mx-es 
Argentina
Chile
Colombia
Ecuador
Peru
USA-Español
Cuando se acerca diciembre, el tema del aguinaldo empieza a tomar fuerza en todas las empresas, ya sea en juntas, chats internos o conversaciones de pasillo. Es una prestación que todo trabajador espera, pero también es una de las que más dudas genera, sobre todo cuando hay ausencias o incapacidades durante el año. Y es normal preguntarse: ¿las incapacidades afectan el aguinaldo?, ¿se descuentan?, ¿depende del tipo de incapacidad o de cómo se haya dado la ausencia?
Desde recursos humanos o cualquier área encargada de nómina, tener claridad sobre este tema es clave. Más que una cuestión contable, es un tema de cumplimiento legal y también de percepción interna. Un cálculo mal hecho puede generar reclamos, malestar y hasta problemas reputacionales si se percibe como una injusticia. Por eso, conviene dejarlo todo en orden: qué se descuenta, qué no, y bajo qué condiciones aplica cada caso.
Las incapacidades y ausencias en el aguinaldo
Empecemos por lo básico. El aguinaldo es una prestación establecida en la Ley Federal del Trabajo que debe pagarse antes del 20 de diciembre y representa al menos quince días de salario. Si el trabajador no laboró el año completo, se le paga en proporción al tiempo que sí estuvo activo, hasta ahí no hay mayor discusión.
Lo importante viene cuando hablamos de lo que sí se cuenta como “días trabajados” para calcular ese aguinaldo, y lo que no. Las incapacidades y ausencias no son todas iguales, y cada tipo tiene un efecto diferente en el resultado final. Por eso desde RRHH es necesario tener estos conceptos bien identificados. En términos prácticos:
- Las vacaciones, los días de descanso legal y las incapacidades por riesgo de trabajo sí se consideran como tiempo efectivamente trabajado.
- Las incapacidades por maternidad también cuentan como laboradas y no deben afectar el monto del aguinaldo.
- En cambio, cuando se trata de una enfermedad general, faltas injustificadas o permisos sin goce de sueldo, ahí sí puede haber un ajuste porque la ley permite descontarlos del cálculo.
Es aquí donde aplica el criterio legal: las incapacidades afectan el aguinaldo cuando existe una suspensión temporal de la relación laboral, es decir, cuando la empresa no está obligada a pagar salario durante ese periodo. Esto está respaldado directamente en el artículo 42 de la LFT, y a menos que el contrato diga otra cosa, es lo que aplica en la mayoría de los casos.
¿Cómo saber si las incapacidades y ausencias afectan el aguinaldo?
Lo primero que hay que revisar es qué tipo de incapacidad se trata. No todas afectan igual el aguinaldo, y ahí es donde RRHH debe tener claridad. Por ejemplo, si se trata de incapacidad por maternidad, no hay impacto en el pago. Tampoco cuando hablamos de vacaciones, descansos semanales o incapacidad por riesgo de trabajo. En esos casos, el pago del aguinaldo sigue tal cual, porque se consideran días laborados.
Ahora bien, cuando entran en juego ausencias sin goce de sueldo, enfermedad general o una falta injustificada, ahí cambia el panorama. Las incapacidades afectan el aguinaldo si están dentro de los supuestos que suspenden la relación laboral. Eso significa que, durante esos días, no se genera salario, y por lo tanto, tampoco se acumula esa parte para el aguinaldo.
Todo esto está respaldado por el artículo 42 de la Ley Federal del Trabajo. A menos que el contrato diga otra cosa, esas reglas aplican. Por eso es importante revisar caso por caso, tener el historial bien documentado y no dejar el cálculo al tanteo.
¿Qué se considera suspensión laboral? (Art. 42 LFT)
En términos simples, una suspensión laboral es cuando el trabajador deja de prestar sus servicios de forma temporal, y como consecuencia, la empresa también deja de pagarle el salario. No es una renuncia ni un despido, pero sí una pausa legal en la relación laboral. Durante ese periodo, no se generan derechos como si se estuviera trabajando normalmente, y eso impacta directamente en prestaciones como el aguinaldo.
El artículo 42 de la LFT enumera los casos en que puede haber suspensión. Entre ellos están: una enfermedad contagiosa, un accidente que no sea de trabajo, arresto, prisión preventiva, cumplimiento de ciertos deberes legales o falta de documentos necesarios para el empleo. También se incluyen situaciones más específicas, como cuando el trabajador es designado como representante ante organismos oficiales o cuando termina una temporada laboral en caso de contratos por tiempo determinado.
Estos escenarios tienen algo en común: el trabajador no labora y la empresa no paga. Por eso, en todos esos casos, las incapacidades afectan el aguinaldo, ya que esos días no se consideran dentro del tiempo efectivamente trabajado. Eso sí, hay que revisar siempre el contrato, porque algunas empresas pueden decidir no aplicar estos descuentos.
Desde RRHH, tener claros estos puntos ayuda a evitar errores en nómina y a manejar expectativas del personal de forma clara, sobre todo al cierre del año, cuando cada peso cuenta.
¿Qué se considera licencia? (Art. 42 bis LFT)
En la Ley Federal del Trabajo, el término “licencia” no es sinónimo de vacaciones o permisos normales. Se refiere a un periodo en el que el trabajador deja de laborar de forma temporal, y puede ser con goce de sueldo o sin él, dependiendo del caso. Esta suspensión no implica que se rompa la relación laboral, pero sí detiene el pago y la acumulación de ciertas prestaciones, entre ellas el aguinaldo.
Un caso muy específico es el de las contingencias sanitarias. Cuando una autoridad declara oficialmente este tipo de emergencia, se activan medidas especiales como las que señala el artículo 429. Ahí se establece que las actividades laborales pueden suspenderse total o parcialmente, con o sin pago, según lo determine la situación.
Estas licencias pueden afectar el aguinaldo si se cumplen ciertos criterios legales. Por eso, desde gestión de talento es importante tener claras las diferencias. Algunas de las licencias más comunes que pueden impactar el cálculo del aguinaldo son:
- Licencias sin goce de sueldo solicitadas por el trabajador
- Suspensiones derivadas de contingencia sanitaria
- Permisos prolongados no relacionados con maternidad ni riesgos de trabajo
- Ausencias por trámites personales o situaciones no justificadas legalmente
Entonces, sí: las incapacidades afectan el aguinaldo, y también las licencias, siempre que se trate de periodos en los que no se genera salario. Documentarlo bien y revisar el contrato o reglamento interno ayuda a evitar errores al momento del cálculo.
¿Cómo calcular el aguinaldo si hubo incapacidad?
Cuando un trabajador tuvo una o varias incapacidades durante el año, el cálculo del aguinaldo se vuelve un poco más técnico, pero nada que no se pueda manejar si se tiene la información bien ordenada. Lo primero que hay que saber es que no se trata de restar días a lo loco, sino de identificar qué tipo de incapacidad fue y si legalmente cuenta como tiempo trabajado o no.
Por ejemplo, si se trata de una incapacidad por maternidad o por riesgo de trabajo, no hay recorte. Esas sí cuentan como días laborados, así que se suman tal cual al cálculo del aguinaldo. En cambio, si fue por enfermedad general, falta injustificada o un permiso sin goce de sueldo, ahí sí se descuentan los días en los que no hubo obligación de pagar salario.
Una fórmula práctica para tener una idea clara del monto sería esta:
(Días efectivamente laborados ÷ 365) x 15 días de salario = aguinaldo proporcional
Así se ajusta de manera justa el pago, sin pasarse ni quedarse corto. Eso sí, siempre conviene usar una calculadora de aguinaldo confiable o un sistema de nómina bien configurado. Y desde RRHH, tener bien registradas todas las incidencias ayuda a cerrar el año sin errores ni malos entendidos.
¿Cómo puede recursos humanos gestionar las incapacidades para el cálculo correcto del aguinaldo?
Para que el aguinaldo se pague correctamente cuando hubo incapacidades o ausencias, Recursos Humanos necesita tener un control preciso y actualizado de todas las incidencias laborales. No se trata solo de llevar una lista, sino de registrar fechas, motivos y tipo de incapacidad, porque eso define si esos días cuentan o no para el cálculo.
Apoyarse en un sistema de nómina que registre automáticamente estas ausencias ayuda muchísimo. Así se evitan ajustes mal hechos o cálculos dobles. La información ya está ahí, y solo se descuenta lo que realmente debe descontarse, sin afectar a quien no corresponde.
También es importante tener claro qué sí se descuenta y qué no, porque no todo se trata igual. Una incapacidad por maternidad, por ejemplo, no debería impactar el aguinaldo. Pero un permiso sin goce de sueldo, ahí sí hay que hacer ajustes. No es blanco o negro, por eso hay que revisar cada caso con calma y criterio.
Y sobre todo, hay que hablarlo con el equipo. Si alguien pregunta por qué le llegó menos de lo esperado, vale la pena explicarlo bien. Muchas veces no es el monto, es la falta de claridad lo que genera ruido.
Preguntas frecuentes
¿Las ausencias por capacitación afectan el aguinaldo?
No, este tipo de ausencias no impacta en el aguinaldo porque la capacitación forma parte del trabajo. Al final, es tiempo invertido en mejorar habilidades para el puesto, no una falta como tal. Mientras esté registrada como actividad laboral, se sigue contando como día trabajado y no afecta el cálculo.
¿Cómo afecta el finiquito al aguinaldo si el trabajador es despedido?
Cuando se entrega el finiquito por despido, se debe incluir el aguinaldo proporcional por el tiempo trabajado en ese año. Aunque no se haya llegado a diciembre, el derecho al aguinaldo ya se va generando mes con mes. Así que sí, el aguinaldo entra como parte del finiquito y debe pagarse completo hasta la fecha de salida.
¿La caja de ahorro o vales de despensa influyen en el cálculo del aguinaldo?
No, ni la caja de ahorro ni los vales de despensa cuentan para calcular el aguinaldo. Este se basa únicamente en el salario base, sin sumar prestaciones adicionales. Aunque formen parte del paquete de beneficios, no modifican el monto que corresponde por ley.
¿Qué sucede con el aguinaldo en caso de una liquidación?
En una liquidación también se debe incluir el aguinaldo proporcional. No importa si la salida fue voluntaria o por reestructura, el empleador está obligado a pagar lo generado hasta la fecha de término. Se suma al resto de conceptos como indemnización, vacaciones y prima de antigüedad, si corresponde.
¿Cómo impacta la jornada laboral reducida por incapacidad en el cálculo del aguinaldo?
Si la jornada laboral se redujo por una incapacidad, lo que se toma en cuenta es si esos días siguen contando como tiempo trabajado. Por ejemplo, si fue una incapacidad por maternidad o riesgo de trabajo, no hay afectación. Pero si fue por enfermedad general, entonces sí puede reducir el aguinaldo proporcionalmente.
¿Cómo afecta el estrés laboral crónico a las incapacidades y el cálculo del aguinaldo?
Cuando el estrés laboral crónico deriva en una incapacidad, hay que revisar si esa ausencia entra en los casos donde se suspende la relación laboral. Si es así, esos días no contarían como trabajados y podrían afectar el aguinaldo. Pero si la incapacidad fue por riesgo de trabajo, entonces no hay descuento.
¿Un trabajador con honorarios tiene derecho a aguinaldo?
No, en este caso no aplica. Los trabajadores por honorarios no están bajo una relación laboral formal, así que no generan prestaciones como el aguinaldo. Su pago se rige por contratos civiles o mercantiles, no por la Ley Federal del Trabajo, por lo que no hay obligación legal de incluir este beneficio.
