Subcontratación de personal: ¿Qué es? ¿Cómo funciona?

Sin lugar a dudas, el grupo de personas que impulsa una compañía es clave para alcanzar el éxito. Este colectivo es quien verdaderamente activa las iniciativas, estimula la expansión y, con frecuencia, define la estrategia de la empresa. Así, al encarar la elección de cómo robustecer el equipo con nuevas incorporaciones, lo más juicioso es examinar concienzudamente cada alternativa disponible. Ya sean formatos tradicionales, tales como los acuerdos individuales o convenios colectivos, o bien enfoques más adaptables como la externalización de empleados, lo esencial es discernir qué senda armoniza mejor con el dinamismo operativo y los objetivos anhelados por la propia empresa. Y si se acierta con la elección, los frutos a medio y largo plazo no tardan en verse: más eficiencia, un trabajo de mejor calidad y gastos bajo control.

¿De qué va el tema de la subcontratación de personal?

Dentro del ámbito empresarial, existen compañías que se especializan en brindar soluciones de personal. Lo que hacen, en esencia, es reclutar individuos y destinarlos a otras organizaciones para ejecutar labores específicas. Dicho de otro modo, la compañía no emplea directamente a los empleados, sino que recurre a esta agencia, la cual asume la responsabilidad de satisfacer los requerimientos de la compañía con su propio conjunto de talento humano.

Este esquema laboral se conoce como externalización o subcontratación de personal, y se fundamenta en un pacto comercial entre la compañía y la agencia. La agencia se obliga a facilitar el personal indispensable, debidamente capacitado y preparado para incorporarse de inmediato a la empresa del cliente.

Aunque no es una novedad, el outsourcing aún difiere de lo convencional. Y es que, a diferencia de la contratación directa, la relación laboral se inicia con un intermediario. Esto crea nuevas formas de hacer las cosas que es importante entender tanto desde el punto de vista legal como en la práctica.

¿Existe alguna ley que hable sobre la subcontratación de personal?

Si bien por años hubo vacíos importantes en la legislación, hoy ya existen lineamientos claros que regulan la subcontratación de personal. Aunque no hay una sola norma que lo cubra todo, sí hay criterios establecidos por los Tribunales Federales que dan cierta certeza. Entre ellos, uno muy relevante: los trabajadores contratados bajo outsourcing deben gozar de los mismos derechos y prestaciones que cualquier empleado bajo contrato individual o contrato colectivo.

Esto significa que, desde la perspectiva de Recursos Humanos, no puede haber diferencias sustanciales en el trato laboral, sin importar si el personal proviene de una agencia o fue contratado de manera directa.

¿Cuáles esquemas jurídicos puedo utilizar para subcontratar personal?

Aunque algunas empresas han intentado esquivar obligaciones laborales a través de figuras jurídicas alternativas, es importante tener claro que cualquier esquema debe estar respaldado por una base legal sólida. De lo contrario, se expone a riesgos innecesarios.

Una práctica común ha sido registrar al personal como “socios cooperativistas”, lo que permite remunerarlos bajo conceptos de previsión social y no necesariamente con salarios regulares. Este modelo es más frecuente entre sociedades cooperativas. También existe la opción de firmar contratos de arrendamiento de personal, lo que permite a la empresa contratante mantener acuerdos colectivos con el personal asignado. En ambos casos, la agencia de colocación sigue siendo la responsable directa.

Desde la gestión empresarial, lo relevante es asegurarse de que estos esquemas estén correctamente estructurados y que no vulneren los derechos laborales. La responsabilidad solidaria sigue siendo un factor clave.

¿Quiénes son responsables en la subcontratación del personal?

Una idea errónea, pero común, es pensar que al subcontratar se transfieren por completo las responsabilidades laborales. En realidad, los tribunales han sido claros: la empresa que recibe al personal también es responsable en la medida en que dirige, supervisa o se beneficia del trabajo realizado.

Esto implica que, aunque la contratación formal corra por cuenta de la agencia, la empresa cliente no puede deslindarse. Debe garantizar condiciones laborales justas y cumplir con lo establecido en materia de seguridad social y prestaciones. Para quienes dirigen equipos o áreas de RRHH, este punto no es menor. Dejarlo pasar puede convertirse en un foco de conflicto o incluso en un problema legal serio.

Se considera que la tercerización del personal y empleados de trabajo, no desvirtúa de ninguna manera las relaciones laborales, específicamente, para los contratados. De hecho, los Tribunales Federales han establecido que las empresas que reciben el personal, son tan responsables como aquellas que los contratan en primera instancia. Una vez que se conste que estuvieron bajo su dirección y recibieron algún beneficio de parte de los empleados, no pueden librarse de dicha responsabilidad. Siempre, deben asegurar a los trabajadores derechos en materia laboral y de Seguro Social.

¿Cuáles son las principales diferencias en las relaciones laborales de la subcontratación del personal?

El cambio más evidente es que no existe una relación laboral directa con el trabajador. El vínculo se establece a través de un tercero, la agencia de colocación, que funge como empleador legal.

Además, las condiciones pueden variar notablemente. La duración del contrato, los horarios, los lugares de trabajo o incluso las tareas asignadas suelen ser más flexibles, porque se ajustan a las necesidades puntuales del cliente. Este nivel de adaptabilidad es precisamente lo que vuelve atractiva la subcontratación de personal, sobre todo en contextos de alta rotación, proyectos temporales o necesidades operativas cambiantes.

Ventajas de subcontratar el personal de tu empresa

Para muchas empresas, optar por la subcontratación de personal no solo representa un ahorro, sino una forma de liberar recursos estratégicos.

Entre los beneficios más notables está el hecho de que la empresa no tiene que hacerse cargo del proceso de reclutamiento, entrevistas, contratos o trámites administrativos. Todo esto queda en manos de la agencia. Eso permite que el equipo interno se enfoque en lo verdaderamente importante: hacer crecer el negocio.

También hay ventajas financieras. Aunque se paga una cuota fija a la agencia, esta suele ser menor a lo que implicaría mantener una plantilla directa con todas las obligaciones asociadas. Además, se evita generar antigüedad laboral, lo que implica menos compromisos a largo plazo, como el pago de primas o indemnizaciones.

Otro punto clave: las agencias serias garantizan la calidad del personal que asignan. Ellas asumen la responsabilidad del desempeño, lo que da mayor tranquilidad operativa.

Recomendaciones para realizar subcontratación del personal

Si se opta por este camino, es fundamental hacerlo bien. Lo primero es contar con asesoría legal especializada, alguien que entienda no solo la normatividad, sino también la operación del negocio. Esto ayuda a definir qué tipo de personal se necesita y bajo qué condiciones se puede incorporar.

También es recomendable tener una reserva financiera para cubrir cualquier eventualidad: desde seguros hasta liquidaciones. Y por último, dejar claro desde el inicio qué se espera de la relación con la agencia y con el personal asignado. Esto evita malentendidos y permite establecer una dinámica sana y productiva.

Preguntas frecuentes

¿De qué manera la subcontratación puede modificar la cultura organización?

La subcontratación puede tener un impacto significativo en la cultura organizacional. Algunos de los cambios más comunes incluyen:

• Identidad corporativa: Los trabajadores subcontratados pueden sentirse menos identificados con la empresa contratante, lo que puede afectar su compromiso organizacional y lealtad.
• Comunicación: La comunicación entre los trabajadores propios y los subcontratados puede ser más compleja, lo que puede generar malentendidos y reducir la colaboración.
• Valores y normas: Los valores y normas de la empresa contratante pueden no ser compartidos por la empresa subcontratista, lo que puede generar conflictos y una cultura organizacional fragmentada.
• Clima laboral: El clima laboral puede deteriorarse si los trabajadores subcontratados perciben un trato desigual o si se sienten como personal temporal.

¿Puede una carta de recomendación apoyar el proceso de subcontratación?

No directamente. Una carta de recomendación suele utilizarse para evaluar a un candidato en un proceso de selección de personal. En la subcontratación, lo que se evalúa principalmente es la capacidad de la empresa subcontratista para prestar el servicio o realizar la obra especializada. Sin embargo, las cartas de recomendación pueden ser útiles para evaluar a los trabajadores que la empresa subcontratista propone asignar al proyecto.

¿Un becario puede pasar un proceso de subcontratación?

No, un becario no puede ser objeto de un proceso de subcontratación. La figura del becario está diseñada para que los estudiantes adquieran experiencia laboral y no para sustituir a trabajadores regulares.

¿Cómo se puede realizar el registro de las semanas cotizadas al tener una subcontratación?

El registro de las semanas cotizadas en caso de subcontratación debe realizarse de acuerdo con las disposiciones del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). La empresa subcontratista es la responsable de registrar a sus trabajadores y de llevar un control preciso de las semanas cotizadas.

¿Se puede contar con una caja de ahorro o fondo de ahorro al ser una subcontratación?

En principio, los trabajadores subcontratados pueden tener acceso a una caja de ahorro o fondo de ahorro, siempre y cuando la empresa subcontratista lo ofrezca como parte de sus prestaciones. Sin embargo, las condiciones y beneficios de estos programas pueden variar según la empresa subcontratista.

¿Qué menciona la LFT acerca de la subcontratación?

La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece una regulación estricta en materia de subcontratación, con el objetivo de evitar abusos y garantizar los derechos de los trabajadores. Algunos de los puntos clave que menciona la LFT son:

• Prohibición de la subcontratación de personal: Se prohíbe la figura de que una empresa ponga a disposición trabajadores propios en beneficio de otra.
• Subcontratación de servicios especializados: Se permite la subcontratación de servicios especializados que no formen parte del objeto social de la empresa contratante.
• Registro ante la STPS: Las empresas que prestan servicios de subcontratación deben registrarse ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
• Obligaciones laborales y fiscales: Las empresas subcontratistas deben cumplir con todas las obligaciones fiscales y laborales correspondientes a sus trabajadores.

¿Los puestos de subcontratación se deben señalar en el organigrama?

No es obligatorio señalar un puesto de subcontratación en el organigrama de la empresa contratante. Sin embargo, es recomendable incluirlos para tener una visión más completa de la estructura organizacional y de las funciones que se llevan a cabo en la empresa.