¿Cómo funcionan las deducciones de nómina?

Cuando una empresa le paga a sus empleados, no todo el monto acordado llega directo al bolsillo. A esos descuentos se les llama deducciones de nómina. Algunas son obligatorias, como los impuestos o las cuotas del IMSS, y otras tienen que ver con beneficios que la empresa da, como vales o préstamos personales.

Es importante saber que no se puede descontar cualquier cosa ni en cualquier cantidad. Existen reglas que marcan cuánto se puede rebajar del salario, y Recursos Humanos debe seguirlas para no tener problemas legales ni con el SAT ni con los propios empleados.

¿Qué son las deducciones de nómina?

Antes de sumergirnos en lo que son deducciones de nómina, se debe conocer el formato de nómina, que es un documento emitido mensualmente por las empresas en que son computados todos los valores a ser pagos a los colaboradores.

Este formato es importante en las deducciones porque es donde se especifica de forma detallada el valor estipulado que recibirá el trabajador. Se supone que este valor es informado al trabajador en la firma del contrato laboral al momento de entrar a la empresa. Sin embargo, esa cantidad reflejada no es el valor final que llega a recibir, ya que existen algunas deducciones o descuentos salariales que afectarán al salario bruto.

Las deducciones de nómina son valores reducidos del salario de los trabajadores regulado por las leyes laborales, constitucionales y de seguridad social.

Existen también los descuentos por determinación judicial, en el caso de pensión alimenticia, y las deducciones facultativas autorizadas por el trabajador, como por ejemplo alimentación y transporte, ambas con límites de descuentos establecidos por la ley. Están autorizados otros tipos de deducciones de nómina, como en el caso de que la empresa tenga un convenio con instituciones financieras, donde el empleado pueda solicitar préstamos. 

¿Cuáles son las deducciones de nómina previstas en la ley?

Otras deducciones de nómina fuera de la ley 

Otros descuentos que pueden ocurrir son opcionales, que sólo pueden ocurrir si el empleado lo autoriza y llega a un acuerdo con el empleador. Este tipo de deducciones de nómina están ligadas a la oferta de beneficios. Si bien es cierto que algunas empresas los ofrecen como una parte del salario, otras lo descuentan de un porcentaje del sueldo bruto del trabajador.

La asistencia médica y odontológica, convenios con farmacias para la compra de medicamentos y pago de combustible son algunos ejemplos de estos futuros descuentos. Otro caso se observa con los préstamos de nómina realizados cuando la empresa tenga convenio con instituciones bancarias, sabiendo que el profesional puede pedir un préstamo de hasta 30% del sueldo líquido o el regulado por la agencia bancaria después de un estudio financiero realizado al trabajador.

Errores más comunes al aplicar deducciones de nómina

Aplicar mal las deducciones de nómina puede salir caro. No solo por los riesgos legales, sino por el desgaste que genera en el equipo cuando nota inconsistencias en su pago. Muchas veces no es por mala intención, sino por procesos obsoletos o detalles que se pasan por alto. Errores que se ven más seguido de lo que se admite:

• No actualizar las tablas de ISR, lo que lleva a retenciones mal calculadas
• Descontar montos por vales, préstamos o cuotas sin el consentimiento firmado del trabajador
• Registrar mal una incapacidad o marcar como falta algo que fue justificado

Y las consecuencias no son solo internas. Pueden aparecer:

• Sanciones por parte del SAT o la STPS
• Pérdida de deducibilidad fiscal
• Inconformidades, quejas y rotación por falta de confianza en la gestión

Las deducciones no son el problema. El problema es hacerlas mal, sin respaldo ni claridad.

¿Qué sucede si se sobrepasa el límite de las deducciones?

El límite máximo para todas las deducciones de nómina es de 70%, o sea, el colaborador debe recibir por lo menos el 30% de la remuneración en dinero. Si llega a existir un cobro indebido, debe buscar al departamento de RRHH de la organización o el apoyo del sindicato en casos más graves.

Hay varias deducciones de nómina y es importante estar atento para no cometer errores en el cálculo de las tasas. Tenemos las rebajas obligatorias definidas por la ley, como el IMSS o el impuesto de renta, y aquellas opcionales como beneficios para salud, convenios con institutos de educación y otros servicios. Es importante no excederse del límite máximo de las deducciones para que el trabajador pueda recibir un importe por su trabajo que lo estimule a seguir sus actividades de la forma esperada.

En suma, las deducciones son una parte importante de la nómina que no deben pasar desapercibidas ni por el empleador ni por el empleado. Así que conviene conocer claramente cuáles son y cómo están organizadas en la nómina. Para ayudar a optimizar esta tarea, Runa ofrece un software de nómina que permite hacer dicha gestión de forma más sencilla y que podrás conocer en detalle en nuestro sitio web.

¿Cuál es el impacto de las deducciones de nómina en la satisfacción del empleado?

Las deducciones de nómina no solo afectan el recibo, también la percepción que tiene el colaborador sobre la empresa. Un mal manejo puede generar desconfianza, incluso si el monto es legalmente válido.

• Claridad en los descuentos genera confianza y transparencia en la relación laboral
• Está directamente relacionado con la retención de talento: si el colaborador entiende su nómina, es más probable que se quede
• Un recibo claro y sin errores puede incluso facilitar el acceso a créditos, ya que demuestra estabilidad y formalidad ante instituciones financieras

La transparencia paga. Y en este caso, paga con lealtad.

Buenas prácticas para gestionar deducciones de nómina

La gestión correcta de las deducciones de nómina no es solo tarea de finanzas. RRHH también debe garantizar que haya procesos claros, legales y entendibles para todos.

• Tener un calendario fiscal actualizado con cambios en ISR, IMSS e INFONAVIT
• Comunicar con tiempo las deducciones voluntarias y pedir siempre autorización por escrito
• Revisar que no se exceda el límite legal del 70 % del salario
• Usar un software de nómina que calcule automáticamente y minimice errores humanos

No se trata solo de restar, sino de hacerlo bien.

Preguntas frecuentes 

¿Qué rol juega el acta constitutiva de una empresa en la gestión de deducciones de nómina?

El acta constitutiva establece la estructura legal y operativa de la empresa, pero no regula directamente las deducciones de nómina. Sin embargo, la empresa debe cumplir con las leyes y regulaciones que afectan las deducciones.  Las cuales se basan en la normativa general aplicable a todas las empresas.

¿Cómo se relaciona la prima de antigüedad con las deducciones de nómina?

La prima de antigüedad no es una deducción que se le haga al trabajador durante su relación laboral. Es una prestación que el empleador debe pagar cuando el colaborador termina su contrato después de cierto tiempo de servicio. Por eso, aunque no aparece como descuento en la nómina regular, sí es importante que la empresa la tenga contemplada en su planeación financiera.

¿Cómo influyen las deducciones de nómina en el contrato individual de trabajo?

El contrato individual de trabajo debe dejar muy claro qué deducciones se harán al salario del trabajador. Esto incluye tanto las obligatorias, como las cuotas del IMSS o el ISR, como las voluntarias: por ejemplo, préstamos, seguros o fondos de ahorro. Todo lo que afecte el ingreso neto del trabajador debe estar por escrito y ser acordado desde el inicio.

¿Qué impacto tienen las deducciones de nómina sobre el puesto del trabajador?

Las deducciones básicas aplican a todos los puestos, pero el monto varía según el salario neto. Por ejemplo, alguien en un puesto directivo puede tener un porcentaje mayor de deducciones por el nivel de ingresos. Sin embargo, estas reducciones no afectan el puesto en sí, sino el ingreso neto que la persona recibe. Por eso, es importante que cada trabajador entienda cómo se calculan sus descuentos.

¿Cuál es la importancia de cumplir con el derecho laboral al aplicar deducciones de nómina?

Respetar lo que marca la ley y el derecho laboral al aplicar deducciones en la nómina no solo evita multas, también protege la relación con los trabajadores. Al seguir las reglas laborales, como no descontar más de lo permitido o respetar el salario mínimo, la empresa muestra responsabilidad y evita problemas legales. Además, se genera confianza en la gestión interna y en cómo se manejan los sueldos.

¿Cómo se administra el fondo de ahorro en relación con las deducciones de nómina?

El fondo de ahorro funciona como una deducción acordada entre la empresa y el trabajador. Para que todo sea claro y justo, es importante que tanto las condiciones como los montos queden por escrito. Recursos Humanos debe llevar un control puntual de las aportaciones, asegurarse de que se hagan en tiempo y forma, y que el trabajador pueda consultar su saldo o recibir su dinero según lo establecido.