiento de entregables, mientras que un empleado en nómina suele medirse con base en indicadores internos, asistencia y metas mensuales. En ambos casos, el desempeño impacta en la continuidad de la relación y posibles renovaciones de contrato o ajustes en el esquema de colaboración.

¿Una persona física tiene derecho al aguinaldo por ley?

Solo si trabaja bajo una relación laboral formal. Si una persona física presta servicios como independiente o por honorarios, no tiene derecho al aguinaldo salvo que lo acuerde de forma privada. En esos casos, puede pactarse un bono anual, pero no es obligatorio. Este punto suele generar confusión, así que es importante aclararlo en cada contratación.

¿La persona física puede recibir PTU aunque no esté en nómina?

No, a menos que sea empleador. Una persona física que contrata empleados sí debe repartir utilidades si cumple con los requisitos fiscales. Pero si presta servicios por honorarios, no tiene derecho a la PTU, porque no se considera parte de la plantilla laboral. Aquí Recursos Humanos debe asegurarse de distinguir bien entre empleados formales y colaboradores externos.

¿Una persona física tiene derecho a prima vacacional?

Solo bajo contrato subordinado. Si la persona física trabaja por su cuenta, como freelance o consultor, no tiene obligación de recibir prima vacacional. Eso sí, hay quienes la negocian como parte de sus honorarios totales, sobre todo en contratos más largos o con proyectos recurrentes.

¿Qué hace Recursos Humanos con una persona física que no es empleada?

Aunque no esté en nómina, Recursos Humanos puede y debe gestionar correctamente a una persona física contratada por honorarios. Esto incluye revisar sus facturas, vigilar fechas de entrega, verificar el cumplimiento del contrato y evitar que, en la práctica, se vuelva un empleado sin prestaciones. También toca cuidar que no haya dobles funciones ni dependencia directa.

¿Una persona física puede ser registrada en la nómina si también factura?

No deberían coexistir ambas figuras al mismo tiempo. Una persona física puede aparecer en nómina si es empleada con prestaciones. Pero si factura como independiente, debe estar fuera de nómina y manejar sus propios impuestos. Combinar ambas sin una justificación clara puede generar observaciones del SAT o problemas legales en caso de conflicto.

¿La NOM-035 aplica cuando una persona física tiene personal a su cargo?

Sí. Si una persona física es empleadora y tiene más de 15 trabajadores, debe cumplir con todo lo que exige la NOM-035. Eso incluye identificar factores de riesgo psicosocial, aplicar encuestas y tomar medidas preventivas. El tamaño o el tipo de contribuyente no lo exenta de esa responsabilidad.

¿Puede aplicar la NOM-037 en el caso de personas físicas que trabajan desde casa?

Depende del tipo de relación. Si una persona física trabaja desde casa pero está contratada formalmente por una empresa, entonces sí le aplica la NOM-037. Esa empresa debe garantizar que el lugar de trabajo sea seguro y esté bien equipado. Pero si la persona opera como freelance o consultor, no hay una obligación directa, aunque sí conviene que ambas partes lo aclaren por escrito.